В чем преимущества отправки налоговой отчетности по ЭДО
Преимущества подачи документов в налоговую в электронном виде совершенно очевидны:
- Оперативность.
Доставка документов через онлайн-каналы в ФНС мгновенна (как и отправка исправлений и дополнений). Заполнение отчетов во многих случаях автоматизировано. Сами ИФНС подаче документов в электронном виде предпринимателями очень рады — меньше трудозатрат в сравнении с работой с входящими бумагами.
- Безопасность.
На пути от компьютера налогоплательщика до ФНС вероятность попадания отчетов не в те руки крайне мала.
- Корректность.
При заполнении отчетных документов на ЭДО общераспространено применение программных средств для проверки корректности заполнения отчетов, сверки контрольных соотношений, контроля над соблюдением технических требований к отчетам.
К условным недостаткам электронной подачи документов в налоговую можно отнести:
- Зависимость от доступа в интернет.
Однако в большинстве российских городов (и вероятно, населенных пунктов вообще) интернет (и даже в нескольких вариантах — проводной, мобильный, спутниковый) есть. Крайне маловероятно возникновение ситуации, при которой ни один из коммуникационных каналов не будет доступен.
- Наличие расходов на услуги по отправке документов в налоговую в электронном виде.
Прежде всего, это расходы:
- на электронно-цифровую подпись (ЭЦП);
- доступ к программному обеспечению для ЭДО (опционально);
- интернет.
Но отправка отчетности в налоговую в электронном виде позволяет экономить время, а это в бизнесе не менее ценный ресурс, чем деньги. Потратив время на бумажную волокиту, предприниматель не заработает сумму, возможно, существенно большую в сравнении с расходами на организацию отправки отчетов по ЭДО.
Как осуществляется подача отчетов в ИФНС через сайт
Готовую инфраструктуру для отправки отчетности онлайн предоставляет сама ФНС — в виде:
Сдавать отчетность через него могут ИП и юрлица — с помощью квалифицированной ЭЦП, которая должна быть оформлена в аккредитованном удостоверяющем центре.
Сертификат и ключ квалифицированной ЭЦП для налоговой отчетности должны быть в установленном порядке интегрированы с указанным сервисом. Порядок такой интеграции подробно рассмотрен в Методических рекомендациях от ФНС.
- Личного кабинета налогоплательщика.
С его помощью отправлять налоговую отчетность (на практике представленную только формой 3-НДФЛ) могут только физлица, не зарегистрированные как ИП — с помощью неквалифицированной ЭЦП, которая оформляется ФНС бесплатно и хранится на сервере ведомства.
Юрлица и ИП сдавать отчетность через ЛК не могут, однако, как и физлица, вправе получать текущие сведения о задолженностях, расчетах с бюджетом, направлять различные запросы в ФНС.
Налогоплательщик может использовать для передачи документов в налоговую в электронном виде не только сервис и личный кабинет от ФНС, но и программное обеспечение от других специализированных структур (например, операторов ЭДО).
Как отправить отчет через оператора ЭДО: возможности решений от издателей ЭЦП
Разработка собственного ПО для организации документооборота с ФНС (и другими государственными органами) — один из типовых видов деятельности операторов ЭДО. Такое ПО дается в пользование заказчикам квалифицированных ЭЦП, которые выпускаются операторами (либо партнерскими удостоверяющими центрами). Пользование ПО в этом случае, как правило, бесплатное. Поставляться программы могут в разных вариантах (облачном, стационарном).
Функционал специализированного ПО для отправки отчетности от операторов ЭДО, как правило, существенно превосходит тот, что доступен на сайте ФНС. Особенно в части автоматизации подготовки отчетов, интеграции с используемыми бухгалтерскими системами.
Программы и сервисы отправки электронных документов в налоговую от операторов ЭДО обычно достаточно просты в освоении, а ПО — проще в настройке (если сопоставлять с довольно объемной по трудозатратам процедурой интеграции ЭЦП с сервисом от ФНС). Интерфейсы данного ПО, как считают многие пользователи, удобнее и дружелюбнее (но в этой части и ФНС, безусловно, делает успехи и старается не отставать от частных разработчиков).
В случае возникновения сложностей в настройке ПО от оператора ЭДО пользователь, как правило, в самые оперативные сроки может запросить консультацию (и выполнение иных необходимых действий) со стороны разработчиков. Бывает, что такие услуги оказываются круглосуточно и даже в выходные и праздники. У ФНС график работы не столь гибкий, а отклики на запросы «клиентов» по техническим вопросам во многих случаях могут быть не слишком оперативны.
