Кто и когда составляет записку-расчет на отпуск
Записка-расчет на отпуск посвящена данным, без которых невозможно исчислить сумму отпускных. Делятся такие данные на две группы:
- Характеризующие предстоящий работнику отпуск:
- его вид;
- продолжительность (в календарных днях);
- даты начала/окончания;
- основание предоставления.
- Непосредственно влияющие на расчет отпускных:
- сведения о доходе, полученном работником в течение расчетного периода;
- расчетное число календарных дней в расчетном периоде;
- промежуточные и окончательные результаты вычислений.
Таким образом, за сведения в этом документе ответственны две службы: кадровая и бухгалтерская. Поэтому он заполняется по частям. Формирует записку-расчет кадровая служба (обычно одновременно с приказом о предоставлении отпуска), а бухгалтерия завершает оформление, внося в частично заполненный документ свои данные. В небольших трудовых коллективах обе функции может выполнять один сотрудник.
Сроки оформления записки-расчета законодательно не установлены. Однако ориентирами для определения периода, в течение которого она должна быть сформирована, служат требования о необходимости:
- предупредить работника под подпись о том, что у него начинается отпуск, не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ);
- выдать работнику отпускные не позже чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 30.07.2014 № 1693-6-1).
То есть создать документ, отражающий начисление выплаты в связи с предстоящим отпуском, логично в период между датой, когда документально зафиксировано согласие работника с предоставлением ему отпуска с определенной даты, и днем, позже которого выплачивать отпускные придется с негативными для работодателя последствиями.
Правила оформления записки-расчета
Бланк записки-расчета работодатель может разработать самостоятельно. Однако существует и унифицированная форма этого документа Т-60, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Форма Т-60 предназначена для использования при оформлении отпусков сотрудникам, продолжающим трудиться у работодателя. Если же отпускные рассчитываются для увольняющегося сотрудника, надлежит применять иную форму — Т-61, утвержденную тем же документом Госкомстата.
В разделе формы Т-60, заполняемом кадровой службой, отражаются сведения:
- о работодателе (название и ОКПО);
- работнике (Ф.И.О., табельный номер, название подразделения и должности/специальности);
- предоставляемом отпуске (при этом для данных об основном отпуске выделено особое место, в то время как для сведений об отпусках прочих видов предназначена единая таблица).
В набор характеристик основного отпуска, по сравнению со стандартным набором информации для каждого из видов (вид, число дней, даты начала/окончания, основание), дополнительно включены сведения о периоде, за который он дается.
В документе приводятся также данные об общей продолжительности совместно предоставляемых отпусков.
В разделе, оформляемом бухгалтерией, показываются:
- доходы работника, участвующие в расчете среднего дневного заработка, — раздельно по каждому месяцу расчетного периода и сводная цифра;
- учтенные по правилам ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, календарные дни в расчетном периоде, относящиеся к промежуткам, которые следует взять в расчет среднего дневного заработка;
- расчетная величина среднего дневного заработка;
- объем начисленных отпускных в разбивке по месяцам, на дни которых приходится отпуск;
- иные суммы, подлежащие выплате одновременно с отпускными (например, матпомощь к отпуску, предусмотренная колдоговором);
- итоговая величина начислений;
- суммы, подлежащие удержанию (НДФЛ и иные, например алименты);
- сумма, которая должна быть выдана работнику (цифрами и прописью).
Оба раздела подписывают лица, отвечающие за их заполнение. Печать на записке-расчете, представляющем собой внутренний документ, не предусмотрена.
***
В записке-расчете на отпуск приводятся данные о том:
- в чей адрес делаются начисления;
- какой именно отпуск оплачивается;
- исходя из каких доходов и за какое именно число дней расчетного периода рассчитывается средний дневной заработок;
- как получившиеся суммы отпускных распределяются по месяцам, на которые попадает отпуск;
- как формируется итоговая сумма, подлежащая выплате работнику.
Форма записки-расчета может быть разработана самостоятельно. Но можно использовать и предусматривающий все необходимые данные бланк, разработанный Госкомстатом.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск».