Как ведется учет рабочего времени сотрудников?

Учет рабочего времени сотрудников — важная часть организации трудового процесса на предприятии. От того, насколько грамотно ведется учет рабочего времени, зависит не только дисциплина в коллективе, но и, что важно, оплата за трудовой вклад, а не просто за пребывание в штате. Об учете рабочего времени трудящихся пойдет речь в нашей статье. 

Понятие рабочего времени по Трудовому кодексу РФ 

Рабочему времени посвящен целый раздел 4 Трудового кодекса РФ. Согласно определению, данному в ст. 91 ТК РФ, рабочее (трудовое) время — это временной промежуток, когда член коллектива должен исполнять свои трудовые обязанности с учетом правил внутреннего трудового распорядка и требований трудового договора. Также к трудовому времени относятся иные периоды, о которых в российском законодательстве говорится как о рабочем времени.

Установлена стандартная длительность рабочего времени, которая не должна превышать 40 часов в неделю. А нормативы продолжительности работы за отдельные временные отрезки (месяц, квартал, год) устанавливаются в соответствии с приказом Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н. Исходя из него, при 40-часовой трудовой неделе рабочий день сотрудника должен длиться не дольше 8 часов.

Между тем для некоторых групп трудящихся устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время. 

Кому устанавливается неполное рабочее время 

Сокращенная продолжительность трудового времени применима для таких категорий трудящихся, как:

• дети младше 16 лет — 24 часов в неделю;
• подростки от 16 до 18 лет — 35 часов в неделю;
• трудящиеся с инвалидностью 1-й и 2-й группы — 35 часов в неделю;
• лица, занятые во вредных (3–4-й степени) или опасных условиях труда, — 36 часов в неделю. 

Неполное же трудовое время устанавливается по договоренности между руководством организации и сотрудником в каждом случае индивидуально. Обязанность ввести режим неполного рабочего времени лежит на нанимателе только в отношении следующих трудящихся:

• женщины, ожидающей ребенка;
• матери или отца ребенка младше 14 лет;
• матери или отца несовершеннолетнего инвалида;
• ухаживающих за заболевшим родственником (в соответствии с медзаключением). 

Неполное трудовое время может быть в виде неполной трудовой недели (несколько дней в неделю трудовые, а остальные выходные) или неполного рабочего дня (каждый трудовой день недели короче, чем у других членов коллектива). При этом распорядок неполного трудового времени не влияет на длительность отпуска сотрудника и не накладывает других лимитов на трудовые права.

Оплачивается же труд в условиях неполного трудового времени пропорционально отработанному периоду или выработанному объему продукции. 

Как ведется учет рабочего времени в России: суммарный, недельный и поденный способы (данные)

Ответственный подход к учету рабочего времени сотрудников обеспечивает решение следующих задач:

1. Рост дисциплины среди членов коллектива.
2. Справедливый расчет зарплаты исходя из реально отработанного времени.
3. Анализ трудового вклада каждого сотрудника в деятельность организации. 

В России практикуются такие способы учета рабочего времени сотрудников, как:

• поденный;
• недельный;
• суммированный. 

Поденный метод предполагает, что длительность каждого трудового дня равна законодательно определенной (как правило, 8 часам). Начало, конец и длительность трудового дня ежедневно одинаковы.

Похож на поденный недельный способ, который подразумевает одинаковую продолжительность трудовой недели, хотя длительность рабочего дня на неделе может быть разной.

При суммированном способе в качестве отчетного периода используется месяц, квартал, полугодие и т. д. Суммированный метод учета отработанного времени применяется тогда и на тех предприятиях, когда и где невозможно установить для членов коллектива ежедневный или еженедельный норматив трудового времени.

При этом методе учета ежедневная или еженедельная длительность работы может быть разной у каждого и у одного и того же сотрудника. Но по итогам отчетного периода (месяца, квартала и т. д.) норматив выработки должен быть одинаковым. Достигается это за счет уменьшения трудового времени в определенные смены в качестве компенсации за дни переработки. 

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета 

Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам. 

Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.

При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.

Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.

Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.

Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб. 

Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит: 

30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа

(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб. 

Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.

Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени. 

График учета рабочего времени сотрудников (таблица Еxcel) 

Учет трудового времени работников осуществляется при помощи заполнения графиков учета (табеля учета рабочего времени). Делать это можно как вручную, заполняя специальные таблицы, так и в автоматическом режиме, используя разработанные для этой цели компьютерные программы.

Форма табеля учета рабочего времени (форма 13) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и выглядит как таблица, которую для удобства заполнения и подсчетов можно сформировать при помощи редактора Еxcel.

Табель учета рабочего времени состоит из следующих модулей:

1. Вверху указывается наименование организации.
2. Ниже идут графы «Дата составления» и «Номер документа».
3. В ячейку «Отчетный период» заносятся даты с первого по последнее число месяца.
4. В столбце 1 приводятся порядковые номера.
5. Столбцы 2 и 3 содержат информацию о работниках (Ф. И. О., должность, табельный номер).
6. В столбце 4 заполняются данные о неявке сотрудника на работу (разбит на числа месяца).
7. В столбцы 5 и 6 вводятся данные о количестве отработанный дней и часов за половину месяца и месяц.
8. Столбцы с 7 по 9 содержат данные для начисления зарплаты (код вида оплаты, корсчет и т. д.).
9. Столбцы 10–13 используются для отметок о причинах неявок на работу. 

Документ подписывается работником, составившим его, кадровым работником и начальником структурного подразделения.

***

Таким образом, ведение графика учета трудового времени — ответственная и кропотливая работа, не терпящая ошибок и неточностей, поскольку от отработанного времени зависит оплата труда сотрудников.