Как подать отчет по ЭДО через банк: какие функции доступны клиенту
Подать документы в налоговую в электронном виде фирма может, используя интерфейсы системы «Банк-клиент», привязанной к расчетному счету хозяйствующего субъекта (при условии что данная система имеет необходимый функционал). При этом функционал может быть, в зависимости от условий конкретного банка, как самым скромным (рассчитанным, к примеру, на отправку 1-5 различных отчетов в год ИП без работников), так и конкурентным лучшим предложениям от крупнейших операторов ЭДО.
Пропорциональной функционалу будет и стоимость доступа к ПО для ЭДО от банка. Отчетность в режиме «1-5 документов» многие банки позволяют реализовывать бесплатно — и клиентам вполне хватает такого ресурса. При этом в качестве бонуса может предоставляться тот же функционал по автоматизации заполнения и проверке правильности заполнения отчетов.
Автоматизация в данном случае — исключительное преимущество банка, поскольку он априори «будет знать» нужные цифры для заполнения отчетов — если речь идет о выручке и расходах. У банка есть возможность быстрого перевода цифр «со счета в отчет». У клиента не будет повода выгружать эти данные на различные промежуточные носители.
Как и в случае с услугами оператора ЭДО, банк обязательно постарается оказать эффективную техническую поддержку владельцу счета, решившему использовать сервисы ЭДО, оперативно решить вопросы с регистрацией и продлением ЭЦП. Многие банки и операторы ЭДО выстраивают партнерские отношения по различным направлениям, и у клиента появляется возможность скомбинировать сервисы от обеих сторон такого партнерства.
Привлекать ли посредников к передаче отчетов по ЭДО?
На рынке можно встретить организации, которые оказывают посреднические услуги по отчетности в рамках ЭДО по широкому спектру задач, начиная от подготовки документов и заканчивая их отправкой в ФНС через интернет. По сути, речь идет о частичном вынесении функций бухгалтерии и иных подразделений хозяйствующего субъекта, которые бы занимались подготовкой отчетов, за штат.
Но посредник в данном случае берет на себя и технические вопросы. Взаимодействие с ФНС, операторами ЭДО, банками по таким вопросам может отнимать время, а часто — и средства, направляемые на подключение явно лишних услуг (и затрачиваемые в результате появления издержек вследствие неподключения вовремя, в свою очередь, нужных услуг).
Альтернативой обращения к посредникам может быть учреждение в штате компании должности специалиста (или ряда таких должностей), который бы делал всё то же самое, что и сторонний партнер, но без риска вынесения за пределы фирмы критически значимой информации (которая должна попасть в отчет, но мало ли куда она попадет по пути туда под надзором посредников). Но это обычно намного дороже, чем вынесение функции за штат. Стоимость услуг посредников, как правило, в несколько раз ниже даже минимальной зарплаты одного специалиста на ответственной должности, предполагающей выполнение работы по обеспечению сдачи отчетности через ЭДО.
Но если принято решение оставить компетенции по обеспечению ЭДО в штате, нужно будет решать задачи по делегированию выбранным специалистам нужных полномочий.
«Штатная» отчетность по ЭДО: нюансы
Правомочия работников, ответственных за организацию электронного документооборота на предприятии, имеет смысл разграничить на несколько уровней (приказ Росстандарта от 06.11.2015 № 1301):
- Организация эксплуатации программного обеспечения, используемого в рамках ЭДО.
Ответственным здесь может быть представитель департамента информационного обеспечения, который хорошо разбирается в технических вопросах электронного документооборота на предприятии.
- Уполномоченные пользователи инфраструктуры ЭДО, которые непосредственно будут отправлять отчетность с помощью персональных электронных подписей.
Здесь основные компетенции могут быть переданы руководителю фирмы, главному бухгалтеру, его заместителям — это люди, которые, в свою очередь, отвечают за состав предоставляемых в ФНС сведений (а с руководителя в первую очередь спросят, если в отчетах найдутся ошибки или недостоверные сведения). Перед тем как отправить документы в налоговую в электронном виде, уполномоченные пользователи тщательно проверяют их, а затем визируют и подписывают в целях сдачи налоговикам.
- Уровень рядовых пользователей инфраструктуры ЭДО, которые могут иметь доступ к программному обеспечению для формирования отчетов, но не будут иметь личной ЭЦП для отправки документов в ФНС.
Задача таких пользователей — выполнить необходимую подготовительную работу по отчетности, чтобы затем направить ее на заверение управомоченным пользователям (которые, проверив данные и при необходимости исправив их — либо распорядившись исправить их, затем отправляют отчетность в ФНС с помощью своих ЭЦП).
Рядовые пользователи — это, как правило, подчиненные главному бухгалтеру сотрудники бухгалтерии, владеющие необходимыми первичными данными для составления электронной отчетности в налоговую.
***
Электронная отчетность в ФНС может быть отправлена через веб-форму на сайте ведомства, программно-аппаратные решения от УЦ, банков. Компетенции по электронному документообороту могут находиться исключительно внутри организации либо быть выведены в необходимом объеме за штат.