Основные понятия, связанные с зарплатой, в учете
Отражение зарплаты в бухучете имеет свои особенности. Уточним некоторые понятия, необходимые для верного понимания, как и в какие даты составлять проводки, когда зарплата начислена, выплачена, депонирована, в какой момент и с какой суммы дохода удерживать подоходный налог и какими проводками отразить удержания в учете.
П. 2 ст. 223 НК РФ гласит, что дата фактического получения дохода в виде оплаты труда — последний день месяца, за который она начислена, или последний день работы, если сотрудник уволился в середине месяца.
Крайний срок уплаты НДФЛ с заработной платы — следующий день после ее выплаты.
Зарплату необходимо выдавать не реже чем каждые полмесяца. Это продиктовано ст. 136 ТК РФ, где сформулированы правила выдачи зарплаты:
Получается, что часть заработной платы может быть выплачена до даты фактического получения дохода. Эту часть принято называть авансом.
Исходя из вышесказанного, при выдаче аванса, при условии что он выплачивается раньше последнего дня месяца, еще нет налоговой базы по НДФЛ, и в этом случае удерживать НДФЛ не следует. Такую точку зрения высказывают и налоговики, и Минфин (письма ФНС России от 15.01.2016 № БС-4-11/320 и Минфина России от 22.07.2015 № 03-04-06/42063).
Проводки по зарплате в бухгалтерском учете отражают по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет по этому счету ведут в разрезе каждого сотрудника.
В дальнейшем будем использовать данные из примера:
Начислена заработная плата: проводки
Заработная плата начисляется на последнее число каждого месяца. В бухгалтерском учете для этого используют, как уже говорилось, счет 70 в корреспонденции со счетами затрат. Какие именно счета затрат задействовать, зависит от того, какую трудовую функцию выполняет работник:
Любое действие в бухгалтерском учете, в том числе проводки по начислению заработной платы, необходимо производить на основании первичного документа, подтверждающего факт хозяйственной деятельности. Применение унифицированных форм первичных документов уже давно необязательно, за небольшими исключениями. Однако специально разработанные формы зачастую удобны и привычны, поэтому приведем в статье первичку, которая относится к унифицированным формам. Эти бланки могут быть переработаны предприятиями в соответствии со своими нуждами, но с условием сохранения обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Первичным документом для расчета и начисления зарплаты является расчетно-платежная ведомость (Т-49).
Этот документ используют не только для расчета, но и для выплаты заработной платы.
Приведем также заполненный образец расчетно-платежной ведомости (пусть аванс — половина оклада).
Можно разбить форму Т-49 на две: расчетную ведомость (Т-51), где отобразятся все начисления, и платежную ведомость (Т-53) для выплаты зарплаты и подписей получателей.
Бланк расчетной ведомости представлен ниже.
Изучите также заполненный образец расчетной ведомости.
Итак, начислена заработная плата - проводка по этой операции, согласно условиям примера выше, будет следующей:
Удержан НДФЛ из зарплаты: проводки
При выплате заработной платы сотрудникам организация является налоговым агентом по НДФЛ. П. 4 ст. 226 НК РФ гласит, что налоговый агент должен удержать сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. При этом уплата подоходного налога сотрудников за счет средств организации недопустима.
НФДЛ с зарплаты рассчитывается по итогам месяца с учетом налоговых вычетов. Когда доход сотрудника превысит 350 000 руб., стандартные налоговые вычеты предоставлять прекращают. Ставка НДФЛ с заработной платы в 2019 году составляет 13% для резидентов и некоторых нерезидентов, 30 % для нерезидентов.
Для расчета НДФЛ предприятия используют самостоятельно разработанные регистры.
Для налога на доходы физических лиц в плане счетов предусмотрен счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет 01 «НДФЛ».
Кроме того, работодатель может удержать из зарплаты работника определенные суммы. Приведем примеры некоторых из них:
Итак, из заработной платы удержан НДФЛ - проводки по этой операции расписаны в таблице:
Как видим, в проводках по заработной плате учет затрат ведется суммарно. Разбивка по сотрудникам видна в аналитике счета 70.
Отражение зарплатных взносов и налогов в бухучете
Кроме того, с заработной платы необходимо начислить взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование, на социальное страхование и страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Ставки взносов в 2019 году по основным тарифам:
Пониженным тарифом страховых взносов в 2019 году могут пользоваться некоторые налогоплательщики, однако их список сильно урезали по сравнению с предыдущим годом.
Такие начисления отражают по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию», причем для каждого вида страхования открыт собственный субсчет:
Счет 69 используют в корреспонденции со счетами затрат, которые применялись для начисления заработной платы. То есть взносы отражают по счетам суммарно по каждому счету затрат.
Рассмотрим таблицу с проводками по начислению с заработной платы налогов и взносов:
Проводки, когда зарплата выдана
В проводках по выплате нет разницы, выплачивается аванс или же происходит полный расчет за месяц. Отличием будет то, что при полном расчете не позднее следующего дня после выплаты необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Если же аванс выплачен в последнее число месяца, НДФЛ также необходимо перечислить не позднее следующего дня.
Зарплата может быть выплачена как из кассы предприятия, так и с расчетного счета на личную карту сотрудника или в рамках зарплатного проекта. При выплате из кассы используем счет 50 «Касса», при выплате с расчетного счета — счет 51 «Расчетный счет». Рассчитывать аванс необходимо по итогам фактически отработанного времени. Полный расчет производится в виде остатка зарплаты за вычетом НДФЛ. Также важно не забыть произвести иные необходимые удержания.
Зарплата должна быть получена работником в кассе в течение 5 дней. Если этого не произошло, в платежной ведомости указывается: «Депонировано». Суммы неполученной зарплаты могут быть сданы в банк.
При оплате из кассы можно использовать расчетно-платежную ведомость (Т-49) или просто платежную ведомость (Т-53).
Предлагаем вашему вниманию бланк ведомости Т-53.
Приведем также образец заполнения платежной ведомости (пусть аванс — половина оклада и Сидорова не получила зарплату в указанный срок).
Рассмотрим отражение полного расчета за февраль 2019 года. Итак, выдана заработная плата - проводки по этой операции представлены в таблице:
***
Для учета зарплаты используют счет 70 в корреспонденции со счетами учета затрат, выбор которых зависит от того, какую функцию выполняет работник. При выплате зарплаты работодатель производит обязательные удержания из нее, но в определенных пределах. НДФЛ с зарплаты должен быть перечислен в бюджет не позднее следующего за днем выплаты зарплаты дня.
***
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».