Когда составляется служебная записка на командировку
С 2015 года при направлении сотрудника в служебную командировку не требуется составления командировочного удостоверения (постановление Правительства РФ "О внесении изменений..." от 29.12.2014 № 1595).
Если командированное лицо отправляется в поездку на личном, служебном или арендованном автотранспорте, то при оформлении отчета о командировке для возмещения расходов ему предстоит составить служебную записку.
Составляется таковая в свободной форме, так как на законодатефльном уровне каких-то специальных требований к данному документу не предъявляется. Конечно, не старайтесь перегружать его излишними данными, ведь цель записки заключается в подтверждении срока нахождения сотрудника в служебной командировке, а не в подтверждении использования им для этих целей личного либо иного автотранспортного средства.
Однако предусматривается, что в записке должны содержаться определенные сведения, которые позволят бухгалтерской/финансовой службе предприятия определить точный размер суточных и подтвердить соответствующие налоговые расходы.
Образец служебной записки на командировку найти ниже по тексту статьи.
Структура служебной записки на командировку
В этом документе необходимо отразить даты отбытия в служебную командировку и прибытие из таковой с указанием точного времени.
Если возвращение из поездки происходит после 24-00 часов, то к суточным будет добавлен 1 день.
Согласно ч. 2 ст. 9 закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в записке должны присутствовать определенные данные:
- Ф.И.О. руководителя;
- название предприятия (организации, компании);
- наименование документа (служебная записка);
- дата его составления;
- в теле записки указываются цель поездки, проведенные мероприятия, хозяйственные операции;
- число дней командировки;
- дата и подпись командированного сотрудника с расшифровкой его Ф.И.О.
Также к служебной записке должны прилагаться такие подтверждающие расходы документы, как:
- путевой (а в случае необходимости и маршрутный) лист;
- чеки с заправочных станций за покупку ГСМ;
- квитанции об оплате парковки, за пользование платными дорогами и т. п.
Если этого сделано не будет, то налоговая служба произведет доначисление взносов и налогов, в т. ч. на прибыль и на доходы с физических лиц.
Примерная форма служебной записки
Теперь давайте ознакомимся с примерной формой составления документа такого рода.
Директору ЗАО «Турист»
Чернышеву В. И.
от инженера ПТО
Гришина Станислава Геннадьевича
Служебная записка
Сообщаю, что я, Гришин С. Г., на основании приказа выехал в командировку дд.мм.гггг в 9 часов 00 минут из Хабаровска в Благовещенск на собственном автомобиле.
Марка автомашины Nissan Qashqai, рег. номер О303 АК 27.
Прибыл из командировки дд.мм.гггг в 21 час 40 минут. Продолжительность поездки составила 12 календарных дней.
К служебной записке прилагаются:
- путевой лист;
- чеки на ГСМ;
- квитанции об оплате за пользование платной автотрассой и автомобильной парковкой;
- счета за проживание в гостинице.
дд.мм.гггг __________ Гришин С. Г.
Еще больше материалов по теме в рубрике: "Командировки".