Зачем нужны сличительные ведомости и по какой форме их составлять
Сличительная ведомость — документ, в котором отражаются итоги инвентаризации в виде:
- излишков по проверяемому активу (обязательству);
- недостач;
- отсутствия излишков и недостач.
Сличительные ведомости заполняются на основании сведений из инвентаризационных описей. Например, составляемых по формам:
- ИНВ-1 (по основным фондам);
- ИНВ-1а (по НМА);
- ИНВ-3 (по ТМЦ).
Образцы заполнения бланков ИНВ-3 и ИНВ-1а можно скачать в начале статьи.
В зависимости от типа учитываемых активов (обязательств) может быть подобрана оптимальная сличительная ведомость:
- унифицированная (например, ИНВ-18 для ОС и НМА или ИНВ-19 для ТМЦ);
- разработанная организацией самостоятельно.
Скачать бланки ИНВ-18 и ИНВ-19 можно в начале статьи.
В любом случае форма ведомости должна быть закреплена в учетной политике (п. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Полезно будет рассмотреть ряд нюансов, характеризующих применение сличительных ведомостей по инвентаризации на практике.
Применение сличительных ведомостей: нюансы
При применении сличительных ведомостей (прежде всего, это касается таких классических документов, как ИНВ-18 и ИНВ-19) нужно иметь в виду, что:
- Все ведомости составляются в двух экземплярах.
Первый передается материально ответственному сотруднику, второй — в бухгалтерию в целях использования в качестве оправдательного документа при составлении проводок и на ответственное хранение.
- Результаты инвентаризации имущества, учитываемого за балансом, следует отражать в ведомостях отдельно от собственных активов и пассивов, которые поставлены на баланс.
- Порядок применения ведомостей может быть закреплен в отдельном локальном нормативе предприятия, например положении об инвентаризации.
В нем могут присутствовать самые разные нормы. Например, правило, по которому сличительные ведомости результатов инвентаризации составляются в зависимости от наличия или отсутствия излишков (недостач). Минфин советует составлять их только при обнаружении расхождений (п. 4.1 Методических рекомендаций, утв. приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
К прочим категориям норм, закрепляемых в положении об инвентаризации, можно отнести:
- правила внесения исправлений в ведомости (и порядок защиты ведомостей от несанкционированных корректировок);
- порядок применения ведомостей в электронном виде.
Итоги инвентаризации по всем активам (обязательствам) могут быть отражены в обобщающем документе. Как правило, он составляется по итогам определенного отчетного периода (квартала, года). Аналогично может применяться унифицированная или своя форма.
Возможно, самый распространенный документ соответствующего типа для учета выявленных инвентаризацией результатов — ведомость ИНВ-26. Строго говоря, это не сличительная ведомость, но документ, важный с точки зрения систематизации итогов применения соответствующих ведомостей за длительный период. Например, квартал или год.
Рассмотрим особенности его применения подробнее.
Форма ИНВ-26 для учета выявленных излишков и недостач: особенности применения
Главное преимущество формы ИНВ-26 — в возможности показать в ней наличие излишков и недостач (либо их отсутствие), а также результаты зачета недостач в привязке к конкретным счетам бухгалтерского учета. На основании ведомости, таким образом, можно внести необходимые корректировки в регистры бухгалтерского учета.
Скачать бланк ИНВ-26 можно в начале статьи.
В форме отражаются:
- Сведения о хозяйствующем субъекте
- наименование;
- код ОКПО.
- Сведения о ведомости:
- номер, дата составления;
- отчетный период, за который составлена ведомость.
- В табличном виде — результаты инвентаризации.
Они приводятся в разрезе используемых счетов бухгалтерского учета. Указываются, таким образом, наименование, номер счета по учитываемому объекту и соответствующие ему показатели:
- величина излишков и недостач;
- стоимость испорченного имущества;
- зачет сумм недостачи и испорченного имущества по различным основаниям (при пересортице, списании имущества в расходы, в том числе в пределах норм естественной убыли, отнесении убытков на виновных сотрудников).
Документ заверяется руководителем фирмы, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.
Обратите внимание! Если речь идет о классических сличительных ведомостях, в частности ИНВ-18 и ИНВ-19, то они подписываются еще и материально ответственными лицами.
***
Сличительная ведомость призвана отражать излишки и недостачи (при необходимости обозначить их отсутствие) по итогам инвентаризации. Может составляться по унифицированной или разработанной предприятием самостоятельно форме. По итогам отчетного периода показатели по излишкам и недостачам в привязке к конкретным счетам бухучета могут быть обобщены в форме ИНВ-26 или аналогичной, разработанной хозяйствующим субъектом.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерские документы».