Опись документов в личном деле работника - образец, составленный с учетом всех встречающихся в кадровой практике нюансов, представлен ниже. Этот образец является универсальным для любой организации.
Общая информация об описи документов
Если работодатель решил вести личные дела на сотрудников, сразу отметим, что никаких законодательных актов, регулирующих составление и ведение этого документа, на сегодняшний день не существует. В связи с этим при создании описи кадровый работник может опираться на локальный акт о ведении личных дел сотрудников (при его наличии), на сложившуюся практику и собственный опыт либо воспользоваться информацией, представленной в нашей статье.
Личное дело формируется из многих документов в течение всей трудовой деятельности сотрудника на конкретном предприятии. Для удобства хранения информации необходима опись. Функции этого перечня состоят также в следующем:
- фиксация поступления документов;
- быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
- фиксация изъятия и возврата документов.
Составляем опись
Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне.
Опись может состоять из одного или нескольких листов. Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела.
Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела. Второй способ хранения регистра — в самой папке, особенно если она многостраничная. В последнем случае рассматриваемый акт всегда подшивается поверх всех документов.
Заканчиваются формирование личного дела и составление описи с увольнением работника. Личное дело работнику не выдается. Последние строки описи перечеркиваются знаком «Z» во избежание внесения туда каких-либо дополнительных сведений.
Образец описи документов в личном деле работника
Опись личного дела № 37 работника
производственного кооператива «Машстрой»
Анистратова Евгения Керимовича
|
№ |
Дата издания |
№ док-та |
Наименование документа |
Номера листов дела |
Прим. |
Отметки о выдаче/возврате документа |
|
1 |
26.06.2011 |
ВС 030405 |
Диплом о высшем образовании по специальности «инженер» |
1-3 |
Копия |
|
|
2 |
30.01.2012 |
б/н |
Заявление о приеме на работу |
4 |
Оригинал |
|
|
3 |
30.01.2012 |
7-ТД |
Трудовой договор |
5-10 |
Оригинал. |
02.12.2012 — выдача в юр. отдел 05.02.2013 — возврат из юр. отдела |
|
4 |
30.01.2012 |
4-ЛС |
Приказ о приеме на работу |
11 |
Оригинал |
|
|
5 |
25.12.2012 |
57-ЛС |
Приказ об отпуске |
12 |
Оригинал |
|
|
6 |
26.03.2013 |
15-ЛС |
Приказ о переводе на должность главного инженера |
13 |
Оригинал |
|
|
7 |
15.11.2013 |
б/н |
Заявление об увольнении |
14 |
Оригинал |
|
|
8 |
30.11.2013 |
32-ЛС |
Приказ об увольнении |
15 |
Оригинал |
|
Специалист по кадрам Егорова А. В. Егорова
30.11.2013
Итак, наличие описи в личном деле сотрудника во многом облегчает работу кадровика с документами. Составление ее не регламентировано законодательством. Содержание этого перечня обусловлено лишь его функциональностью и определяется каждым кадровым работником самостоятельно.