Легализация документов в международном обращении необходима для того, чтобы официальные документы одного государства могли быть признаны на территории другого государства в их неизменном правовом статусе. Подробнее о понятии легализации документов, видах и порядке этой процедуры узнаем из статьи.
Что такое легализация документов
Легализация документов – это специальный церемониал, последовательность действий, в результате которых документ иностранного государства становится юридически значимым в требуемой стране. Процедура легализации документа может быть проведена только в той стране, где эта деловая бумага была выдана или оформлена.
Легализации подлежат документы, выданные госорганами или при их участии, документы об образовании, воинской службе, архивные справки и выписки и т. д.
В соответствии с законодательством России, не могут быть легализованы документы:
- расходящиеся по своему содержанию с законодательством РФ или способные нанести ущерб России;
- паспорта и другие удостоверения личности;
- «военники»;
- трудовые книжки;
- профсоюзные билеты;
- пенсионные удостоверения;
- водительские удостоверения;
- документы, относящиеся к коммерческим или таможенным операциям.
Виды легализации документов
По процедуре придания юридического статуса деловым бумагам в иностранном государстве можно выделить следующие пути легализации документов:
- апостилирование;
- консульская легализация;
- узаконивание документов путем обоюдного признания через двусторонние международные договоры;
- легализация в Торгово-промышленной палате РФ.
При этом непосредственно к легализации документов в виде совершения определенных действий по приданию законности государственным актам в другой стране можно отнести лишь первые 2 способа (апостилирование и консульская легализация).
Тогда как взаимное признание странами госдокументов друг друга является способом, исключающим применение любых действий к документу, в том числе и проставление апостиля. В этом варианте о легализации документов можно говорить уже на этапе заключения двустороннего международно-правового договора по принятию на своих территориях документов в их существующем правовом статусе без какого-либо дополнительного оформления.
В настоящее время подобные международные соглашения заключены у России с 37 странами, включая большинство бывших союзных республик СССР, а также значительную часть европейских государств, КНДР, Кубу и прочие. Однако нужно иметь в виду, что, к примеру, Словакия, несмотря на заключенное в свое время упомянутое двустороннее соглашение, с 2010 года требует проставление апостиля на документах из России.
Что касается легализации документов через Торгово-промышленную палату РФ, то эта процедура предусмотрена для ряда коммерческих бумаг, которые не могут быть узаконены через консульскую легализацию или апостилирование. Легализацию документов в ТПП РФ проводят на основании закона «О ТТП в РФ» от 07.07.1993 № 5340-I. Однако такие действия по удостоверению документов не являются обязательными и проводятся лишь по требованию иностранного контрагента.
Чем консульская легализация документов отличается от апостилирования
Остановимся подробнее на двух процедурах, непосредственно представляющих собой способы легализации документов для заграницы. Это вставка штампа-апостиля и консульская легализация.
Легализовать документы с помощью апостиля могут только страны – стороны Гаагской конвенции от 1961 года (См. Что такое апостиль документов и зачем он нужен?). В таком варианте легализация документа происходит в один этап, заключающийся в обращении в компетентный госорган за проставлением на справке, свидетельстве или иной деловой бумаге специального штампа – апостиля. Внешний вид и содержание штампа, призванного легализовать документы, строго определены в конвенции.
В настоящий момент сторонами Гаагской конвенции являются порядка 135 стран. Обратиться за легализацией можно в один из указанных госорганов в зависимости от того, какой документ необходимо апостилировать:
- Минюст РФ (на федеральном уровне или в территориальных подразделениях);
- ЗАГСы;
- Минобороны;
- Рособрнадзор;
- Росархив.
По сравнению с процедурой проставления апостиля такой способ легализации документов, как консульская легализация – более сложный вариант, требующий последовательного обращения в несколько компетентных органов. Консульская легализация может понадобиться, если требуется легализовать документ и вместе с тем:
- страна, куда будет предоставлена запрашиваемая бумага, не является стороной Гаагской конвенции 1961 года;
- между Россией и интересующим государством нет двустороннего соглашения об обоюдном признании документов друг друга;
- предписываемый документ не относится к деловым бумагам, которые, в соответствии с законодательством, не нуждаются в легализации.
Порядок консульской легализации документов
Процедуре консульской легализации документов в России посвящено 2 нормативных акта. Это:
- Федеральный закон «Консульский устав» от 05.07.2010 № 154-ФЗ.
- Админрегламент Министерства иностранных дел, утвержденный приказом МИД России от 18.06.2012 № 9470.
В соответствии с законодательством, консульская легализация охватывает несколько этапов:
- Засвидетельствование документа в нотариальной конторе вместе с переводом и росписью выполнившего его специалиста.
- Заверение подписи нотариуса в Минюсте РФ.
- Удостоверение печати Министерства юстиции и росписи уполномоченного чиновника в консульском департаменте МИД РФ.
- Дальнейшее засвидетельствование в консульстве государства, затребовавшего документ.
Заявителями в случае консульской легализации являются граждане и организации, которые должны обратиться в приемную отдела легализации и истребования документов МИД по адресу: г. Москва, 1-й Неопалимовский переулок, д. 12, подъезд 2, зал 3. Аудиенция осуществляется в будние дни каждый день с 9 часов 30 минут до 12 часов 30 минут и с 14 часов 30 минут до 17 часов, а в пятницу – с 9 часов 30 минут до 12 часов 30 минут и с 14 часов 30 минут до 16 часов.
Для осуществления процедуры необходимо предоставить:
- заявление (образец можно скачать на сайте МИД РФ по адресу: http://www.kdmid.ru/);
- паспорт для граждан или доверенность на совершение указанных действий от организации;
- госдокумент, требующий легализации;
- документы, подтверждающие родственную связь в случае затребования документа родителями в отношении малолетних или родственниками усопшего;
- квитанция об оплате госпошлины.
Длительность выполнения услуги в МИД РФ составляет 5 рабочих дней с даты принятия обращения. Если же необходимо затребовать документы в другом государстве, срок выполнения услуги может составлять до 6 месяцев и при наличии уважительных обстоятельств может быть продлен еще на 3 месяца по решению руководителя Консульского департамента МИД РФ.