Этап 1. Подготовить приказ
Приказ является внутренним документом, на основании которого проводится процедура сокращения штата. Требований к структуре и содержанию этого документа законодатель не устанавливает, поэтому работодатель может подготовить его самостоятельно, основываясь на общих требованиях к документообороту в организации. В приказе указывают:
- наименование организации-работодателя;
- название документа;
- дату составления документа и его номер;
- причину, по которой проводится сокращение;
- перечень сокращаемых должностей;
- список лиц, ответственных за реализацию процедуры сокращения.
Приказ подписывает руководитель организации.
Этап 2. Установить, кто из сотрудников обладает привилегиями при сокращении
Сокращение работника по Трудовому кодексу сопряжено с некоторыми нюансами, которые необходимо учитывать. Согласно ст. 179 ТК РФ существуют категории работников, имеющих преимущественное право на оставление на работе. Прежде всего, к ним относятся лица, обладающие наибольшей квалификацией и производительностью труда. При равных профессиональных характеристиках больше шансов сохранить рабочее место у сотрудников:
- на иждивении которых находится двое или более членов семьи, которые сами работать не могут (например, нетрудоспособны);
- являющихся единственным работником в семье;
- у которых возникли проблемы со здоровьем при работе у данного работодателя;
- получивших инвалидность в ходе ВОВ и иных боевых действий по защите Отечества;
- направленных на обучение без отрыва от работы.
В коллективном договоре могут быть определены дополнительные категории работников, обладающих преимущественным правом на оставление на работе.
Этап 3. Уведомить работников о сокращении
В общем случае в соответствии с ч. 2 ст. 180 ТК РФ это необходимо сделать не позднее чем за 2 месяца до дня сокращения. Если работник принят на работу менее чем на 2 месяца, уведомление нужно направить минимум за три календарных дня до увольнения (ч. 2 ст. 292 ТК РФ). Трудящиеся на сезонных работах должны быть уведомлены не менее чем за неделю до расторжения трудового соглашения (ч. 2 ст. 296 ТК РФ).
Документ должен быть передан трудящемуся под подпись — для этого уведомление о сокращении работника в связи с сокращением штата составляется в двух экземплярах. На одном из них работник расписывается, а второй оставляет себе.
Требований к содержанию уведомления законодательство не содержит. Важно только то, что оно должно быть составлено в письменном виде.
Если работник отказывается расписываться в получении уведомления, работодателю требуется составить акт об отказе в присутствии не менее двух свидетелей.
Этап 4. Предложить вакансии для перевода сокращаемых сотрудников
Процедура сокращения работника предполагает возникновение у работодателя обязанности содействовать в его трудоустройстве.
При проведении сокращения работодатель обязан предложить увольняемому работнику все имеющиеся у него вакансии, при условии что последний обладает достаточной квалификацией и не имеет проблем со здоровьем, накладывающих ограничения на его трудовую деятельность в новой должности (ч. 1 ст. 180 ТК РФ).
Предлагаемая должность может быть любой. Законодатель указывает, что она может быть нижестоящей или нижеоплачиваемой по отношению к сокращаемой. Если сотрудника не устраивают предлагаемые условия, он может отказаться от перевода, что повлечет его увольнение (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
Сведения о вакансиях могут быть доведены до работника любым из следующих способов:
- включены в текст уведомления о сокращении;
- вынесены в отдельное приложение к уведомлению;
- изданы отдельным внутренним документом.
Уведомлять сотрудника нужно о каждой открывшейся в компании вакансии. Если он согласится на перевод, увольнение не состоится.
Этап 5. Уведомить профсоюз и службу занятости населения
В том случае, если на предприятии есть постоянно действующий первичный профсоюзный орган, в него надо передать сведения о сокращении. Это необходимо сделать не позднее чем за 2 месяца до его начала. Если сокращение будет массовым, уведомление потребуется отправить не позднее чем за 3 месяца (ч. 1 ст. 82 ТК РФ).
Дополнительно, в соответствии с п. 2 ст. 25 закона РФ «О занятости...» от 19.04.1991 № 1032-I, аналогичное уведомление должно быть направлено в центр занятости населения не менее чем за 2 месяца.
При невыполнении обязанности по уведомлению профсоюза или центра занятости работник сможет оспорить увольнение на том основании, что нарушена предусмотренная законом процедура. И тогда с большой долей вероятности сотрудника придется восстанавливать на работе на основании судебного решения.
