Законодательство, регулирующее выдачу справок о зарплате
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудовых отношений работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет. Далее говорится, что по письменному заявлению бывшего сотрудника организация также должна передать и другие связанные с трудовой деятельностью документы. Но в законе такие бумаги не именуются и не перечисляются. Поэтому можно полагать, что данный перечень является открытым и справка о зарплате может входить в него.
Однако в п. 3 ч. 2 ст. 4.1 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ и в п. 2 Порядка выдачи справки, утвержденного приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, прямо прописана обязанность работодателя выдать при увольнении справку о зарплате.
Таким образом, основными правовыми источниками, содержащими требования по порядку и форме справки о зарплате, являются закон № 255-ФЗ и приказ № 182н.
Порядок выдачи справки о заработной плате при увольнении
Итак, справку предприятие выдает:
- В день увольнения сотрудника без какого-либо заявления.
- В любое время после увольнения бывшему работнику, но по заявлению. Тогда на подготовку документа и передачу его гражданину законодатель дает 3 рабочих дня.
При выдаче справки о зарплате следует учесть ряд моментов:
- Бывает, что организация по независящим от нее обстоятельствам не может выдать справку в день прекращения трудовых отношений. Тогда по всем известным адресам сотрудника надо направить извещение о необходимости явиться и получить документ или дать письменное согласие на пересылку его почтой.
- Если в организацию обращается бывший сотрудник, то он пишет соответствующее заявление. Оно составляется в произвольной форме или на заранее заготовленном бланке. Его можно подать лично или направить по почте.
- Если заявитель действует через представителя, то у последнего должна быть доверенность. Форма доверенности не установлена, но, как правило, любые действия от имени физического лица совершаются по нотариально удостоверенным полномочиям.
- Если бывший работодатель был ликвидирован или отказывается выдать справку, то настоящий работодатель по заявлению работника может сделать запрос в Пенсионный фонд. Формы заявлений и порядок получения справки содержатся в приказе Минздравсоцразвития РФ от 24.01.2011 № 21н.
Форма справки при увольнении для расчета больничного
Сама справка имеет определенную приказом № 182н форму и составляется в соответствии с рекомендациями названного источника права. Ее можно заполнять черной или синей ручкой либо же на компьютере. Никаких подчисток или исправлений в документе не допускается.
Справка заверяется подписью руководителя и печатью организации. Для оттиска печати отведено специальное место, чтобы штамп не закрывал подпись.
Для тех предприятий, которые не имеют печати, и для работодателей-ИП с декабря 2016 года предусмотрена возможность изготавливать справку без штампа. В таком случае к ней прикладывается один из следующих документов:
- Подтверждение полномочий представителя юридического лица. Это может быть выписка из протокола общего собрания и выписка из ЕГРЮЛ.
- Доверенность (копия) на представителя юридического лица. А также указанные в предыдущем пункте документы, подтверждающие полномочия лица, выдавшего доверенность.
- Копия гражданского паспорта.
- Копия листа записи о регистрации лица в качестве ИП.
При этом копии документов следует заверить. Каким образом они должны быть удостоверены?
Так как сама ситуация возникает из-за отсутствия печати, то, скорее всего, организация не сможет заверить свои копии в надлежащем порядке, ведь в соответствии с действующим законодательством (п. 3.26 постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, абз. 4 ч. 1 указа Президиума ВС СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 № 9779-X, ред. от 08.12.2003) заверительная надпись должна быть подтверждена печатью. Отсюда вытекает вывод, что копии документов заверяются нотариально.
Содержание справки
Справка содержит сведения о полученных сотрудником выплатах за определенный период. В сумму, которая прописывается в справке, входят:
- зарплата;
- вознаграждения;
- иные выплаты.
Главным основанием для внесения всех этих данных является то, что на указанные суммы должны начисляться страховые взносы. Однако законодательством установлен облагаемый взносами лимит. С 1 января 2017 года он составляет 755 000 руб. в год (постановление Правительства РФ от 29.11.2016 № 1255), с 01 января 2018 года – 815 000 руб. (постановление Правительства от 15.11.2017 №1378), а с 01 января 2019 года – 865 000 руб. (постановление Правительства от 28.11.2018 №1426). Поэтому в справке нельзя указывать сумму выше.
Ответственность за ошибки несет организация, выдавшая справку. Если государство выдаст пособие большее, чем положено, то переплата будет взыскана с работодателя, который указал в справке неверные сведения.
Периоды, заработную плату за которые надлежит указать в справке
Период, за который дается информация, равен 2 годам, предшествующим году обращения за справкой. Также учитывается и отработанная часть текущего года.
Пример:
Гражданина Ветрова уволили 21 мая 2019 года. Следовательно, в его справке будет охвачен период с 1 января 2017 года по 21 мая 2019 года включительно.
В указанный выше срок не будет включаться время, когда лицо было:
- нетрудоспособным;
- в отпуске по беременности и родам;
- в отпуске по уходу за ребенком;
- освобождено от работы, например по медицинским показаниям.
Количество дней этих периодов указывается в справке отдельной строкой.
Кроме того, если перед увольнением сотрудник не работал в связи с перечисленными обстоятельствами, то работодатель должен предоставить сведения о зарплате за 2 года, которые предшествовали нерабочему периоду.
***
Таким образом, справка о зарплате относится к документам, которые обязательно должны быть выданы сотруднику в день увольнения. Она составляется на основе бухгалтерских данных. Форма и содержание справки закреплены законодательно. Если за справкой обращается бывший сотрудник, который не получил ее в день увольнения, то работодатель не имеет права отказать в выдаче справки и предоставляет ее бесплатно. Любое нарушение порядка выдачи справки признается административным проступком, что влечет за собой наложение штрафа на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ).