При необходимости подготовить сопроводительное письмо в налоговую образец этого документа вы можете посмотреть на нашем сайте. А об основных правилах, касающихся составления сопроводительного письма в ИФНС, вам расскажет данная статья.
Для чего составляется сопроводительное письмо в налоговую?
При направлении в налоговую службу различных документов (счетов-фактур, квитанций, договоров и т. п.) к ним следует составить сопроводительное письмо. Оно представляет собой документ, в котором перечисляются направляемые бумаги и зачастую даются также пояснения к ним.
Составление сопроводительных писем значительно облегчает и упорядочивает документооборот. Так, благодаря сопроводительному письму:
- предотвращаются возможные споры относительно комплектности представленного пакета документов;
- упрощается работа канцелярии по регистрации полученных бумаг;
- не возникает неясности относительно цели направления в ИФНС того или иного документа;
- поступившие бумаги оперативно доходят до специалиста, который ожидает их получения.
Все ли документы нужно направлять с сопроводительным письмом?
Подавляющее большинство бумаг направляется в ИФНС с сопроводительным документом. Так, если направляемый документ не содержит сведений о его отправителе и получателе, сопроводительное письмо составляется в обязательном порядке.
В то же время существует и ряд документов, которые вполне можно направить в ИФНС без сопроводительного письма. К их числу относятся:
- Первичная налоговая декларация, не имеющая приложений. Такая декларация содержит в себе сведения, необходимые для идентификации ее отправителя. Кроме того, поскольку декларация подается в силу определенных норм закона, обычно не требуется какого-либо объяснения причин ее представления. Если же к декларации прилагаются подтверждающие документы, то целесообразно подготовить сопроводительное письмо с указанием их перечня. Что касается уточненной декларации, то ее также лучше направлять с сопроводительным документом, содержащим объяснение причин ее подачи.
- Жалоба в вышестоящий орган на решения/действия ИФНС и экземпляр заявления в суд об оспаривании действий налоговой. Эти документы в обязательном порядке содержат сведения об их отправителе, наименование налогового органа, а также перечень приложений, поэтому при их направлении в адрес инспекции можно обойтись без сопроводительного письма.
Что должно содержать сопроводительное письмо?
Строго установленной формы сопроводительного письма в ИФНС не существует, однако практика делового оборота предусматривает необходимость включения в этот документ следующих атрибутов:
- наименования налоговой инспекции (возможно также указание должности и ФИО руководителя инспекции или его зама в дательном падеже);
- наименования и адреса отправителя письма;
- исходящего номера и даты;
- номера и даты запроса ИФНС, в ответ на который высылаются документы (при его наличии);
- заголовка (например, «О направлении документов…»);
- обращения («Уважаемый…!»), если документ адресован начальнику налоговой или его заместителю;
- текста письма;
- перечня приложений с указанием их названий, количества листов и числа экземпляров;
- должности лица, подписавшего письмо, его подписи и расшифровки;
- ФИО составителя документа с указанием номера его телефона.
Если сопроводительный документ направляется от имени организации, то его следует оформить на фирменном бланке.
С образцом сопроводительного письма в налоговую можно ознакомиться на нашем сайте.
Что указывается в тексте сопроводительного письма?
Текст письма обычно начинается с фразы «Направляем Вам...», «Направляем в ваш адрес…» или «По вашему запросу высылаем…». Если при этом письмо не содержит обращения к конкретному должностному лицу, то слова «вам», «ваш» и т. п. пишутся со строчной буквы.
Далее следует перечислить направляемые документы и указать их точные признаки (например, «…высылаем книгу покупок за 1 квартал 2014 года»). Количество экземпляров и листов направляемых документов лучше указать не в самом тексте письма, а в перечне приложений.
Сопроводительный документ может ограничиваться и ссылкой на документы, направляемые в адрес ИФНС. Например, при направлении уточненной декларации стоит указать причину корректировки сведений первичной декларации (арифметическая ошибка, поступление новых документов и т. д.).
Нередко, особенно в ходе выездных и камеральных проверок, в сопроводительном письме бывает нужно пояснить некоторые моменты, по которым у налоговой возникли вопросы (их инспекция указывает либо в запросе о выдаче документов, либо в отдельном письме о предоставлении пояснений). Стоит отметить, что налогоплательщикам не стоит уклоняться от дачи разъяснений, поскольку это может привести к негативным последствиям (например, отказу в предоставлении налогового вычета).