Журнал учета рабочего времени сотрудников позволяет работодателю проконтролировать, какое количество часов отработал каждый сотрудник. О том, как вести данный журнал, вы узнаете из нашей статьи.
В какой форме ведется журнал учета рабочего времени образца
Благодаря журналу учета рабочего времени сотрудников компания-работодатель можетконтролировать, сколько по факту проработал каждый сотрудник (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Хотя на сегодняшний день нет никаких официальных указаний, что учет отработанного времени необходимо вести в журнале, использование именно этого регистра вполне оправданно. С его помощью легко систематизировать все необходимые сведения в хронологической последовательности.
До момента вступления в силу закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в обязанности работодателей входило использование унифицированных форм документов. Для учета отработанного сотрудниками времени постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 были утверждены специальные формы — табели Т-12, Т-13.
С 2013 года эти унифицированные формы перестали быть обязательными, но они по-прежнему идеально подходят в качестве основы для разработки любой компанией собственного журнала по учету фактически отработанного сотрудниками времени. При этом целесообразнее использовать форму Т-12, поскольку в ней, кроме учета фактически отработанного сотрудниками времени, можно также вести расчет заработной платы.
Как составить журнал учета ненормированного рабочего времени
Все дни работы сотрудников в ненормированном режиме (по ст. 101 ТК РФ) необходимо фиксировать, ведь за такие переработки хоть и не выплачивается дополнительное вознаграждение, но предоставляется дополнительный отпуск согласно ст. 119 ТК РФ.
В связи с тем, что трудиться в ненормированном режиме можно только эпизодически, целесообразнее не вносить в журнал учета рабочего времени дополнительные графы, а завести для этих целей отдельный регистр.
Форма журнала по учету ненормированного времени работы может быть следующей.
|
№ п/п |
Сотрудник |
Причина привлечения сверх нормативного рабочего дня |
Когда привлекается в режиме ненормированного рабочего времени |
Общая продолжительность рабочего дня |
||
|
Должность |
Ф. И. О. |
Дата |
Время |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
Журнал учета рабочего времени: срок хранения и образец заполнения (скачать бесплатно)
Каждая организация может самостоятельно разработать журнал учета рабочего времени исходя из своих потребностей. Если целью работодателя является не только учет явок/неявок сотрудников, но и контроль за опозданиями и отлучками на протяжении рабочего дня, имеет смысл не брать слишком масштабную форму Т-12 (Т-13), а разработать собственную. В этом случае в целях получения данных для ее заполнения на крупных предприятиях потребуется выбрать 1 из следующих вариантов:
- иметь в штате специальную должность (вахтера) для контроля за входом/выходом сотрудников в помещение для работы;
- установить автоматическую пропускную систему;
- обязать всех руководителей структурных подразделений вести собственный журнал учета рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.
Форма такого журнала достаточно проста.
|
№ п/п |
Сотрудник |
Дата |
Время |
Общая продолжи-тельность работы |
Отсутствие по времени в часах |
|||||
|
Должность |
Ф. И. О. |
Табельный номер |
|
Прихода |
Ухода |
|
Невыход |
Опоздание |
Преждевре-менный уход |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ведение журнала в такой форме, несомненно, поможет дисциплинировать сотрудников, но увеличит расходы на обеспечение такого учета.
Журнал, при помощи которого учитывается рабочее время сотрудников, оформляется так же, как и любые другие бухгалтерские регистры (ст. 10 закона № 402-ФЗ). Так, следует сначала заполнить титульный лист, в котором указать:
- название регистра;
- наименование компании (и структурного подразделения при необходимости);
- даты начала и окончания ведения журнала;
- ответственное за ведение журнала лицо (его Ф. И. О. и должность).
Внутреннее содержание представляет собой табличные формы, которые заполняются помесячно или понедельно (как удобно работодателю).
Как и любой другой журнал, играющий значительную роль в документообороте компании, данный регистр должен быть прошит, а каждая страница пронумерована. Срок хранения такого журнала составляет 5 лет (п. 586 перечня, утвержденного приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 № 588), а в ряде случаев, если производство тяжелое или вредное, — 75 лет.
На нашем сайте можно бесплатно скачать универсальную форму журнала, предназначенного для учета фактически отработанного сотрудниками времени.