Число экономических объединений в России увеличивается с каждым днём. Привычным для нас становится понятие корпоративной этики, цель которой – создание благоприятной атмосферы в коллективе.
Психологически сложные моменты (реорганизация, смена руководства, принятие и уход сотрудников) сопровождаются определёнными ритуалами, один из которых – написание прощального письма коллегам при увольнении.
Почему именно прощальное письмо?
Большие корпорации, офисы имеют сотни и даже тысячи работников. Подойти к каждому для личного прощания нет возможности. Собрать коллектив в зале совещаний тоже, если увольняющийся не глава предприятия.
Стоит также помнить, что увольнение – это стресс, не располагающий к личному общению. А если учесть, что в условиях многочисленного коллектива далеко не все сотрудники близко знакомы, можно ещё и попасть в неловкую ситуацию.
Лучший способ избежать неприятностей – внутренняя рассылка электронной почты.
Ещё одну причину написания прощального письма коллегам приводят психологи. Когда человек понимает, что ему стоит уволиться, но никак не может решиться, процесс сочинения прощальных строк поможет ему объективно ответить на вопросы: почему он хочет уйти, как ему работается на прежнем месте, чего он достиг, к чему стремится, каковы взаимоотношения с коллегами и начальством. Вместе с последней точкой придёт и разумное, взвешенное решение.
Когда принято писать корпоративные прощальные письма
- при переходе на другое место работы;
- при переводе в другой филиал или отдел;
- при смене должности и ступени в корпоративной иерархии;
- при выходе на пенсию;
- при уходе в декретный отпуск.
Цели
Главная цель – соблюдение правил хорошего тона. Уход по-английски несовместим с корпоративностью. Увольняющийся с помощью письма показывает уважение к коллегам и предприятию и способствует тому, чтобы его уход никак не отразился на атмосфере в коллективе.
Вторая цель – личная и слегка корыстная. Это стремление сохранить репутацию в профессиональных кругах и деловые связи. Человек редко уходит из банкиров в музыканты. Обычно он получает выгодное предложение от организаций-конкурентов. И деловые отношения с бывшими коллегами могут сильно помочь в карьерном росте на новом месте.
Как написать прощальное письмо при увольнении
Официальность стиля письма проявляется в объективности и ненавязчивости. Но желательно отказаться от сухости изложения, сделав послание теплее и доброжелательнее.
Так оно будет восприниматься как акт уважения неравнодушного человека, а не обременяющая обязанность. В прощальном письме допускается корректный, деликатный юмор.
Подобное письмо не является документом, но имеет чёткую и обязательную структуру.
Имя, должность
Чтобы сэкономить время сослуживцев, избежать непонимания и отправки письма в спам, вначале нужно представиться и напомнить коллегам, кем и в каком отделе работал отправитель. В окне темы электронного письма также следует указать «Прощальное письмо ФИО, должность в родительном падеже».
Сообщение об уходе и указание причины
В корпоративном письме не нужны яркие эмоции. Оно должно оставлять впечатление о написавшем как об уравновешенном человеке, с достоинством умеющем принимать как неудачи, так и победы. Причина формулируется чётко и ясно, без намёков, порождающих слухи и сплетни.
Когда причина увольнения неприятная, можно её не указывать.
Если человек всё-таки на это решается, нужно подавить в себе обиду, гнев и желание высказать всё наболевшее о бывших коллегах и месте работы.
Так же сдержанно указывается и приятная причина. В прощальном письме коллегам нет места хвастовству, злорадству, выражению превосходства.
По желанию объясняют, что повлияло на решение уволиться, но помнят о недопустимости негативных высказываний. Когда без критики обойтись нельзя, её преподносят как ряд предложений по улучшению работы предприятия с указанием конкретных фактов. Это ещё раз подчеркивает компетентность и порядочность уволившегося сотрудника.
Также ни в коем случае нельзя рекламировать новое место работы или побуждать коллег к увольнению.
Имя преемника, его контактные данные
Отлаженный механизм корпорации должен работать без сбоев и промедлений. Если уходящий сотрудник своевременно проинформирует коллег об изменениях, они будут ему благодарны.
Описание достижений уволившегося за время работы
Отправная точка описания достижений – коллектив. Нельзя преподносить профессиональные успехи как личные победы.
Начать следует с того, чему научился пишущий, работая на предприятии. Желательно указать имена тех, кто способствовал его становлению как профессионала, выразить им отдельную благодарность.
Далее показывают, как полученные знания и навыки сказались на достижениях адресанта, его карьерном росте.
В конце этой части письма обязательно надо показать, что профессиональное совершенствование уволившегося – результат работы коллектива, который поддерживал его начинания, помогал, проявлял терпение и взаимопонимание.
После выражения благодарности уместными будут и извинения перед коллективом, если увольняющийся чувствует дискомфорт после совершённого проступка.
Пожелания коллегам
Эта часть оформляется по-разному в зависимости от величины коллектива и характера взаимоотношений сотрудников. Пожелания могут быть конкретными, если малочисленный коллектив связывают дружеские отношения.
Если коллектив большой и малознакомый, достаточно нескольких общих пунктов. Можно пожелать успехов в работе, карьерного роста, творческих удач, профессиональных открытий, достойной зарплаты, личного и семейного благополучия.
В концевыражают желание поддерживать в дальнейшем деловые и дружеские отношения.
