Разграничение доступа к персональным данным — это необходимая мера для обеспечения их сохранности и недопущения к охраняемой информации посторонних лиц. О мерах, предпринимаемых для разграничения доступа к таким данным в организации, и расскажет предлагаемая нами статья.
Цели и способы разграничения доступа к данным сотрудников организации
Хозяйственная деятельность организации предполагает обработку персональных данных, которые собираются для разных целей. Например, для ведения кадровой документации, исполнения обязанностей перед контрагентами, контроля доступа на охраняемые объекты и т. д. Часть 3 статьи 5 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ запрещает объединение баз данных или иных носителей информации, содержащих личные данные, цели обработки которых различны. Часть 1 статьи 19 ФЗ № 152 обязывает организацию также обеспечивать все необходимые и достаточные меры для защиты собираемых данных, в том числе недопущение доступа к ним посторонних лиц.
Исполнение перечисленных выше требований достигается за счет определения прав сотрудников организации на доступ к носителям информации. Прежде всего речь в таком случае идет о компьютерных сетях, программах, файлах, базах данных, с использованием которых обрабатываются личные сведения.
Неограниченным доступом ко всей информации, а также сведениям об используемых средствах защиты данных могут обладать лишь руководитель организации, системный администратор и лицо, ответственное за обеспечение безопасности данных в организации, определяемое согласно требованиям статьи 22.1 ФЗ № 152. Доступ прочих сотрудников ограничивается объемом данных, который необходим им для исполнения своих непосредственных обязанностей.
Наиболее распространенный способ разграничения доступа — это издание специального приказа, в котором поименованы все сотрудники, имеющие права на обработку данных, а также указываются носители информации, к которым возможен доступ каждого конкретного сотрудника, условия доступа (пароли, ключи) и перечень допустимых операций с данными. Также права сотрудников на доступ к носителям информации могут быть определены в соответствующих инструкциях по работе с ними.
Общедоступные личные данные — что это? Источники их получения
В организации могут создаваться сводные перечни (списки) источников данных, которые находятся в общем доступе. Порядок создания таких источников регулируется статьей 8 ФЗ № 152, согласно которой допускается включение в них инициалов, номеров телефона, адресов и иных значимых сведений о сотрудниках. Главное, помнить при этом, что включение в такие источники личных данных граждан, согласно части 1 статьи 8 ФЗ № 152, возможно только с их письменного согласия. Кроме того, организация обязана удалить такие данные по требованию их субъекта либо по решению суда.
***
Подводя итог, отметим, что разграничение доступа к информации о работниках — это необходимая мера, которая позволит обеспечить сохранность данных и исключит их неправомерное использование.