Обязательно ли вести Т-2 на всех сотрудников?
Распространенная ситуация: в небольшой по масштабам организации нет специалиста-кадровика. Многие бизнесмены не могут позволить себе такую статью расхода и функции отдела кадров поручают другим сотрудникам (бухгалтеру, секретарю и др.). В таких обстоятельствах объем кадровых документов стараются максимально сократить и задаются вопросом, обязательно ли вести личные карточки сотрудников по форме Т-2 или можно обойтись без них?
В п. 12 постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 обозначена обязанность работодателя по ознакомлению работника под подпись в его личной карточке с каждой записью в трудовой книжке:
- о выполняемой работе;
- переводе на другую постоянную работу;
- об увольнении.
Таким образом, трудовое законодательство предусматривает ведение личных карточек на каждого сотрудника. Их отсутствие в организации может расцениваться как факт нарушения трудового законодательства и наказываться штрафом:
Допустимо ли не применять унифицированный бланк?
Личная карточка работника унифицированной формы Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. До 01.01.2013 все работодатели были обязаны оформлять на работников личные карточки по унифицированной форме. После указанной даты законодательство не требует обязательного применения унифицированных форм, но и не запрещает этого (информация Минфина России № П3-10/2012).
В результате работодателю предоставлено право самостоятельно решать, в какой форме использовать личную карточку: разработанную в организации или привычную всем унифицированную форму Т-2. В бланке допускается (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20):
- менять формат;
- вносить дополнительные реквизиты;
- расширять и сужать строки и графы;
- добавлять вкладные листы.
Единственный запрет для корректировки унифицированного бланка — нельзя удалять обязательные реквизиты.
Большинство работодателей пользуются унифицированной формой Т-2, потому что:
- форма Т-2 разработана с учетом законодательных требований и в ней заложены все необходимые реквизиты;
- с этим бланком привычно работать;
- не исключены претензии проверяющих, если при разработке собственной формы личной карточки какие-либо необходимые сведения не будут включены в бланк.
Узнайте подробнее о претензиях проверяющих в различных ситуациях:
- «Аптечка и огнетушитель по ПДД: требования и штрафы за отсутствие»;
- «Каков штраф за отсутствие страховки ОСАГО или езду без ОСАГО».
Рекомендации по заполнению карточки и ее образец
Личная карточка содержит расширенный набор сведений о сотруднике:
Основные рекомендации по заполнению личных карточек сотрудников по форме Т-2:
- бланк заполняет сотрудник, отвечающий за кадровый учет в организации;
- основание для оформления карточки — приказ о приеме на работу;
- сведения в карточку переносятся из документов работника: паспорта, диплома об окончании учебного заведения, СНИЛС, военного билета, трудовой книжки.
Рекомендации о том, как действовать в различных обстоятельствах, вы найдете на нашем сайте:
- «Как правильно написать жалобу? Примеры, образцы, рекомендации»;
- «Как открыть интернет-магазин с нуля: рекомендации начинающим».
***
Личную карточку работник кадровой службы заполняет на каждого сотрудника при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности карточку дополняют сведениями о переводах на другую постоянную работу, полученном образовании, пройденных в период работы аттестациях, иной необходимой информацией о сотруднике. Бланк карточки может быть любой формы, в том числе унифицированной. За отсутствие личных карточек возможен штраф.
***
Еще больше информации — в рубрике «Кадровые документы».