В каких случаях может потребоваться справка о задолженности?
Наличие задолженности организации перед работниками является основанием для применения санкций в отношении недобросовестных работодателей. Ответственность предусмотрена в ст. 236 ТК РФ. Кроме того, для должностных лиц и организаций-работодателей, допустивших просрочку выплаты заработной платы, законодатель закрепил возможность применения административных санкций по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ. Подробнее об ответственности можно прочитать в нашей статье по ссылке.
Справка о задолженности по заработной плате оформляется для подтверждения информации о задолженности в следующих случаях:
- По запросу сотрудников с целью взыскания зарплаты и процентов за каждый день просрочки ее выплаты работником в судебном порядке.
- Для признания работодателя банкротом. Работник признается кредитором и подлежит включению в реестр кредиторов (требования удовлетворяются в соответствии с очередностью, установленной законодательством о банкротстве). В этом случае справка может потребоваться сотруднику. Кроме того, справка может понадобиться самой организации при подаче заявления о банкротстве.
- При сборе доказательственной базы для привлечения работодателя или руководителя организации к административной ответственности контролирующими органами.
- По запросу работника и контролирующих органов вне зависимости от цели запроса.
- По судебному запросу.
Образец справки о задолженности по заработной плате и порядок оформления
Несмотря на то что законодателем требования к оформлению подобных документов не закреплены, при подготовке справки рекомендуем руководствоваться следующими правилами:
- справка оформляется на фирменном бланке юридического лица;
- указываются сведения о входящем запросе (номер, дата, при наличии);
- указываются данные о лице, по запросу которого представляется информация;
- приводится наименование документа;
- включаются данные о наличии задолженности на конкретное число, как правило, совпадающее с датой выдачи справки (в том числе указывается сумма задолженности цифрами и прописью);
- указываются сведения о работнике, в отношении которого подаются сведения, в частности Ф. И. О., иные данные на усмотрение работодателя.
Кроме того, в справке должна быть проставлена подпись уполномоченных лиц (директора как единоличного исполнительного органа, а также главного бухгалтера, при наличии), печать организации (если имеется), дата составления документа.
Образец документа можно скачать по ссылке ниже:
Справка должна быть зарегистрирована в журнале учета документации в соответствии с требованиями, действующими в отношении исходящих писем и документов, закрепленными локальными актами организации, при их наличии. При вручении нарочно необходимо поставить соответствующую отметку в журнале, получить подпись получателя.
Справка об отсутствии задолженности по зарплате
Справка об отсутствии задолженности, в отличие от справки о задолженности, подтверждает тот факт, что работодатель выполняет свои обязанности по трудовым договорам надлежащим образом. Она может потребоваться, например, при проверке компании контролирующими органами (ГИТ).
Законодателем не предусмотрено унифицированной формы, которая может быть использована при оформлении справки об отсутствии задолженности. Это позволяет работодателям оформить документ в свободной форме с учетом общих требований, предъявляемых к исходящим письмам.
Перечень правил оформления подобного рода документации был приведен выше. Отличие будет заключаться только в тексте документа, в котором следует отразить сведения об отсутствии задолженности. Информация может быть представлена в отношении как конкретного работника, так и всех работников.
Обратите внимание, что справку следует подготавливать в соответствии с поступившим запросом, в котором может содержаться требование представить сведения как на момент поступления запроса, так и за конкретный период.
Образец справки об отсутствии задолженности по зарплате можно скачать по ссылке:
Дополнительные документы, которые могут запрашиваться у работодателя
У организации-работодателя при проведении проверки и в иных случаях могут быть дополнительно запрошены следующие сведения:
- о сроках выплаты заработной платы;
- своевременности начисления и выплаты за определенный период;
- наличии или отсутствии зарплаты в отношении конкретного лица.
Данные документы можно подготовить точно так же, как и приведенные выше. Единственным отличием является то, что вместо данных о наличии или отсутствии задолженности указываются запрашиваемые сведения, например о сроках выплаты зарплаты.
***
Таким образом, представить справку об отсутствии задолженности по заработной плате перед работниками могут потребовать контролирующие органы при проведении проверки. Подобный документ является подтверждением, что работодатель надлежащим образом исполняет свои обязательства перед сотрудниками. Если же задолженность есть, может быть подготовлена справка о наличии долговых обязательств. Она может использоваться в суде в качестве доказательства по делу о взыскании задолженности по заработной плате и в иных случаях.