Возврат на кассе: деньги от продавца к покупателю
Под возвратом товара на онлайн-кассе в общем случае понимается возвращение денежных средств продавцом покупателю.
С точки зрения правил фискализации, то есть процедуры, в рамках которой используется онлайн-касса, происходит передача продавцом денежных средств покупателю, что ранее были получены от него при отпуске товара и были зафиксированы в фискальной памяти ККМ как «приход».
ВАЖНО! В чеке, выданном покупателю при отпуске товара, прописывается значение «приход» в реквизите «признак расчетов». Но этот чек — не единственный фискальный документ, который формируется на ККМ. Соответствующий реквизит прописывается, в частности, и в тех документах, которые затем отправляются в ФНС через интернет.
Соответственно, возврат товара прописывается в памяти ККМ (и отражается в чеке) как «возврат прихода». Рассматриваемым способом осуществляется фискализация в рамках обычного сценария возврата товара — например, если он некачественный.
В некоторых случаях также формируется чек с признаком «расход» — мы ознакомимся с ними далее.
Возврат на кассе: деньги от покупателя к продавцу
Возможен сценарий, при котором денежные средства возвращаются покупателем продавцу. Их изначальная передача от продавца к покупателю фискализируется в памяти ККМ как «расход» (с указанием соответствующего реквизита в чеке).
В рассматриваемом случае возврат денежных средств фискализируется как «возврат расхода». Но когда он возможен на практике? Возврат расхода на онлайн-кассе - что это за правоотношение?
На практике такой возврат (как и ранее пробитый в чеке «расход») встречается, когда сам магазин выступает покупателем того или иного товара у физлица, не зарегистрированного как ИП, — продукции у фермеров или вторсырья, к примеру в виде металлолома.
Условимся, что далее речь пойдет о «возврате» в том значении, когда магазин возвращает денежные средства покупателю, ранее принятые от него, и забирает обратно товар. Рассмотрим подробнее, как оформлять возвраты по онлайн-кассе в таком сценарии:
- документально — с применением некассовых документов;
- фискально — с применением кассовых чеков.
С точки зрения налогового учета важны оба способа оформления возврата.
Документальное оформление возврата
Возврат покупателю по онлайн-кассе документируется (согласно п. 10.3 Методических рекомендаций по письму Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5):
- заявлением покупателя;
- товарной накладной.
Оба документа могут быть составлены по любой удобной для продавца форме.
Заявление и накладная понадобятся при проверке ФНС — чтобы инспекторы удостоверились, что возврат не был «липовым» в целях уменьшения выручки или, что еще хуже, в целях незаконной обналички денежных средств.
Важна и «фискальная» составляющая возврата — то есть пробитие на онлайн-кассе чеков, которые соответствуют содержанию конкретных случаев возврата. Он может быть полным, частичным или осуществляемым в рамках кредитных правоотношений.
Сценарии фискализации: полный и частичный возврат денег по чеку
Фискализация при возврате может проходить по следующим основным сценариям:
1. Когда возвращаемый товар — единственная позиция в том чеке, который был ранее выдан в подтверждение оплаты данного товара.
В этом случае для фискализации возврата кассиру нужно пробить чек с признаком «возврат прихода» на сумму, соответствующую той, что была отражена в чеке при выдаче товара ранее.
ВАЖНО! Реквизит «признак расчета» должен присутствовать и в бумажном, и в электронном чеке. Неверное применение каких-либо реквизитов в чеке может привести к тому, что ФНС, обнаружив расхождения при проверке, вменит магазину применение ККТ, не соответствующей установленным требованиям. За это предусмотрен штраф до 3 тыс. рублей для должностных лиц, до 10 тыс. рублей для юридических лиц (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
2. Когда возвращаемый товар — не единственная позиция в выданном при его приобретении ранее чеке (и предполагается частичный возврат денег по чеку онлайн-кассы).
В этом случае можно:
Вариант 1:
- пробить чек с реквизитом «возврат прихода» — по сумме исходного чека при отпуске товара;
- пробить чек с реквизитом «приход» — по сумме, которая соответствует разнице между суммой по исходному чеку и стоимостью возвращенного товара.
