Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документов

Коронавирус и удаленная работа

Пока власти разрабатывают меры по защите населения от нового смертельного вируса COVID-19, работодатели пытаются разрешить дилемму, как защитить здоровье подчиненных без ущерба для деятельности компании.

Следуя рекомендациям медиков, для снижения риска заболевания вирусом нужно избегать факторов, провоцирующих передачу инфекции. Здесь важно не только соблюдать нормы гигиены, но и максимально сократить контакты между людьми.

В такой ситуации работодателям приходится срочно выбирать — перевести сотрудников на удаленный режим работы или продолжить работу в офисе.

Полезные материалы и подсказки для спокойной работы:

• «Вид поручаемой работы в отчете СЗВ-ТД»;
• «Прием на работу иностранных граждан»;
• «Работа без трудового договора — ответственность работодателя».

Пять шагов по оформлению перевода на удаленку

Если вы решили применять в своей компании удаленную форму работы, необходимо:

1. Согласовать с работниками возможность и условия дистанционного труда.
2. Получить от них заявления о переводе, завизировать их.
3. Отразить дистанционные особенности работы в дополнительных соглашениях к трудовым договорам.
4. Издать приказ о переводе на дистанционную работу и ознакомить с ним сотрудников.
5. Внести сведения о переходе на удаленную форму труда в личную карточку работника.

Записи в трудовую книжку и отчет по форме СЗВ-ТД вносить не требуется. За исключением случаев, когда вместе с переходом на удаленку произошли и другие кадровые события, сведения о которых по закону необходимо фиксировать в трудовой книжке и СЗВ-ТД, к примеру, перевод работника на другую должность или в другое подразделение.

Если вы планируете, что дистанционно свои обязанности будут выполнять вновь принятые сотрудники, то дополнительные соглашения оформлять не требуется. Все особенности удаленного труда можно прописать в трудовом договоре.

Предлагаем комплект готовых пошаговых инструкций для облегчения работы:

• «Регистрация товарного знака — пошаговая инструкция»;
• «Регистрация кассы онлайн в налоговой — пошаговая инструкция»;
• «Смена наименования ООО — пошаговая инструкция».

Заявление сотрудника — образцы для разных случаев

Заявление о переходе на дистанционную работу сотрудник пишет в произвольной форме с соблюдением обычного делового стиля, принятого для документов подобного рода.

Если в компании действует регламентированный документооборот и для такого случая разработан шаблон заявления, сотруднику предлагают воспользоваться таким шаблоном.

Рекомендации при оформлении заявления о переводе на дистанционную работу:

Компания ООО «Интеллект Логистик» приняла решение в связи со вспышкой вирусной инфекции перевести сотрудников на дистанционную работу ─ временно на 2 месяца.

Все сотрудники, чья работа не требовала обязательного присутствия в офисе, оформили заявление на имя работодателя с просьбой о переводе:

Если случилось так, что с целью снижения рисков заражения сотрудников вирусом перевод на дистанционный труд произвели в срочном порядке, но не все сотрудники успели оформить заявление, заявления все равно необходимо. Работодатель может принять его по электронной почте или иным каналам связи. После выхода на работу работник подпишет его собственноручно.

Если заявление оформляется при переводе сотрудника на удаленный труд на постоянной основе и/или по другим причинам, текст заявления может быть иным:

На полученные от сотрудников заявления работодатель накладывает резолюцию и регистрирует в журнале учета заявлений.

Дополнительное соглашение к трудовому договору — образец

Перевод сотрудников на дистанционную форму работы потребует от работодателя оформления с каждым из них дополнительного соглашения к трудовому договору. В тексте необходимо прописать особенности удаленной работы с учетом нормативных требований гл. 49.1 ТК РФ:

Как выглядит образец такого соглашения, смотрите ниже:

Дополнительное соглашение о дистанционной работе можно заключить и без непосредственного взаимодействия сторон в офисе работодателя — путем электронной переписки. Но сразу после достижения договоренностей по всем вопросам и оформления соглашения работодатель обязан направить работнику согласованный текст документа по почте заказным письмом с уведомлением. Срок — не позже трех календарных дней с момента заключения соглашения (ст. 312.2 ТК Ф).

Количество экземпляров дополнительного соглашения к трудовому договору должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора.

Приказ о переводе на удаленную работу — образец

Завизированное директором заявление сотрудника и подписанное с ним дополнительное соглашение к трудовому договору должны сопровождаться распорядительным локальным актом работодателя — приказом о переводе на удаленную работу. При его отсутствии перевод считать состоявшимся нельзя.

Возможны случаи, когда перевод на дистанционный труд совпадает с иными трансформациями в работе сотрудника — меняются должность, структурное подразделение, оклад, тарифная ставка. В этом случае от работодателя потребуется два приказа: о переводе работника на другую работу (форма Т-5) и о переводе на дистанционную работу (форма произвольная).

Можно вместо двух распорядительных документов оформить общий приказ на доработанном бланке формы Т-5. Для этого просто дополните существующую структуру формы полем, в котором будет указан характер привязки работы сотрудника к месту нахождения работодателя.

Ознакомить сотрудника с приказом о переводе на дистанционную работу можно лично или посредством электронного обмена документами (ст. 68, 312.2 ТК РФ).

***

Для оформления работников на удаленную работу потребуется комплект документов: их личные заявления, дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказ работодателя. Также нужно внести записи в личные карточки работников.

В трудовую книжку и отчет СЗВ-ТД сведения о переводе на удаленную форму работы не вносятся, если одновременно с этим мероприятием иных значимых кадровых событий не происходило.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Кадровые документы».