Должность — документовед
Управление предприятием, особенно крупным, требует организации полноценного документооборота (документационного обеспечения, делопроизводства) — и в таких случаях в штатном расписании предусматривается должность документоведа, требующая получения соответствующего образования.
Какие обязанности при этом возлагаются на такого специалиста? Если говорить вкратце, то основными задачами документоведа являются совершенствование документооборота, связанного с деятельностью предприятия и разработка нормативной документации, регламентирующей сферу делопроизводства (например, затрагивающей номенклатуру дел, положение об экспертной комиссии и т. п.). Кроме того, документоведа можно привлечь к иным мероприятиям, имеющим прямое отношение к делопроизводству.
При разработке должностной инструкции для этого сотрудника кадровыми и юридическими службами предприятия должна учитываться специфика его деятельности, так как должность документоведа имеет не одну категорию — а это значит, что квалификационные требования к специалисту могут различаться. За основу же документа берутся постановление Минтруда № 37 от 21.08.2008 и госстандарт высшего профессионального образования по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Форма и содержание должностной инструкции документоведа
Как и любая другая, должностная инструкция документоведа содержит ряд обязательных разделов, описывающих общие положения, функциональные обязанности и права данного сотрудника, а также ответственность, режим и условия его работы.
В общих положениях обычно указываются требования к образованию и необходимый стаж работы. Так, если речь идет об обычном документоведе, то для него вполне достаточно будет наличия высшего профобразования, срок же трудового стажа значения не имеет. Если речь идет о документоведе II категории, тогда помимо профильного высшего образования ему необходимо иметь как минимум 3-летний стаж работы по специальности. Документовед I категории должен иметь высшее профобразование и проработать не менее 3 лет документоведом II категории.
Далее следует раздел, определяющий обязанности специалиста, например:
- Разработка и внедрение новых методов работы с документацией, ее учет, хранение и т. д.
- Осуществление контроля над состоянием документооборота на предприятии и делопроизводства в целом.
- Изучение, анализ и обобщение отечественного и зарубежного опыта в сфере документационного обеспечения.
- Разработка нормативно-методической документации.
- Выполнение служебных поручений своего непосредственного руководства и пр.
В следующем разделе говорится о правах документоведа. Обычно здесь говорится о том, что сотрудник имеет право:
- на внесение предложений, касающихся совершенствования сферы делопроизводства на предприятии;
- сообщение руководству предприятия/организации об имеющихся недостатках и нарушениях в работе отдельных сотрудников компании либо в работе структурных подразделений, выявленных в ходе осуществления документоведом своих должностных обязанностей, а также предложение мер по устранению таковых;
- возможность делать личные запросы (либо запросы по распоряжению руководства), адресованные структурным подразделениям или отдельным сотрудникам, для получения необходимой для его работы информации (лишь в пределах своей компетенции);
- участие в мероприятиях, связанных с планированием, организацией, совершенствованием деятельности сферы документационного обеспечения управления и т. п.;
- участие в подборе, расстановке и повышении квалификации сотрудников отдела документационного обеспечения;
- требование от работодателя (либо непосредственного руководителя) оказания помощи в вопросах исполнения обязанностей, предусмотренных его должностной инструкцией.
Следующий раздел содержит информацию об ответственности документоведа, которая наступает в случае неисполнения либо ненадлежащего исполнения им своих обязанностей в строгом соответствии с нормами административного, трудового, гражданского, уголовного законодательства России. Например, здесь могут быть такие пункты:
- Если положения должностной инструкции нарушены разово, то сотруднику может быть объявлен выговор или сделано предупреждение. При неоднократном или грубом их нарушении может последовать увольнение.
- При нанесении организации ущерба материального плана сотрудник должен будет его возместить в добровольном или судебном порядке.
- Если в процессе работы документоведом не соблюдаются правила пожарной безопасности и т. п., его привлекают к ответственности административного характера согласно КоАП.
Последним разделом должностной инструкции документоведа является раздел об условиях работы, которые должны соответствовать правилам внутреннего распорядка, действующим на предприятии. Здесь же может оговариваться возможность направления такого сотрудника в командировки для решения служебных вопросов.
Заключение
Поводя итоги вышесказанному, стоит сказать о том, что после разработки кадровыми и юридическими службами должностная инструкция документоведа согласовывается с непосредственным руководителем структурного подразделения и утверждается гендиректором предприятия (либо другим уполномоченным на то лицом).
Так как в своей трудовой деятельности сотруднику предстоит руководствоваться именно положениями данной инструкции, ознакомление претендента на должность с этим документом должно происходить еще до момента заключения с ним трудового договора. Факт ознакомления с должностной инструкцией и согласия с требованиями, изложенными в ней, кандидат подтверждает, поставив на последнем листе документа свою подпись.