Данный алгоритм универсален и подходит для «сложных» случаев возврата (например, когда возвращаемый товар нельзя выделить из общей группы пробитых товаров по исходному чеку).
Вариант 2:
- пробить чек с признаком «возврат прихода» только на возвращаемый товар.
Данное действие часто применяется продавцами, торгующими с доставкой. Сумма доставки выделяется в чеке отдельной позицией и, по сути, не может быть возвращена. Поэтому логично пробить именно возврат только какого-то доставленного товара.
3. Когда возвращаемый товар оформлялся в кредит и к моменту его возврата покупатель уплатил проценты по нему.
Продавец обязан компенсировать эти проценты (п. 6 ст. 24 закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1). Они сформируют отдельный вид расходов, который должен быть фискализирован параллельно «возвратному» расходу.
Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется оформление возврата денег из онлайн-кассе при кредитном сценарии.
Возвращается кредитный товар: как оформлять чеки
Принимая обратно товар, реализованный в кредит, магазин должен проверить, что по каждой транзакции (например, ежемесячной) в счет погашения данного кредита покупателем у него были сформированы:
1. Чек платежа за основную часть кредита (в установленной сумме):
- с признаком «приход» в знакомом нам реквизите «признак расчетов»;
- с признаком «оплата кредита» в другом реквизите — «признак способа расчетов».
Это следует из Правил применения форматов фискальных документов, утвержденных приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
2. Чек с «нефискализируемыми» процентами по кредиту — в случае если магазин берет проценты без привлечения услуг банка.
«Приход» процентов не фискализируется (письмо ФНС России от 20.12.2016 № ЕД-4-20/24495). Поэтому на сумму процентов магазин может выдать чек, напечатанный на принтере без фискального накопителя.
А если банк привлечен, то все чеки в подтверждение оплаты кредита он выдаст покупателю сам.
При возврате товара магазин должен сформировать два полноценных фискальных чека:
- первый — чек на возврат на онлайн-кассе по сумме погашенной основной части кредита — с признаком «возврат прихода»;
- второй, на сумму уплаченных процентов — с признаком «расход» и с признаком «полная оплата» в реквизите «признак способа расчета».
Формирование второго чека обусловлено тем, что денежные средства по возврату процентов покупателю так или иначе будут выдаваться на руки.
Кассовая отчетность по возвратам: нюансы
Возврат чека по онлайн-кассе — процедура, которая определенным образом отражается в кассовой отчетности (представленной расходными, приходными ордерами и кассовой книгой).
Отдельный РКО на сумму возврата оформлять не нужно. Однако данный ордер может быть заполнен по окончании рабочего дня — на основании данных отчетов, которые формируются на онлайн-кассе.
Несмотря на всю инновационность онлайн-касс, владельцы кассовых аппаратов по-прежнему обязаны отражать сведения о выручке и расходах в ПКО и РКО и на их основании заполнять кассовую книгу (п. 4.1 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Сведения по всем расходным операциям, фискализированным на онлайн-кассе, в частности, по операциям, при которых формировались чеки с признаком «возврат прихода» или «расход», вносятся в РКО в конце смены на основании отчета о состоянии счетчиков ККТ (он дополняет отчет о закрытии смены — аналог Z-отчета). Затем сведения по ордеру, в котором отражены операции по возврату прихода по кассе онлайн или по расходу, вносятся в кассовую книгу.
ВАЖНО! В РКО попадают сведения о расходных операциях, совершенных исключительно наличными. Возврат по эквайрингу не является кассовой операцией, и потому сведения по безналичному возврату (в том числе в «кредитном» сценарии с привлечением банка) не отражаются в кассовой книге.
Бывает, что покупатель, оплатив товар картой и решив возвратить его, требует выплаты возвращаемой суммы денежных средств наличными. Порядок возврата в данном сценарии имеет нюансы — ознакомимся с ними подробнее.
Как сделать возврат прихода по карте наличными
На вопрос, можно ли вернуть покупателю денежные средства за товар наличными, если он ранее покупал товар по карте, сложно дать однозначный ответ.
С одной стороны, в соответствии с п. 2 Указаний Банка России от 07.10.2013 № 3073-У хозяйствующий субъект вправе использовать денежные средства из кассы в целях выдачи покупателям при возврате товара, только если ранее соответствующий товар оплачивался наличными.