Этап 6. Подготовить приказ об увольнении
Процедура сокращения продолжается спустя два месяца (или более) с момента ее начала. В дату сокращения, указанную в уведомлении, работодатель издает приказ об увольнении по форме Т-8 (если под сокращение попадает один сотрудник) или Т-8а (если сокращается сразу несколько должностей). Формы приказов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Приказ подписывает руководитель, после чего работник должен быть ознакомлен с ним под подпись. Если сотрудник отказывается знакомиться с приказом, составляется акт. Его форму законодатель не утвердил, соответственно, составляется он в произвольном виде. Главное — отразить сведения об отказе сотрудника знакомиться с приказом об увольнении.
Этап 7. Подготовить справку о заработке
Ко дню увольнения по сокращению по Трудовому кодексу работодатель должен подготовить справку о заработке работника. В ней указывают сведения о доходе за 2 предшествующих календарных года. Форма справки утверждена приказом Минтруда «Об утверждении формы...» от 30.04.2013 № 182н.
Этот документ потребуется работнику на новом месте работы в том случае, если он возьмет больничный или уйдет в декрет. На основании сведений о зарплате новый работодатель рассчитает размер пособия, право на получение которого возникает у работника, несмотря на увольнение.
Писать заявление на выдачу справки работнику не нужно. Подготовка документа — обязанность работодателя (п. 2 приложения № 2 к приказу № 182н).
Этап 8. Подготовить для работника справку со сведениями, ранее направляемыми в ПФР
В соответствии с п. 4 ст. 11 закона «Об индивидуальном...» от 01.04.1996 № 27-ФЗ работодатель обязан передать работнику все сведения, ранее направленные им в ПФР.
Форма документа, который должен подготовить работодатель, законодательством не определена, поэтому данные можно представить в любом виде. Можно использовать и существующие формы для подачи данных в ПФР, например СЗВ-М или РСВ-1.
Документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия. Работник должен расписаться в получении документов либо в специальном журнале, если он ведется у работодателя, либо на втором экземпляре получаемых документов. Это обязательно, поскольку при необходимости работодатель должен подтвердить факт передачи документов работнику.
Этап 9. Оформить личную карточку
Личная карточка сотрудника — это внутренний документ предприятия, заполняемый по форме Т-2 (установлена постановлением № 1). П. XI формы предназначен для внесения сведений об увольнении сотрудника. В нем указывают:
- причину, по которой работник больше не будет работать в организации;
- дату увольнения в связи с сокращением штата;
- реквизиты приказа об увольнении;
- сведения о кадровике, внесшем запись в личную карточку.
Сведения в личной карточке заверяются подписью самого работника и кадровика, ответственного за ее ведение. Отсутствие личной карточки сотрудника влечет возможность привлечения работодателя к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.
Этап 10. Подготовить записку-расчет
В день увольнения работодатель составляет записку-расчет по форме Т-61, утв. приказом РФ № 1. Документ состоит из 19 граф и двух листов.
В записку-расчет вносят сведения о неиспользованных днях отпуска (или, напротив, днях отпуска, использованных авансом). На основании этих данных на оборотной стороне записки бухгалтер рассчитывает сумму заработной платы работника, положенную к выдаче (с учетом компенсации за неиспользованный отпуск, различных вычетов, например за выданную работнику спецодежду, и пр.).
Подписывает документ работник кадровой службы и бухгалтер. При отсутствии таких должностей в организации записку-расчет подписывает руководитель организации.
Этап 11. Произвести расчет
Правила сокращения сотрудников по закону говорят: выплатить работнику зарплату нужно в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Помимо фактически заработанных им денег работодатель должен выплатить ему выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).
Если уволенный сотрудник по каким-то причинам не найдет новую работу сразу после сокращения, работодателю придется платить ему и дальше. Следующие 2 месяца работник будет получать пособие в том же размере, что и выходное.
На основании заявления, поданного в службу занятости населения, сотрудник может получить среднюю заработную плату и за третий месяц в случае, если не трудоустроится на новую работу.
Этап 12. Оформить трудовую книжку
В последний день работы вносится запись в трудовую книжку. Она должна содержать формулировку причины увольнения в том виде, как она указана в ст. 81 ТК РФ (например, сокращение работника в связи с сокращением должности).
Кроме того, указывают номер и дату издания приказа. Запись заверяется подписью руководителя и печатью предприятия. Как правильно заполнять трудовые книжки, читайте в нашей статье «Основные правила заполнения и оформления трудовой книжки».
Этап 13. Подготовить иные документы
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему иные документы (или их копии), связанные с его работой в организации (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Например, работник может запросить справку 2-НДФЛ или справку о среднем заработке, необходимую для начисления пособия в центре занятости населения, и пр.
***
Итак, отдельного закона о сокращении работников организации не существует — при увольнении работников работодатель должен руководствоваться нормами ТК РФ. Их соблюдение — обязательное условие для успешного сокращения штата, в противном случае работник сможет обратиться в суд и восстановиться на работе. Работодатель при этом может быть привлечен к административной ответственности.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Увольнение».