Когда и на кого оформляют доверенность?
Законом не предусмотрено оформление этого документа на конкретных должностных лиц. Представителем компании может быть любой сотрудник или лицо, наделенное такими полномочиями. На него и оформляют доверенность в следующих случаях:
- Получение товара со склада поставщика;
- Приемка товара на складе покупателя;
- Его передача в ином месте, указанном в договоре.
В процедуре доставки и передачи товара может участвовать третье лицо – перевозчик. В этом случае у последнего должен быть договор с одной из сторон. Например, транспортная компания доставляет груз со склада поставщика покупателю. Тогда у нее должен быть договор с покупателем и доверенность на имя водителя, которую последний предъявляет поставщику при получении товара. Договор с транспортной компанией может заключить и поставщик, организовав доставку продукции до склада или магазина покупателя.
При заключении транспортной компанией договора с покупателем, у водителя должна быть не только доверенность на него самого, но и на транспортную компанию.
Как заполнять доверенность?
При заполнении доверенности используют привычную форму М2, но она не является обязательной. Ее можно оформить и в произвольной форме. При получении товарных накладных, в которых указаны все наименования и количество поставляемых товаров, в доверенности можно указать только ссылку на документ (накладную). Сами товары в этом случае в доверенности не указывают, так как их много. При использовании электронного документооборота можно использовать электронную форму доверенности.
При оформлении доверенности в произвольной форме используют фирменный бланк организации. Но он также не является обязательным. Если бланка нет, можно оформить доверенность на обычном листе или распечатать в формате А4. Доверенность подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель, затем на ней ставится печать.
Обязательные реквизиты:
- Число, месяц, год подписания и номер документа;
- ОГРН, ИНН компании или предпринимателя;
- Наименование юридического лица или ИП;
- Данные паспорта и должность лица, на которое оформляют документ;
- Полномочия этого лица;
- Номер и дата договора, по которому производится отгрузка;
- Срок действия документа;
- Подпись руководителя или предпринимателя.
Нотариально заверять такую доверенность не требуется. Она действует в течение года, если в ней не указан другой срок.
Заполнение по форме М2
Вышеописанный документ можно оформить с отрывной частью или без нее. В первом случае «получается» форма М2, во втором – М2а.
Отрывная часть нужна для доверенности при однократном получении товара. На ней ставит подпись сотрудник, на которого выписана доверенность. После передачи товара эту часть отрывают и передают в бухгалтерию компании поставщика.
Форма М2а нужна для многократного (регулярного) получения товара. Заверять ее у нотариуса не требуется. Документ заполняют полностью – без пустых граф. Если в какой-то из них информации нет, ставят прочерк. Лицо, на которое оформлена доверенность, подписывает ее. Затем документ заверяется подписью руководителя и главбуха компании, а также печатью организации.
В доверенности М2 и М2а помимо вышеуказанных обязательных заполняют следующие реквизиты.
- Код ОКПО;
- Наименование и адрес потребителя и плательщика;
- Номер счета;
- Наименование банка;
- Наименование поставщика;
- Номер и дата документа, по которому будет выдан товар (накладная, счет-фактура).
В табличной части заполняют порядковый номер, наименование товара, единицу измерения и количество прописью. В оставшихся свободных ячейках везде ставят прочерки. После этого руководитель и главбух ставят подписи и расшифровку (фамилию, инициалы).
Учет доверенностей
Организация, которая выдает доверенности своим сотрудникам по форме М2, должна регистрировать их в журнале. Он оформляется в виде таблицы, в которой есть столбцы: номер доверенности, дата, когда выдан документ, срок действия, ФИО и должность лица, которому выдан документ. Далее следуют столбцы с наименованием поставщика, номером и датой документа, по которому выдан товар, подписью лица, получившего доверенность, отметки о выполнении поручения по доверенности (указывают товарные накладные). Последнюю ставит бухгалтер.
Поставщик вправе отказать покупателю в выдаче товара без доверенности. А если такая выдача все-таки произошла, покупатель вправе не оплачивать такую отгрузку. При отсутствии доверенности от покупателя поставщик будет доказывать в суде факт отгрузки в случае кражи. Документ оформляют в произвольной форме или используют бланк М2. Законодательством не установлены конкретные требования по оформлению документа. Главное, чтобы в нем присутствовали необходимые реквизиты. Бланк М2 выбирают для удобства. Он может быть с отрывной частью для однократного получения товара или без нее (М2а) для регулярных отгрузок по договору поставки. Если не указать срок действия документа, он будет действителен в течение 1 года.