О форме универсального передаточного документа
Реализация товаров и услуг у предприятий на ОСНО сопровождается заполнением двух документов:
- товарной накладной, ТТН или другой подобной формы по законодательству о бухучете (№ 402-ФЗ);
- счета-фактуры — по условиям НК РФ.
Информация в этих двух типах документов практически одинакова, они дублируют одну хозяйственную операцию по передаче товара. Это увеличивает время заполнения и объем бумажного оборота.
Форма счета-фактуры согласно постановлению Правительства РФ № 1137 позволяет добавлять дополнительные поля и строки. ФНС проанализировало ситуацию и в 2013 году рекомендовало к использованию УПД, который по сути является модернизированной формой счета-фактуры. При этом он объединил в себе функции нескольких документов.
Свою инициативу по внедрению новой формы ФНС опубликовала в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. В нем говорится, что этот документ может заменить собой счет-фактуру и накладную одновременно. УПД не является обязательным к использованию – применять его или нет, компании определяют самостоятельно.
Этот документ содержит реквизиты, характерные как для первичного передаточного документа, так и для счета-фактуры. Таким образом, организация применяет УПД для целей налогового и бухгалтерского учета одновременно. Документ от поставщика является основанием для вычета НДС и подтверждением расходов при расчете налога на прибыль. При принятии бланка УПД в документооборот организация должна внести поправки в перечень используемых бланков. Универсально-передаточный документ – это расширенная версия счета-фактуры, с точки зрения учетной политики кардинальных изменений не произошло. Если покупателю передан УПД, выставлять счет-фактуру не нужно.
Образец заполнения универсального передаточного документа
УПД включает все требующиеся для счет-фактуры и передаточного первичного документа реквизиты. Он одновременно выполняет задачи счета и накладной (ТТН Т-1, ТОРГ-12 и других). Его можно применять как в качестве универсального, так и исключительно первичного документа. Для этого ряд полей в нем не заполняется. В их числе:
- поле 7 - «к платежно-расчетному документу»;
- графа 6 «сумма акциза»;
- графа 7 –«ставка налога»;
- графа 10 и 10а – код и наименование страны товара;
- графа 11 – «таможенная декларация».
Правила заполнения УПД
ФНС изначально не стало устанавливать требований по повсеместному применению универсально-передаточного документа. Он является рекомендованным для оформлении купли-продажи товаров. Каждая организация может доработать предложенный налоговой вариант в рамках требований НК РФ и закона «О бухучете». Особенно важно соблюдение правил в отношении ведения счетов-фактур, которые распространяются естественным образом на УПД.
При заполнении сначала обязательно выбирается статус УПД, от чего зависит его дальнейший документооборот.
Возможные статусы:
- «1» — совмещает функционал накладной и счета-фактуры, применяется для плательщиков НДС;
- «2» — используется исключительно как первичный документ в качестве накладной (ТОРГ-12, ТТН и др.), как счет фактура не рассматривается и не принимается к учету.
Налогоплательщик имеет право самостоятельно вносить дополнительные блоки в УПД, чтобы максимально полно оформить хозяйственную операцию. Обязательным при этом является точное заполнение реквизитов и их правильность, а также расположение в документе. В данном случае лучше ориентироваться на предложенный ФНС образец.
В УПД должно быть наименование покупателя и продавца, дата составления, номер, подписи с расшифровкой ФИО и должности. Это базовые для таких бухгалтерских документов моменты. Многофункциональность является самой сильной стороной УПД, поэтому он стал таким распространенным. При заполнении нужно ориентироваться на стандарты оформления счетов-фактур при описании дополнительной информации. Остальные аспекты играют только рекомендательную роль при заполнении документа.
В рекомендованный бланк можно добавить:
- сведения о дополнительных имущественных правах сторон на передаваемую продукцию;
- блок с информацией об участниках операции и ее содержании, помимо ИНН и других реквизитов;
- краткие сведение о заключенном договоре между сторонами – дата, период действия, общая сумма контракта;
- сведения о сопроводительных документах – декларациях качества, сертификатах, транспортных документов, электронных файлов, имеющих отношение к данной операции.
Универсально-передаточный документ прост для понимания бухгалтером, потому что содержит типичные для учетной и первичной документации разделы, строки, графы. Это позволяет быстро разобраться и по возможности безошибочно заполнить документ.