Начался новый налоговый период по НДФЛ — 2019 год. Нужно ли брать заявление на вычет по НДФЛ каждый год с работников или нет?
Заявление на «детский» вычет нужно взять с работника один раз, например при поступлении на работу или рождении у него детей. Пока право на вычет у него не поменяется.
А вот подтверждающие документы придется брать с персонала чаще. На это прямо указал Минфин в письме от 08.05.2018 № 03-04-05/30997.
Если документ доказывает право на вычет в одном налогом периоде, например в 2018 году, то в новом налоговом периоде, 2019 году, работник должен представить в бухгалтерию или отдел кадров новый подтверждающий документ.
Это касается прежде всего сотрудников, у которых есть дети-студенты в возрасте от 18 до 24 лет. Для получения «детского» вычета такому работнику необходимо предъявить справку из учебного заведения о том, что его ребенок обучается на очном отделении. Также в справке должен быть указан период обучения. Бывает, что учебные заведения пишут в справке весь период обучения. Но работнику все равно придется приносить ее каждый год, ведь его ребенка могут отчислить, и тогда работник потеряет право на вычет.
Однако чаще всего учебные заведения выдают студентам справки на один учебный год. Опять из-за вероятности их отчисления. Так что в любом случае работнику придется представлять в организацию подтверждающий документ за каждый налоговый период.
Узнайте также, какие кадровые документы должны быть в вашей организации.