Важные изменения по отчету 2-НДФЛ в 2021 году
На основании приказа ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ справка о доходах физического лица станет в 2021 году приложением расчета сумм налога на доходы физических лиц по форме 6-НДФЛ. Сдавать впервые сведения о доходах физического лица в составе приложения к отчету, нужно начиная с отчетности за 2021 год. За 2020 год справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать по старой форме (приказ ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).
Общий порядок заполнения и подачи формы 2-НДФЛ за 2020 год
Согласно абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны подавать справки по форме 2-НДФЛ в электронном формате. Исключение составляют те, кто подает данные о доходах 10 человек и менее — им сохранили право отчитываться по желанию на бумажных носителях (до 2020 года порог численности составлял 25 человек).
Формат передачи декларации в электронной форме утверждается федеральным органом исполнительной власти по надзору и контролю в области налогов по согласованию с Минфином (п. 7 ст. 80 НК РФ).
В соответствии с п. 4 ст. 80 НК РФ, можно передавать 2-НДФЛ онлайн:
- через личный кабинет налогоплательщика;
- телекоммуникационные средства связи.
День предоставления обязательной формы отчетности — это дата отправки справки 2-НДФЛ онлайн. Принятыми считаются те отчеты, которые прошли форматный контроль (п. 11 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7–3/576@, далее по тексту — Порядок). Согласно п. 7 Порядка отчет принимается сотрудником налоговой, уполномоченным принимать данный отчет. В одном файле с данными не может содержаться более 3000 документов (п. 8 Порядка).
Справка 2-НДФЛ: как ее заполнить онлайн
Чтобы справку 2-НДФЛ заполнить онлайн, воспользуйтесь:
- Специальным программным обеспечением, например одной из разновидностей системы «Налогоплательщик», СБИС, 1С: Бухгалтерия и другими.
- Одним из бесплатных сервисов в интернете. Этот способ не очень удобен, поскольку не все сервисы предлагают возможность конвертации заполненного отчета в электронный формат для отправки в ИФНС.
Самый удобный и простой способ заполнить 2-НДФЛ за 2020 год онлайн бесплатно — использовать встроенные модули в любой применяемой налогоплательщиками программе для ведения бухучета. В современных версиях программного обеспечения есть возможность наложить на документ усиленную ЭЦП и непосредственно отправить в налоговую.
Если использовать сервисы, предлагающие по справке 2-НДФЛ 2020 года только заполнение онлайн, то они не очень удобны для формирования электронных документов. На таких площадках легко заполнить и распечатать отчет в бумажном варианте, поскольку документ сформируется в формате pdf или xls. Следовательно, подписать отчет электронной подписью и отправить в ИФНС при помощи таких сервисов не получится.
Какая программа может использоваться для заполнения 2-НДФЛ
Рассмотрим на примерах, какая лучше подойдет для заполнения 2-НДФЛ программа:
- Чтобы заполнить 2-НДФЛ онлайн за 2020 год в программе «1С: Предприятие», создайте отчет для отправки в ИФНС. Для этого зайдите во вкладку «Зарплата и кадры». Проверьте, чтобы «подтянулись» правильно название и коды предприятия, подписи уполномоченных лиц. Нажмите кнопку «Заполнить», чтобы произошло автозаполнение данных из базы, которую вы ведете, в отчет. Проверьте отображенные в табличной части документа данные и в случае необходимости внесите корректировки вручную или отредактируйте через карточку сотрудника. После сверки всех данных запишите сформированный отчет.
- В программном комплексе «Бухсофт-онлайн» выберите модуль по составлению отчетности, доступный во вкладке «Фонды». По каждому сотруднику в разделе «Анкета» проверьте отображенные данные. Перейдя по вкладке «Справки», внесите необходимые сведения и сохраните. Сформируйте отчет.
- В программе «Контур.Бухгалтерия» начните формировать отчет, перейдя по пути Отчетность/ФНС/2-НДФЛ. Проверьте внесенные в отчет данные, при необходимости внесите дополнения и создайте отчет.
