Согласие на обработку персональных данных — относительное нововведение законодательства, обеспечивающее защиту личной информации о человеке от неправомерного использования. Согласие на обработку персональных данных требуется при трудоустройстве, открытии банковского счета и во многих других жизненных ситуациях. Основания и последствия дачи такого согласия, отказа от его предоставления или отзыва изложены в настоящей статье.
Что является персональными данными
Понятие персональных данных дается в ст. 3 одноименного закона № 152-ФЗ от 27.07.2006. Это все сведения, относящиеся к человеку, то есть к физическому лицу. Иными словами, персональными данными можно считать абсолютно любую информацию — от имени до содержания трудовой книжки.
Однако, несмотря на то, что на обработку (то есть изучение, хранение, передачу и т. д.) таких сведений необходимо согласие их носителя, далеко не все из них требуют соблюдения конфиденциальности.
Закон «О персональных данных» делит их на 3 категории:
- общедоступные — основные анкетные данные (имя, отчество, фамилия, гендерная принадлежность, дата рождения и т. д.);
- биометрические — внешние данные и некоторые физиологические особенности (последние — при условии их визуального определения);
- специальные — национальность, вероисповедание, сведения о состоянии здоровья, а также данные о взаимоотношениях с законом (судимость, привлечение к ответственности), частично — информация в сфере занятости (причины увольнения и т. д.).
Согласие на обработку персональныхданных требуется от их носителя только при использовании второй и третьей категорий, то есть специальных и биометрических. Общедоступная информация может использоваться свободно в рамках закона, а также в соответствии с общепринятыми канонами морали и этики.
Исключение — обработка информации в рамках уголовного дела, в ходе оперативно-розыскной деятельности, в целях установления личности при отсутствии документов (в основном касается биометрических данных) и в прочих подобных ситуациях.
В таких ситуациях согласия на обработку персональных данных не требуется.
Защита персональных данных работника
Принимая сотрудника на работу, работодатель, в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ, требует от него ряд документов, а именно:
- паспорт;
- диплом или другой документ, подтверждающий наличие образования или квалификации;
- трудовую книжку (исключение — первичное трудоустройство);
- СНИЛС;
- военный билет (обязательно для мужчин, для женщин — в случае постановки на воинский учет).
Если должность, на которую претендует соискатель, не предполагает ее замещения гражданином, имеющим судимость, может потребоваться еще и соответствующая справка.
Все эти документы содержат персональные данные о будущем или настоящем сотруднике. Поэтому, как только они оказываются в руках работодателя, в действие вступают положения гл. 14 ТК РФ, обеспечивающие конфиденциальность личной информации.
В частности, ст. 86 ТК РФ дает руководителям согласие на обработку персональных данных работника только в служебных целях, которыми могут являться:
- оказание содействия в продвижении сотрудника по карьерной лестнице или получении им образования;
- обеспечение безопасности подчиненных;
- контроль за эффективностью труда работников.
Согласно п. 8 ст. 65 ТК РФ работодатель должен под роспись довести до работника, каким образом и в каком порядке будут храниться, обрабатываться и использоваться предоставленные им сведения. Согласие на обработку персональных данных при приеме документов от работника нужно обязательно, при этом работник предупреждается о возможности отказаться либо в дальнейшем представить отзыв согласия на обработку персональных данных, а также о последствиях этого.
Последствия отказа от дачи согласия на обработку персональных данных
Сам по себе отказ от согласия на обработку персональных данных юридических последствий не несет — в силу ч. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ согласие должно быть выражено добровольно и свободно.
Однако ч. 5 ст. 6 этого же закона допускает отсутствие согласия на обработку персональных данных, если это необходимо в целях исполнения договора, в том числе и трудового. Иными словами, работодатель, исполняя свои обязанности, возложенные на него законом, может в интересах работника — субъекта персональных данных обработать эти сведения без его согласия (при условии использования данных исключительно в служебных целях).
Положение ч. 5 ст. 6 закона № 152-ФЗ распространяется на уже действующих сотрудников, то есть принять соискателя на работу без его согласия на обработку персональных данных работодатель не сможет — трудового договора еще нет, соответственно, и обязанности его исполнять у руководителя тоже нет.
Кроме того, в ряде случаев отказ от согласия на обработку персональных данных всё же может привести к нежелательному результату. Например, если в организации действует пропускной режим, то выписать (заменить) сотруднику пропуск при таких обстоятельствах работодатель не сможет — это действие выходит за рамки служебных целей. Таким образом, отсутствие согласия здесь означает невозможность исполнения трудовых функций.
Ответственность за разглашение персональных данных
В силу ст. 90 ТК РФ ответственность работодателя за разглашение персональных данных варьируется от дисциплинарной до уголовной. То есть любое нарушение конфиденциальности личной информации о работнике, будь то передача сведений или неправомерное их использование, обойдется для виновного весьма суровым наказанием.
Например, в соответствии со ст. 137 Уголовного кодекса РФ, подобные действия могут стоить руководителю должности или даже свободы на срок до 2 лет.
Таким образом, законодательство содержит все необходимые инструменты для того, чтобы работники могли не опасаться за разглашение информации о себе.
Однако, прежде чем ставить подпись в форме согласия на обработку персональных данных, имеет смысл выяснить, не выходят ли запрашиваемые сведения за рамки необходимых для трудоустройства или кадровых перестановок.
Например, сведения о наличии или отсутствии судимости требуются только в тех случаях, когда это нужно для соответствия занимаемой должности. То есть, устраиваясь на работу менеджером по продажам, такие данные предоставлять не нужно. Соответственно, и согласие на обработку персональных данных такого характера тоже предоставлять не следует.
Уведомление об обработке персональных данных
Ст. 22 закона № 152-ФЗ обязывает работодателя вначале направить уведомление об обработке персональных данных в специализированный орган, которым является Роскомнадзор. Уточнить, выполнил ли руководитель это условие, можно на официальном интернет-портале службы.
Кроме того, перед тем как дать согласие на обработку персональных данных, будет нелишним удостовериться в том, что работодатель имеет на это право, то есть является оператором. В этом тоже поможет сайт Роскомнадзора.
Отзыв согласия на обработку персональных данных
Отзывать согласие на обработку персональных данных имеет смысл в 2 случаях:
- при выявлении со стороны работодателя нарушения в части хранения и обеспечения конфиденциальности информации о сотруднике;
- при увольнении.
Отзыв составляется в свободной форме, но при его оформлении стоит сослаться на 2 нормы закона № 152-ФЗ: п. 1 ст. 9, устанавливающий добровольность дачи согласия на обработку персональных данных, и п. 5 ст. 22, регламентирующий обязанность оператора (в данном случае — работодателя) прекратить обработку и уничтожить всю имеющуюся у него информацию о сотруднике.
Работодатель должен уничтожить все сведения в течение 30 дней с того момента, как работник отозвал свое согласие на обработку персональных данных.