Оформляем командировку
Отправляя работника в командировку, работодатель должен предоставить ему средства для проживания, питания и обеспечения нормального рабочего процесса. Что обычно входит в командировочные расходы, указано в ст. 168 ТК РФ:
Кроме того, за время нахождения работника в командировке ему начисляется заработная плата. Исчисляется она исходя из среднего заработка.
Чтобы отправить сотрудника в командировку, работодатель должен издать соответствующее распоряжение в письменном виде в свободной форме. Распоряжение возможно также в виде приказа руководителя на унифицированном бланке по форме Т-9, которая не обязательна для применения, но удобна и привычна.
Предлагаем для скачивания бланк унифицированной формы Т-9.
А также образец заполненного бланка.
Факт пребывания работника в командировке и ее срок могут подтвердить:
Рассмотрим, какие проводки при командировочных расходах необходимо сделать.
Выдан аванс на расходы в командировке как подотчет
Итак, издан приказ о направлении сотрудника в командировку. Необходимо организовать ему проезд до места назначения и проживание. Оплатить эти траты организация может заранее с расчетного счета. Такие операции оформляются стандартными проводками как расчеты с поставщиками. Но обычно подобные расходы сотрудник осуществляет самостоятельно, для чего ему выдаются денежные средства авансом под отчет.
Выдан аванс на командировочные расходы - проводка будет следующей:
Допустим, сотрудник имеет корпоративную банковскую карту и оплачивает командировочные расходы с ее помощью. В этом случае списание с корпоративной карты в пользу поставщика, например перевозчика, оформляется так же, как если бы средства были выданы в подотчет на командировочные расходы, проводкой:
Учитываем суточные
Суточные — это денежные средства, которые работодатель предоставляет своим работникам за каждый день нахождения в командировке, включая дни, проведенные в дороге.
ВАЖНО! Потратить суточные сотрудник может на любые цели по своему усмотрению и отчитываться по этим расходам не обязан.
Их размер определяется в локальных актах организации. В целях обложения НДФЛ и взносами существует лимит по суточным:
- 700 руб. — при командировках по России;
- 2 500 руб. — при загранкомандировках.
Суточные сверх этих лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Проводка для удержания НДФЛ с суточных сверх лимита и начисления страховых взносов:
Суточные входят в сумму аванса, выдаваемого сотруднику перед командировкой:
Таким образом, проводки по командировочным расходам для суточных аналогичны выдаче аванса на командировочные расходы.
Расходы по командировке списаны
По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться о произведенных им расходах в течение трех рабочих дней. Для этого он составляет авансовый отчет и прилагает к нему все документы, подтверждающие его расходы в командировке.
Списываются командировочные расходы на счета затрат, отражающие цель командировки:
Таким образом, по авансовому отчету работника командировочные расходы списаны проводкой:
Отметим, что этими проводками списываются все расходы: и на проезд, и на проживание, и суточные.
Далее необходимо проверить остатки по счету 71 по аналитике этого сотрудника. Как мы помним, аванс, выданный ему, был только расчетной суммой:
Проводки для отражения этих операций будут следующими:
***
Командировка — достаточно частая ситуация на многих предприятиях. Все средства, выданные сотруднику на командировку, относятся к подотчетным и проходят по счету 71. По итогам командировки необходимо представить авансовый отчет и разнести подтвержденные расходы на соответствующие счета затрат.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».