Сопроводительное письмо к документам (образец) нередко вызывает множество вопросов у его составителей.Статья дает на них исчерпывающие ответы.
Зачем нужно сопроводительное письмо к документам
Независимо от того, куда и с какой целью направляются документы, сопроводительное письмо к ним составляется в обязательном порядке. Это основной принцип документооборота, работающий, прежде всего, в интересах отправителя.
- Именно сопроводительное письмо содержит исходящий, а затем и входящий номера, по которым впоследствии можно отследить путь и судьбу документов.
- Подробный перечень документов, указанный в письме, избавит от недоразумений, связанных с утратой одного или нескольких экземпляров.
- Наличие сопроводительного письма позволит получателю оперативно обработать поступившую корреспонденцию и, при необходимости, дать ответ в кратчайшие сроки.
Как составить сопроводительное письмо к документам
|
|
Унифицированной формы сопроводительного письма к документам не существует, однако обычаи делового оборота и правила делопроизводства предусматривают соблюдение определенных нормативов.
Реквизиты
Деловую переписку между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями) принято вести на фирменных бланках организаций, содержащих угловые штампы с реквизитами отправителя.
Подпись сопроводительного письма зависит от вида направляемых документов. Например, при направлении экземпляра договора или коммерческого предложения письмо традиционно подписывает первый руководитель; если отправляются документы бухгалтерской отчетности – главный бухгалтер или начальник финансового отдела и пр.
Кроме того, в письме должны быть указаны фамилия и контактные данные его фактического исполнителя – для оперативной связи в случае возникновения вопросов по поступившим документам.
Текст письма
Сопроводительное письмо, как правило, составляется на имя первого руководителя компании-адресата или ее подразделения. В этом случае рекомендуется обращение «Уважаемый (ая)» с указанием имени и отчества руководителя. Если письмо безадресное, обращение можно пропустить.
Начальная фраза описательной часть письма зависит от организации, в которую оно направляется:
- в вышестоящую организацию – «представляем Вам»;
- в подведомственную организацию – «направляем Вам»;
- в стороннюю организацию – «высылаем Вам».
Далее следует описание цели предоставления документов и, при необходимости, просьба об их рассмотрении. Если корреспонденция направляется по запросу организации, об этом нужно указать в начале письма.
Перечень документов
В сопроводительном письме под грифом «Приложение» следует указать исчерпывающий перечень направляемых документов по следующим позициям:
- название и номер документа;
- дата его составления;
- количество экземпляров;
- количество листов в документе;
- отметка о прошивке и нумерации, если таковые присутствуют.
В конце письма делается отметка об общем количестве листов отправляемых документов и их упаковке.
Важно: при направлении одноименной документации (например счетов-фактур, договоров и пр.) допускается указание общего наименования и количества листов.