Кроме этого, разработчики программного комплекса «Бухсофт» предлагают 2-НДФЛ заполнить онлайн, а также проверить отчетность. Для этого используйте программное обеспечение «CheckXML + 2-НДФЛ». Это офлайн-программа с возможностью обновления до последней версии, в которой учтены все изменения в нормативных актах и порядке приема электронных документов налоговой.
Как отправить 2-НДФЛ через оператора
Чтобы сдать 2-НДФЛ в электронной форме, используйте телекоммуникационные средства связи (ТКС). Для этого выберите оператора, обеспечивающего электронный документооборот (п. 21 Порядка). Это возможно осуществить, если налоговый агент согласно п. 24:
- обеспечен легальными средствами наложения криптографической защиты информации, совместимыми с теми, что использует налоговая;
- может сформировать отчет в электронной форме и обеспечить его шифрование и дешифрацию полученной от регулятора информации;
- сформировать УКЭП при отправке документа и проверить приходящую из налоговой в ответ информацию.
Как уже упоминалось выше, нормативными актами предусмотрено, что в одном файле может быть сгруппировано не более 3000 сведений о физлицах-налогоплательщиках. Если их больше, то формируются еще аналогичные файлы, при этом в каждом должна быть идентичная информация о предприятии с одинаковыми реквизитами.
Форматный контроль ФНС
После того как отчет будет отправлен в налоговую по ТКС, в ответ (не позднее следующего дня) придет извещение о получении файла (п. 27 Порядка). В течение десяти рабочих дней, согласно п. 29 Порядка, придут файлы с реестром сведений и протоколы о приемке данных. Поданными надлежащим образом могут считаться лишь те сведения, которые налоговая внесла в реестр, то есть те, которые прошли форматный контроль (п. 30 Порядка).
Если отчет не прошел контроль, то его надо пересдать. При этом если часть справок из файла налоговая приняла, то пересдать необходимо лишь те сведения, которые требуют корректировки. Это означает, что налоговому агенту потребуется направить в налоговую новый файл с уточненными сведениями, а не весь файл повторно (п. 5 Порядка и письмо ФНС от 05.09.2013 № БС-4-11/16088).
Если налоговому агенту требуется аннулировать направленную ранее в налоговую справку с ошибочными сведениями, то следует подать аналогичный документ с заполненными данными Ф. И. О. и кодом физлица-налогоплательщика — 99 (сведения о начислениях налога и выплатах доходов не указываются). Когда справка будет аннулирована, подайте новую форму с внесенными правильными сведениями (письмо ФНС от 10.06.2016 № БС-4-11/10398).
Как получить онлайн-справку 2-НДФЛ физлицу
Функционал личного кабинета физлица-налогоплательщика расширен — теперь у него есть возможность в онлайн-доступе получить электронный вариант справки. Подписанный УКЭП документ загружается в одном из форматов: pdf или xml. Для этого необходимо нажать кнопку «Выгрузить с е-подписью».
Электронная справка загрузится в выбранную налогоплательщиком папку на его компьютере в форме zip-архива. Загруженную в кабинете электронную справку можно разослать таким адресатам, как банковские учреждения. Эта возможность доступна в обновленной версии кабинета.
Электронная цифровая подпись налоговой встроена в структуру документа, сформированного в формате pdf. А если выгружать файл xml, то подпись будет содержаться в файле с расширением p7s. Принимающая электронный документ сторона может самостоятельно проверить подлинность наложенной налоговой ЭЦП.
Кроме того, на портале «Госуслуги» налогоплательщик может получать актуальную информацию о суммах начислений и уплаты НДФЛ со своего дохода. Это можно сделать, не выгружая справку 2-НДФЛ с наложенной на нее ЭЦП налоговой.
***
В 2021 году существенно упростились условия заполнения, отправки и получения справок по форме 2-НДФЛ за 2020 год в онлайн-режиме. Существует множество сервисов и программ, при помощи которых можно очень удобно сформировать и сдать отчет. Такому прогрессу способствовало создание благоприятных условий для сдачи отчетов в электронном формате — внесение соответствующих изменений в действующие нормативные акты.