Что такое вкладыш в трудовую книжку
Форма, порядок ведения и хранения трудовых утверждены в Приказе Минтруда России № 320н от 19.05.2021 года. Согласно пункту 32 этого НПА, если в трудовой уже заполнены все страницы одного из разделов, то такая книжка дополняется вкладышем. Он является ее неотъемлемой частью, оформляется в том же порядке, что и сама трудовая книжка. Без основного документа вкладыш считается недействительным.
Таким образом, вкладыш – это продолжение трудовой книжки, если в ней не осталось свободного места. Работодатель может выдать любое количество вкладышей. В свою очередь сотрудник при приеме на работу должен предоставить не только сам вкладыш, но и трудовую книжку.
Бланк вкладыша – актуальная форма, учет
Актуальная форма вкладыша утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (в дальнейшем – Порядок). В то же время, бланки старого образца, как трудовых книжек, так и вкладышей, которые есть у работодателей, остаются действительными и могут использоваться без ограничений в сроках (пункт 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250).
В соответствии с пунктом 41 Порядка, бланки трудовых и вкладышей относятся к БСО (бланки строгой отчетности). Они выдаются ответственному сотруднику организации по его заявке (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек). Работодатель должен отражать информацию о движении таких документов на забалансовом счете 006 (Письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18). Примеры проводок следующие:
- Д 91.2 К 60 – на прочих расходах отражена стоимость купленных бланков без НДС.
- Д 19 К 60 – отражена в учете сумма НДС.
- Д 68.2 К 19 – НДС с покупки БСО принят к вычету.
- Д 60 К 51 – перечислены средства поставщику за вкладыши.
- Д 006 – сумма приобретенных бланков отражена на забалансовом счете.
- Д 73 К 91.1 – признан прочий доход при оформлении сотруднику вкладыша.
- Д 91.2 К 68.2 – отражено начисление НДС.
- К 006 – списана с забалансового счета стоимость переданного работнику вкладыша.
- Д 70 К 73 – из зарплаты сотрудника по его заявлению удержана стоимость вкладыша.
Для учета движения вкладышей можно использовать специальную книгу/журнал. Такая книга должна быть пронумерована, прошита и заверена у руководителя. При наличии также ставится печать организации.
В книге/журнале отражаются данные по всем приходно-расходным операциям с указанием номер и серии каждого БСО (подпункт «а» пункта 39, пункт 40 Порядка). По результатам каждого календарного месяца ответственный работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о наличии вкладышей, трудовых и полученных за оформление суммах. В дополнение прикладывается ПКО. Если какие-то БСО были испорчены, они должны быть уничтожены. Для этого оформляется соответствующий акт.
Кто должен покупать вкладыши
По закону вести трудовые книжки со вкладышами на сотрудников, которые проработали в организации более 5 дней, обязан работодатель (статья 66 ТК РФ, пункт 2 Порядка). Речь идет об основной занятости.
Где взять вкладыш
В связи с вышесказанными требованиями закупать бланки для этих целей также должен работодатель. Разрешается приобретать БСО у изготовителя или распространителя (пункт 6 Порядка по Приказу Минфина России от 11.04.2022 N 55н). Соответствующая информация об указанных лицах размещается на сайте АО «Госзнака» https://mpf.goznak.ru/.
Важно! В случае покупки бланков другим способом предусмотрены меры административной ответственности по статье 5.27.1 КоАП РФ.
Как оформить вкладыш
При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке нужно проставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и привести серию, № документа. Эти данные указываются на титульнике трудовой книжки, то есть на странице 1. Если свободного места на титуле нет, информация заполняется на титульнике самого вкладыша.
Вкладыш оформляется по правилам, аналогичным для заполнения трудовой книжки. Нумерация записей в разделах вкладыша должна продолжать нумерацию в трудовой. Нужно ли вшивать вкладыш в книжку? С 1-ого сентября 2021 года это уже необязательно. Но по собственному усмотрению работодатель может продолжать вшивать вкладыши, чтобы избежать утери БСО. Тогда бланк нужно разместить между последней страницей трудовой и обложкой.
Заполнение вкладыша начинается с титульного листа. Данные здесь должны быть идентичны титульнику трудовой книжки. Указывается следующая информация:
- Фамилия, имя и отчество (при наличии) сотрудника.
- Дата рождения работника.
- Образование и профессия/специальность.
- Дата заполнения документа.
- Подписи – ответственного работника, сотрудника (на которого заполняется вкладыш).
- Печать – проставляется при наличии у работодателя.
На следующем этапе записи вносятся в раздел 2, где приводится информация о работе, и раздел 3, где указываются сведения о награждениях. Данные заполняются в следующем порядке:
- Сведения о работе – вносятся записи о занятости специалиста. В хронологическом порядке указывается № записи (в продолжение трудовой). Далее приводится дата кадрового события, информация о приеме на работу, переводе, увольнении и пр. Отдельно отражаются реквизиты документа, на основании которого вносится запись.
- Сведения о награждениях – в этом разделе отражаются данные о награждении различными наградами, почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками и пр.; присвоении почетных званий; других видах поощрения. В графе 4 указываются реквизиты документа, согласно которому вносится запись. Информация о награждении приводится во вкладыше отдельно по каждому виду поощрения, в течение 5 дней с даты издания соответствующего приказа.
Как работодателю оформить выдачу вкладыша
Работодатель самостоятельно покупает и оформляет вкладыш, если в трудовой книжке работника полностью заполнен любой из разделов. Наличие заявления сотрудника (на выдачу вкладыша) необязательно, поскольку подобного требования закон не содержит. Работодатель может потребовать такой документ, если он необходим для подтверждения факта выдачи и использования бланка или для подтверждения просьбы специалиста на оплату расходов по покупке бланка.
Заявление оформляется в произвольном виде, в письменной форме. Документ подается на имя руководителя предприятия. Заявление должно содержать просьбу сотрудника о выдаче вкладыша с указанием причины такой выдачи и просьбу о списании стоимости БСО из зарплаты или уточнение об оплате бланка наличным либо безналичным способом.
Образец вкладыша в трудовую книжку можно скачать здесь.