Как можно вносить изменения в штатное расписание
Штатное расписание отражает структуру штата сотрудников, т. е. данные:
- о подразделениях работодателя;
- должностях, относящихся к каждому из подразделений;
- числе лиц, соответствующих каждой из должностей;
- объеме зарплаты для каждой должности (окладе и доплатах к нему).
Также в него включают сводные сведения об общей численности и общем фонде платы за труд. Кроме того, туда может попасть и иная информация, которую работодателю удобно иметь в этом документе. Последнее становится возможным потому, что штатное расписание не имеет обязательной формы. Основой для самостоятельно разрабатываемого бланка является унифицированная форма Т-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Однако нередки ситуации, когда штатное расписание требуется изменить. Изменения могут быть вызваны разными причинами и иметь разный масштаб — затрагивать всю структуру штата или касаться конкретного подразделения или конкретной должности.
Как же изменить штатное расписание? Когда изменений много, его удобнее разработать заново. Но если объем правок невелик, можно обойтись внесением изменений в основной документ.
Ситуации, когда штатное расписание достаточно изменить корректировкой
Уточнение штатного расписания путем внесения изменений возможно, когда:
- меняется структура только 1–2 подразделений;
- вводятся или ликвидируются 1–2 подразделения;
- исключается или вводится какая-то должность;
- изменяется название должности;
- меняется оклад или структура платы за труд по конкретной должности.
То есть корректировка оправдана в ситуациях, когда содержание большей части основного документа сохраняется, а вносимые в него поправки не усложняют его восприятие.
При этом изменения могут коснуться определенного подразделения, определенных должностей в разных подразделениях или одной конкретной должности. Их последствия тоже могут оказаться разными, в т. ч. может потребоваться оформление дополнительных документов, связанных с сокращением численности или внесением корректировок в тексты трудовых соглашений.
Оформление приказа об изменении штатного расписания
Для изменения штатного расписания (так же как и введения его нового варианта) оформляют организационно-распорядительный документ — приказ о внесении изменений в штатное расписание. Особой формы у него нет. Требования к его оформлению соответствуют стандартным требованиям, предъявляемым к организационно-распорядительным документам, и подразумевают, что в нем есть:
- информация о работодателе, оформляющем приказ;
- указание на дату, номер и место составления документа;
- краткая формулировка основной темы;
- текст, описывающий суть распоряжения;
- указание даты начала вступления распоряжения в силу;
- перечень лиц, ответственных за исполнение.
Кроме того, приказ об изменении штатного расписания может содержать приложения. Например, если речь идет о введении нового подразделения или изменении структуры существующего, к приказу будет приложено штатное расписание такого подразделения, оформленное на применяемом у работодателя бланке. В этом случае в тексте приказа появится указание о наличии такого приложения и отсылка к нему.
Без приложений оформляются приказы о ликвидации подразделения или должностей, изменении названия должности, увеличении оклада или надбавки к нему. В такой ситуации изложение сути распоряжения в образце приказа об изменении штатного расписания может свестись к одной фразе. Например: «Исключить из штатного расписания отдел маркетинга» или «Изменить название должности ”заместитель директора” на “заместитель директора по развитию”».
Изменение должности или оклада - порядок действий (в т. ч. оформление уведомления)
Если в отношении продолжающего работать сотрудника происходит изменение должности или оклада в штатном расписании, порядок действий в этом случае подразумевает обязательное:
- уведомление сотрудника об изменении штатного расписания (путем его ознакомления с текстом приказа об изменениях под подпись);
- внесение изменений в трудовой договор с ним (оформляются как дополнительное соглашение к договору).
Смотрите наш образец, как вносить изменения в штатное расписание при увеличении надбавки по указанной в этом документе должности:
Иным образом сотрудника уведомляют о предстоящем увольнении в связи с сокращением должности или ликвидацией подразделения, в котором есть эта должность. При этом оформляется отдельный документ, в котором работника уведомляют о предстоящем сокращении и предлагают имеющиеся у работодателя вакантные должности.
***
Штатное расписание допускает его периодическую корректировку. В зависимости от объема вносимых в документ изменений они могут приводить либо к оформлению нового варианта штатного расписания, либо к внесению поправок в действующее.
Изменения вносятся приказом, оформляемым по правилам, обычно применяемым к документам организационно-распорядительного характера. Основной текст распоряжения может либо сводиться к одной фразе, излагающей суть изменения, либо содержать отсылку к приложению, которое оформляется как составная часть штатного расписания.
***
Больше интересной информации — в рубрике «Кадровые документы».