Дистанционная работа: новые правила при компенсации расходов сотрудника

27 сентября 2023 Черепанова Ольга Евгеньевна 0
Вопросы о выплате компенсации работнику «на удаленке» для возмещения его материальных расходов, связанных с особенностями дистанционной работы, регулируются локальным актом организации или трудовым контрактом. Новые поправки в Налоговый кодекс РФ, представленные в законе ФЗ-389, определяют ситуации, когда первичное документальное подтверждение такого возмещения не требуется. Данное положение вступило в силу с 31.08.2023 г.

Куда относятся выплаты дистанционщикам

Выплаченные удаленным работникам суммы ранее относились к затратам на оплату труда на основании п.3 ст. 255 НК РФ. Указанная статья не описывала особенности работы дистанционным способом, поэтому ФНС за неимением других вариантов давала рекомендации применять эту статью. В ней содержится информация о режимах и условиях труда: работа на Крайнем Севере, вредные производства, ночные или выходные смены и т.д. Сотрудники на удаленке фактически не имеют отношения к таким доплатам.

Компенсации дистанционным сотрудникам увязаны с удаленным местом выполнения функциональных обязанностей, поэтому нужно было устранить пробел в законодательстве. Согласно внесенным поправкам теперь суммы на возмещение затрат «удаленщиков» учитывается при расчете налоговой базы налога на прибыль в качестве прочих расходов. Для этого в ст. 264 НК РФ был введен подпункт 11.1.

Экономическая обоснованность, размер и документооборот

Согласно поправкам, сумма компенсации сотруднику на удаленке указывается в коллективном договоре или ином внутреннем документе, а также в приложении к трудовому договору. Это необходимо для экономической обоснованности отнесения расходов на затраты при расчете налога на прибыль.

Теперь работнику не требуется в обязательном порядке отчитываться перед работодателем в случае, если такие внутренние документы в организации оформлены надлежащим образом. Размер компенсации при этом согласно поправке в НК:

  • не должен превышать 35 рублей за каждый день работы на удаленке;
  • либо в сумме подтвержденных документами затрат «удаленщика».

Важно: при превышении расходов работника на удаленке или установлении лимита выше 35 рублей в сутки нужно обратить внимание на слово «либо» в поправке. Если выбран вариант компенсации по фактическим затратам «удаленщика», тот обязан предоставить отчетность по ним.

В качестве документов, подтверждающих затраты удаленщика, связанные с осуществлением его профессиональной деятельности, принимаются:

  • документация на покупку компьютера, ноутбука, периферии – для расчета амортизации;
  • чеки и договора на покупку программного обеспечения, антивирусных программ;
  • затраты на пользование услугами интернет;
  • расходы на офисные и канцелярские принадлежности;
  • чеки и квитанции за аренду оборудования, его ремонт, доукомплектацию, способствующую повышению производительности.

Вышеуказанные расходы должны быть перечислены в трудовом договоре или внутреннем документе организации. Если этого не сделано, то на каждый новый вид расходов составляется допсоглашение к трудовому договору с указанием видов расходов, подлежащих компенсации.

Заключение

Введенные изменения направлены на устранение пробелов в законодательстве и учет особенностей дистанционной работы, включая компенсацию расходов при удаленном выполнении трудовых обязанностей. Размер компенсации теперь регулируется и может составлять не более 35 рублей за каждый день работы на удаленке или в сумме подтвержденных документами фактических затрат сотрудника.