Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.
Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции
Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.
Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:
- Учитывать наличие разработанных ДИ.
- Контролировать их обновление.
- Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
- Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
- Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
- Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
- Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.
Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.
В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.
Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:
- Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
- Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.
Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.
Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.
В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:
- регистрации ДИ;
- ознакомления с ДИ.
Общая структура журналов
Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.
Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.
- Титульный лист.
- Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
- Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
- Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.
Титульный лист
Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:
- Название журнала.
- Наименование организации.
- Дата начала и окончания ведения.
- При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.
Обратная сторона
Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.
Для этого используются обычные поля:
- общее количество листов;
- название должности заверяющего;
- ФИО заверяющего;
- подпись;
- дата;
- место для печати.
Страница об ответственных за ведение
Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.
Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.
Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.
Примерная форма первого листа может быть такой:
Ответственный за ведение журнала (название журнала)
| Период ведения | ФИО ответственного | Должность ответственного | Основание назначения (приказ, распоряжение) | Подпись ответственного | |
| Начало | Окончание | ||||
| 01.03.2014 | 15.12.1017 | Иванова П.И. | Начальник отдела кадров | Приказ№ 8 от 01.03.2014г. | Иванова |
Структура листа учета ДИ
В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.
Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:
- Порядковый номер записи.
- Дата утверждения ДИ.
- Дата введения в действие.
- Основание для введения в действие (если этого требует внутренние положения по документообороту).
- Название должности, для которой разработана ДИ.
- Название подразделения, в состав которого включена должность.
- Если были изменения, то номер раздела, в который изменения вносились.
- Дата внесения изменений.
- Место хранения оригинала.
- Место хранения копии.
Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.
Как регистрировать инструкции
Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.
Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях
организации по документообороту.
Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.
Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.
Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.
Записи ведутся в хронологическом порядке.
Журнал ознакомления с ДИ
Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.
В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:
- Порядковый номер записи.
- ФИО работника.
- Должность.
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
- Название должностной инструкции.
- Дата ознакомления.
- Личная подпись работника.
В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.