Виды платежных ведомостей по заработной плате: на расчет и на выплату
Бухгалтерские операции по заработной плате могут быть отражены в различных видах ведомостей. Каждая организация вправе на свое усмотрение выбрать документ, на основе которого будут осуществляться денежные взаимоотношения с работниками. Бланки утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Каждый из них имеет свои особенности оформления.
- Т-51 применятся для расчета заработка.
- Т-53 используется для выплаты средств сотрудникам.
- Т-49 унифицирована, в ней одновременно осуществляются начисление и выдача зарплаты.
Кроме того, в случае потребности предприятие может разработать бланки для денежных расчетов с сотрудниками самостоятельно, взяв за основу унифицированные формы и закрепив свои доработки в учетной политике.
Ниже рассмотрены основные нюансы заполнения унифицированных зарплатных документов.
Образец расчетной ведомости по зарплате Т-51 приведен ниже:
Бланк по расчету зарплаты Т-51
Т-51 формируется по каждой выплате работникам (включая аванс) и применяется для расчета подлежащих выплате сумм. Основаниями для этого действия служат:
- График (табели) учета рабочего времени в организации.
- Условия трудового соглашения между работником и работодателем.
- Ставка и класс работ, выполняемых сотрудником.
- Прочие критерии, которые оказывают влияние на размер выплаты.
В бланке представлена разбивка строк по каждому сотруднику с вышеперечисленными параметрами. Кроме этого, в таблицу вносятся сведения о вычетах по работникам. В результате расчетов вычисляется сумма, подлежащая выплате.
Форма Т-51 представляет собой двухстраничный документ, который имеет титульный лист и табличную часть. Документ не нуждается в подписи руководящего лица и оформляется в одном экземпляре.
Платежная ведомость: бланк Т-53
Т-53 — это платежная ведомость на выплату заработной платы. На ее основе осуществляется выдача заработка сотрудникам предприятий. Документ очень удобно оформлять и использовать его для выплаты зарплаты, так как по нему можно произвести выдачу сразу большому количеству сотрудников. Данный факт позволяет существенно уменьшить общее количество документации. Отчет заполняется в одном экземпляре бухгалтером и подписывается руководителем и главбухом компании.
Первый лист содержит общую информацию об организации, период, дату заполнения и общий размер выплат цифрами и прописью. В табличной части документа перечисляются сотрудники и приводятся данные о них (должности, табельные номера и т. д.). Также здесь следует прописать точную сумму к выплате по каждому работнику.
После того как бланк заполнен, он должен быть проверен кассиром. Только после этого кассир может производить выплату денег. Работники должны поставить свою подпись за полученные средства. При неполучении денег сотрудником (обычно в течение трех рабочих дней) кассир прописывает рядом с его фамилией: «депонировано».
Депонированные средства складываются, и их сумма отражается в конце документа. Затем кассир должен оформить расходный кассовый ордер по выплаченным суммам. Далее он ставит свою подпись и отдает ведомость по выплате зарплаты в бухгалтерию.
Унифицированная форма Т-49
Т-49 представляет собой объединенный расчетно-платежный документ, где представлены расчеты по заработной плате и данные по ее выплате.
Заполнение отчета имеет свою специфику: полная информация о каждом работнике заносится в одну строку (количество отработанных дней, ставка, премия, вычеты, итоговая сумма выплат). Здесь производится расчет остатка (долга) по каждому сотруднику и по всему документу в целом. Он выводится в следующих случаях:
- если в организации выплата заработной платы осуществляется дважды в месяц путем выдачи аванса и окончательного расчета;
- работодатель имеет задолженность перед работником с предыдущего месяца;
- возникли прочие условия для образования остатка.
В сводном расчетно-платежном документе Т-49 ставят свои подписи бухгалтер, директор и каждый сотрудник при получении заработной платы.
Прочие виды зарплатных форм
Кроме вышеперечисленных форм, бухгалтерия может использовать и другие стандартизованные типы документов для начисления и выплаты заработка работникам. Например:
- 0504401 — расчетно-платежная ведомость выдачи зарплаты, которая применяется бюджетными учреждениями. Она утверждена приказом Минфина от 30.05.2015 № 52н. В данном документе осуществляется расчет и начисление заработка физлицам, которые имеют отношение к бюджетным организациям и учебным заведениям. Форма обычно не используется в небюджетных компаниях и у ИП.
- 0504402 — документ, который также используется в бюджетной области. Но в данной форме выполняется только начисление зарплаты. Она используется в качестве основания для платежной формы и содержит информацию о количестве отработанных часов в соответствии с установленным на предприятии графиком.
Как учитываются и хранятся документы для начисления и выдачи заработной платы
Бухгалтерия имеет установленный порядок хранения и перемещения документации. Бланки расчетных ведомостей по заработной плате заполняются бухгалтером в следующем порядке:
- Если предприятие использует две формы (Т-51 и Т-53), то первоначально заполняется расчетный документ, где подробно прописываются все денежные средства, относящиеся к определенному работнику: оклад, премии, больничные и прочее. После этого бухгалтер выводит итоговую сумму к выдаче. Документ в дальнейшем применяется только для отчетов.
- После этого заполняется платежный документ, где указывается только сумма к выплате. Данный документ утверждается директором и потом направляется в кассу. После окончания периода выдачи зарплаты (5 дней) форма с подписями всех работников и кассира передается в бухгалтерию для хранения.
Расчетно-платежные ведомости относятся к первичной документации. Поэтому они должны храниться 5 лет, при условии отображения сведений в лицевых счетах сотрудников. Если лицевые счета не ведутся, срок хранения расчетно-платежных ведомостей составляет 75 лет. Все бланки последовательно подшиваются в папки.
***
В целях упрощения работы компаний утверждены единые формы расчетно-платежных ведомостей выдачи заработной платы: Т-53, Т-51, Т-49. Для бюджетных структур разработаны собственные бланки для начисления и выдачи заработка сотрудникам. Каждая из форм имеет свою специфику заполнения. Организация имеет право выбрать документ из перечисленных. Наиболее широкое применение нашла сводная форма Т-49, по которой производятся и расчет, и выплата заработка.