С другой стороны, возврат наличными может быть единственным возможным вариантом — например, если счет покупателя в банке — эмитенте карты оказался заблокирован (и нет возможности указать реквизиты иных счетов). Неосуществление магазином возврата денежных средств покупателю по любой причине — повод вменить хозяйствующему субъекту незаконное удержание денежных средств.
Как оформить возврат по онлайн-кассе в данном случае? Правомерно обозначить следующие рекомендации:
- продавцу следует пойти навстречу покупателю, который просит вернуть деньги наличными за товар, ранее купленный по карте;
- продавцу следует запросить у покупателя письменное заявление, в котором отражена соответствующая просьба.
В случае проверки со стороны финансовых органов данное заявление будет доказательством того, что продавец нарушил предписания ЦБ РФ вынужденно. С высокой вероятностью магазину удастся избежать санкций за нарушения в порядке работы с наличными денежными средствами (эти санкции прописаны в ст. 15.1 КоАП РФ).
Как сделать возврат при отсутствии наличности
Иногда перед сотрудником магазина встает вопрос при возврате по онлайн-кассе - как сделать его, если в момент обращения покупателя у продавца нет денежных средств в необходимой сумме.
По существу это небольшая проблема, поскольку у магазина есть установленные законом 10 дней на передачу денежных средств покупателю, который возвращает товар (ст. 22 закона 2300-1). Сославшись на данную норму, магазин вправе попросить покупателя подождать.
ВАЖНО! На возврат денежных средств за товар, для которого не нашлось желаемого аналога, дается 3 дня (п. 2 ст. 25 закона 2300-1).
Но если покупатель заявляет о крайней нежелательности ожидания, то можно попробовать предложить ему безналичный перевод: в отличие от спорного сценария, рассмотренного нами выше, подобные выплаты в пользу покупателя вполне легальны. Нужно предусмотреть в форме заявления на возврат указание банковских реквизитов для таких целей.
Как сделать возврат по онлайн-кассе чеком в рамках сценария с дефицитом наличности у магазина? Фискализация здесь может быть осуществлена:
- в случае если человек согласился подождать появления денежных средств в кассе — при фактической выдаче данных денежных средств ему на руки;
- в случае если человек согласился принять денежные средства на расчетный счет — при отправке платежного поручения на перевод.
Поскольку в обоих случаях покупателю выдается кассовый чек на руки, вторая процедура должна быть проведена непосредственно при покупателе (во время его присутствия в магазине).
Возврат и персональные данные
При документальном оформлении возврата прихода по онлайн-кассе магазин запрашивает у покупателя различные персональные данные — например, для заполнения заявления и накладной. Кроме того, покупатель вправе попросить у магазина выдать электронный чек в подтверждение возврата, то есть направить его на предоставленные магазину e-mail или телефон. Соответствующие контакты также будут разновидностью персональных данных.
Основной дискуссионный момент здесь: следует ли магазину запрашивать у покупателя разрешение на обработку персональных данных (которое в общем случае требуется всегда, когда организация или физлицо получают от другого физлица такие данные в каких-либо целях).
Правомерно говорить о том, что отношения между магазином и покупателем, в рамках которых осуществляется возврат товара, не подпадают под исключения, поименованные в подп. 2–11 п. 1 ст. 6 закона «О защите персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, в соответствии с которыми согласие на обработку данных может не запрашиваться. Поэтому необходимо его запросить по форме, разработанной магазином с учетом требований, которые отражены в п. 4 ст. 9 закона 152-ФЗ.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В свою очередь, согласие на обработку данных в целях отправки электронного кассового чека подпадает под исключение по подп. 2 п. 1 ст. 6 закона 152-ФЗ. Согласие не требуется, если обработка данных идет в целях исполнения обязанностей, установленных законом. В данном случае речь идет об обязанностях по отправке чека, определенных законом «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
***
Возврат по онлайн-кассе в общем случае оформляется чеком с признаком «возврат прихода», иногда — фискальным документом с признаком «возврат расхода». Сведения по возвратам отражаются в кассовых документах. Требуется запрос согласия на получение персональных данных покупателя в целях документального оформления возврата товара.