Чем является профессиональный стандарт секретаря руководителя
Процесс подготовки и утверждения профессиональных стандартов длится уже несколько лет. Первоначально эти документы носили такой же рекомендательный характер, как и квалификационные справочники ЕКС (для специалистов) и ЕТКС (для рабочих профессий). Однако с июля 2016 года ситуация изменилась: вступили в действие новые статьи ТК РФ, и теперь профессиональные стандарты обрели силу нормативных актов.
К числу прочих документов этого рода относится и профстандарт секретаря. Он представляет собой официальное описание исполняемых этим специалистом трудовых функций, а также указание на то, какие именно знания, образование и опыт работы требуются для каждой из них. Кроме того, в профстандарте имеется и информация о кодировке работы секретаря по роду занятий (ОКЗ) и видам экономической деятельности (ОКВЭД). Эти сведения могут оказаться весьма полезными для статистического учета.
Описывая требуемую от секретаря квалификацию, профстандарт тем самым служит нескольким целям:
- Унифицирует требования, предъявляемые к секретарям. В результате становится проще определять, чем конкретно должны заниматься работники на этой должности в разных организациях.
- Задает ориентиры для системы профессионального образования. Как следствие, разного рода учебные заведения или курсы, готовящие секретарей, могут сразу ориентировать учащихся именно на то, что от них реально потребуется при трудоустройстве.
Из каких частей состоит профессиональный стандарт секретаря?
Как и любые другие документы этого рода, профстандарт № 447, утвержденный для секретарей руководителей, имеет следующую структуру:
- Общие сведения о виде деятельности и ее основной цели.
- Функциональная карта для деятельности секретаря.
- Характеристика отдельных профессиональных функций, возложенных на этого специалиста.
- Перечисление организаций, принимавших участие в подготовке профстандарта.
А теперь рассмотрим содержание основных разделов, за исключением последнего, подробнее.
Общие сведения, включенные в профстандарт
Первый раздел профстандарта секретаря руководителя включает в себя именно основные сведения о том, какой конкретно деятельностью должен заниматься секретарь. В частности, здесь указаны:
- регистрационный номер по общему реестру профстандартов и код;
- название вида деятельности («Организационное и документационное обеспечение управления организациями»);
- ее основная цель (обеспечение управления и внедрение новых разработок в этой области);
- классификация по ОКЗ и ОКВЭД.
Функциональная карта секретаря
Вторым разделом является функциональная карта, то есть описание обобщенных трудовых функций с входящими в них конкретными обязанностями. Для каждой из них профстандарт устанавливает необходимый уровень (или подуровень) квалификации, требуемый от работника. Уровни кодируются по принятой для профессиональных стандартов системе в зависимости от сложности функции — от 3 до 6.
Профстандарт устанавливает для секретаря руководителя следующие обобщенные функции:
- Организационное обеспечение работы организации в целом.
- Документационное обеспечение.
- Обеспечение деятельности конкретно лица, управляющего организацией.
- Аналитика и административная поддержка этого лица.
Функции перечисляются в порядке возрастания сложности и требуемого квалификационного уровня.
Характеристика отдельных функций
Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:
- прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
- работу с посетителями, пришедшими в организацию;
- координацию и обеспечение работы организации.
Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:
- ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
- координация труда курьеров и водителей;
- составление справок о разъездах и маршрутах.
При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.
Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:
- О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
- О требованиях по образованию.
- О необходимом стаже трудовой деятельности.
Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки. Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное). А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.
Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:
- для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее двух лет именно в качестве секретаря;
- для аналитической и административной поддержки — уже не меньше трех лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.
Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):
- Секретарь-администратор.
- Делопроизводитель.
- Секретарь руководителя.
- Помощник руководителя.
Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря стали обязательными в 2016 году, продолжают действовать и в 2021-м, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.