Обязательно ли уведомление внешних совместителей об электронных трудовых книжках
В 2020 году началось внедрение электронных трудовых книжек. В связи с этим работодателям необходимо уведомить персонал о том, что начиная с этого года и далее вся информация о трудовом стаже работников будет накапливаться и храниться в информационных системах Пенсионного фонда. Каждому трудящемуся предстоит решить, в каком виде будет вестись его трудовая книжка. Можно отказаться от бумажного формуляра, а можно его сохранить, но работодатель всё равно будет передавать сведения в ПФР о кадровых передвижениях.
С теми, кто трудится по основному месту, трудностей не возникает. Работодатели обязаны вести их трудовые книжки и в бумажном, и в электронном виде (в зависимости от волеизъявления работника).
Что касается совместителей, то согласно изменениям, внесенным в Трудовой кодекс федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…», сведения о трудовом стаже в электронном виде работодатели обязаны подавать и на них. Но поскольку работодатель не обязан заполнять и хранить бумажный формуляр трудовой внешнего совместителя, то и уведомлять такого работника о возможности выбора ему не нужно. За это ответственен основной работодатель.
Уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки нужно до 31.10.2020. Законодатели продлили сроки уведомления с 30.06.2020 в связи с тем, что многие предприятия в течение большей части весенних месяцев пребывали на вынужденных каникулах.
Как вести электронные трудовые книжки для совместителей
Информация о трудовом стаже сотрудников, в том числе и внешних совместителей, формируется на основании поданной в ПФР работодателем отчетной формы СЗВ-ТД. Сдавать ее нужно, если с произошло одно из следующих событий:
- прием;
- увольнение;
- перевод;
- переименование работодателя;
- установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
- вынесение судебным органом решения о запрете занимать определенные должности или осуществлять некоторые виды деятельности.
В первых двух случаях сдать форму нужно до конца рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Такой порядок действует с 27 апреля и до конца 2020 года. Во всех остальных случаях форма направляется в органы ПФР до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором событие произошло.
Для внешних совместителей нехарактерно представление СЗВ-ТД, связанное с выбором ведения трудовой книжки, по причинам, указанным нами в предыдущем разделе.
Как оформить электронную трудовую книжку по совместительству
Сведения о совместителях подаются в электронную трудовую книжку по тем же принципам, что и сведения на работников, устроенных по основному месту.
Вначале приводятся данные по страхователю: его регномер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.
Затем указываются сведения по застрахованному лицу: Ф.И.О., дата рождения, 11-значный номер СНИЛС.
Часть отчета, связанная с заявлением о выборе способа ведения трудовой, для совместителей не заполняется.
Далее приводится цифровое обозначение отчетного месяца и проставляется отчетный год.
Табличная часть предназначена для отражения самого кадрового события, благодаря которому стала необходима подача формы в ПФР. Здесь приводятся:
- дата события;
- само событие — прием, увольнение;
- наименование трудовой функции — указание должности, профессии, вида поручаемой работы. Именно в этой графе при приеме на работу следует отразить, что человек устраивается по совместительству;
- код выполняемой функции (данную графу нужно будет заполнять только, начиная со следующего года);
- причины увольнения с отсылкой на положения Трудового кодекса и иных нормативно-правовых актов;
- реквизиты распорядительного документа — наименование, дата, номер;
- признак отмены записи сведений о кадровом мероприятии.
Отчет заверяется подписью руководителя с расшифровкой и печатью при наличии.
***
О переходе на электронные трудовые книжки совместителей извещать не нужно. Однако работодатели обязаны представлять сведения о трудовом стаже таких работников в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Заполнение данной формы на совместителей отличается от основных работников незначительно. Сведения также подаются при наличии кадровых событий, например прием, увольнение. Сроки подачи зависят от вида кадрового события.
Больше полезной информации — «Трудовая книжка».