Все компании и предприниматели должны хранить документы по бухучету, налогам и кадрам в течение определенного времени. За их сохранность отвечает непосредственно руководитель организации. Однако он может делегировать свои обязанности по сохранности документов и другому сотруднику. Предприниматели отвечают сами.
Сроки хранения документов различаются. Они зависят прежде всего от вида документа и информации, которую он несет и подтверждает.
Например, налоговые и бухдокументы, которые подтверждают ваши доходы, расходы и величину начисленного налога, нужно хранить 5 года (первичные документы, регистры бухучета, счета-фактуры), книги покупок и продаж, документы о начисленных и перечисленных налогах – 4 года. Некоторые кадровые документы должны храниться по 50–75 лет, например документы по личному составу (труддоговоры, лицевые карточки).
В некоторых случаях сроки хранения документов могут быть увеличены. Если вы списываете убытки за прошлые годы в налогучете, то бумажные носители, доказывающие такую операцию, сохраняются в течение всего периода списания убытка плюс еще 4 года.
Мы подготовили таблицу, с помощью которой вы узнаете сроки хранения документов в зависимости от их вида, а также правовое обоснование данной нормы хранения. Наша памятка также поможет вам при общении с проверяющими, если у них вдруг возникнут вопросы, почему у вас не сохранились документы за определенные периоды.
Как посчитать сроки хранения документов? Вам поможет наша таблица с примерами:
Если избавиться от документов раньше положенного срока, то налоговые инспекторы, к примеру, при проверке вашей деятельности могут снять расходы и вычеты по налогам, так как они не будут подтверждены. В итоге вам могут доначислить налоги, а также выставить штрафы и пени. Также если у вас вдруг не окажется первички, то налоговики могут оштрафовать компанию на сумму от 10 000 до 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Если вы не представите по требованию налоговой или трудинспекции документы, вас будут ждать следующие штрафы:
Следите за сроками хранения документов внимательно и не допускайте их преждевременного уничтожения!
Еще больше материалов по теме – в рубрике «Документы».