Новые контакты
Чтобы предыдущая фраза не была пустой формальностью, прежним коллегам надо оставить свои контакты. Это может быть персональный электронный адрес, номер сотового или домашнего телефона, адрес места жительства.
Если приводятся данные с нового места работы (адрес, телефон), обязательно указывается должность, чтобы нового сотрудника было проще найти.
Нужно ли отсылать прощальное письмо начальнику?
Прощальное письмо начальнику писать необходимо.
- Это опять-таки проявление такта и воспитанности.
- Это возможность уйти достойно и оставить о себе хорошее впечатление, особенно если в сфере вашей деятельности приняты рекомендательные письма и звонки на прежнее место работы.
- Это удобный случай подчеркнуть свой профессионализм. Если увольняющийся сотрудник не имел свободного доступа в кабинет начальника, он может ненавязчиво высказать в письме накопившиеся идеи и предложения, что тоже благотворно повлияет на будущие рекомендации.
- Это последний шанс разрешить конфликт или исправить ошибку. Поговорив начистоту с начальником, описав своё видение создавшейся ситуации, можно даже избежать увольнения или понижения в должности.
Как и что писать начальнику? Ненавязчиво, уважительно, соблюдая субординацию, без лишних эмоций и лести выразить благодарность за поддержку, оказание содействия в самореализации, повышении квалификации.
Подчеркнуть, что полученный опыт – результат высокого профессионализма начальства. Если увольнение связано с повышением в должности, необходимо подчеркнуть роль руководящих органов в этом достижении.
Примеры прощального письма коллегам при увольнении
Строгих норм в форме прощальных писем нет. Они могут быть в прозе и в стихах, с юмором и серьёзные, официальные и дружеские.
Единственное ограничение – объём. Если письмо адресуется большому количеству сотрудников, не стоит их отвлекать от работы сотнями прощальных строк. Длинное письмо допустимо только в узком кругу коллег, которые точно дочитают его до конца.
Те, у кого возникают сложности с составлением, могут воспользоваться приведёнными образцами прощальных писем. А если есть желание показать себя творческим человеком, вдохновение даст классика.
Официальное
Я, Сидоров Пётр Тимофеевич, руководитель отдела закупок розничной сети «Дело», покидаю свой пост в связи с повышением в должности.
Мои обязанности с 20.08.2015г. будет исполнять Комарова Ирина Викторовна, e-mail: komarova@sovetkadrovika.ru
Благодарю всех сотрудников за добросовестный труд под моим руководством. В вашем коллективе состоялось моё становление как начальника. Без вашей поддержки не было бы моего карьерного роста. Вы долгие годы учили меня терпению, мудрости, выдержке.
Желаю вам профессиональных успехов, благотворного климата в коллективе под новым руководством, личных и семейных благ.
Надеюсь на сохранение деловых связей и обещаю поддержку в будущем.
С уважением, Сидоров П.Т., заместитель генерального директора розничной сети «Дело».
E-mail: vip-sidorov@sovetkadrovika.ru
Телефон: 8(888)888-88-88
Дружественное
Я, сортировщица цеха готовой продукции кондитерской фабрики «Сладость» Петрова Дарья, ухожу в долгожданный декретный отпуск.
На моё место временно уже взяли новую сотрудницу. Её зовут Соня. Надеюсь, вы с ней поладите и подружитесь.
Хочу сказать огромное спасибо всем вам за то, что работали рядом со мной целых десять лет! Вы научили меня справляться со всеми трудностями. С вашей поддержкой я выиграла конкурс «Лучшая сортировщица области». Даже в моём нынешнем положении вы сыграли особенную роль: вы верили, что счастье для меня возможно, и моя мечта сбылась!
Я желаю вам всем стать такими же счастливыми, как и я. Не ссорьтесь с начальством и друг с другом. Пусть зарплата будет высокой, в жизнь такой же сладкой, как наша продукция.
Всегда рада видеть вас у себя дома. С нетерпением жду поздравлений! Адрес вы знаете.
Ваша Даша.
С юмором в стихах
Ушёл!.. к чему теперь прощанье,
Пустых словес ненужный свод
И жалкий лепет оправданья?
Трудился с вами я – и вот…
Но как же без прощальных слов
Я вас смогу, друзья, покинуть
И по-английски, молча сгинуть,
Вас равнодушьем уколов?
Я помню тот прекрасный день,
Когда к вам в офис я явился
И вашей важности дивился,
Юнец в бейсболке набекрень.
Шло время – вы меня учили
Всему, что сами знать могли;
Большое дело поручили,
От глупостей уберегли.
И вот я профессионал,
И вам премного благодарен
За то, что мудрость я познал
И, слава Богу, не бездарен.
Весь мир открыт передо мной,
А вам, прощаясь, я желаю,
Чтобы далёкой стороной
Напасть вас обходила злая:
Зарплата чтоб всегда росла,
Начальство чтоб не обижало,
И чтоб такого же, как я,
Судьба вам вновь в отдел прислала!
А нам прощаться нет причин:
Открыт мой дом перспективный.
И в нём не раз мы поворчим
О временах корпоративных…
Увольнение – серьёзное испытание в жизни человека. Когда встаёт вопрос, прощаться с бывшими коллегами или нет, как бы ни складывались обстоятельства, нужно найти силы и время написать прощальное письмо коллегам.
Это даст возможность не показать свою слабость, уйти достойно и невозмутимо и станет красивой отправной точкой новой жизни.
Видео - как пережить увольнение: