Как уничтожить документы, срок хранения которых истек

25 июля 2023 Емельянов Вячеслав Петрович 0
Коммерческая тайна и неразглашение персональных данных являются основными причинами для надежного хранения и своевременного уничтожения бухгалтерских и иных документов. Процедура проводится по отработанным правилам.

Какие документы требуют уничтожения

Уничтожение является неминуемым и необратимым процессом ликвидации бумаг, которые не участвуют в документообороте и не несут полезных сведений. К нему нужно подходить внимательно, поскольку уничтоженные документы уже не вернуть, а некоторые должны храниться определенное количество лет после оформления. Законодательство допускает уничтожение только тех бумаг, по которым истек срок хранения.

Период хранения документов указан в гл. 2 к приказу Росархива №236:

  • Первичные документы – 5 лет,
  • Кадровые – до 75,
  • Инструкции, циркуляры – 1 год.

Иногда приходится ликвидировать бумаги по причине их физического износа, повреждения и непригодности к прочтению. Негодность определяет специально созданная комиссия. Потеря таких документов иногда отрицательно сказывается на деятельности компании.

Некоторые бумаги не следует уничтожать даже после истечения срока их хранения в архиве. Есть обстоятельства, при которых документы могут понадобиться и через больший срок.

Желательно не уничтожать следующие бумаги:

  • документы, на основе которых идет или прогнозируется судебный процесс в арбитраже или суде общей юрисдикции;
  • в случае регистрации убытка срок хранения финансовых документов того времени увеличивается на убыточный период;
  • в случае уголовного преследования руководства предприятия невиновность лучше подтвердить документально.

Некоторые бумаги не несут никакой ценной информации и просто используются как черновики.

Порядок уничтожения документов

Процесс ликвидации приказов, договоров, счетов, отчетов и другой первичной документации должен проходить в соответствии с законодательством и внутренней учетной политикой компании.

Порядок уничтожения подразумевает следующие этапы:

  1. Создание экспертной комиссии (ЭК) приказом руководителя;
  2. Проверка документации на предмет окончания сроков хранения во всех архивах;
  3. Определение целостности документов, даже если срок хранения еще не закончился, с выяснением возможности восстановления данных.
  4. Составление акта об уничтожении документации, подписываемого руководителем и членами комиссии;
  5. После оформления акта происходит процедура уничтожения с оформлением бумаги об окончании процесса.

Большую роль в ликвидации бумаг после хранения играют комиссия и правильно заполненный акт.

Создание комиссии

Состав комиссии определяется руководителем. Обычно в нее включаются представитель администрации, юрист, бухгалтер, работник отдела кадров, сотрудник архива (если есть в штате). Все несут ответственность за выбор уничтожаемой документации. Экспертная комиссия выявляет целостность документов и вероятность их восстановления. Если текст возможно прочесть, то документ фотокопируется. Встречаются сложные ситуации, когда в архиве со старыми документами вперемешку подшиты относительно новые бумаги. В этом случае предстоит долгая процедура рассортировки.

Результаты проверки документов комиссией находят отражение в протоколе ЭК, составленном в произвольной форме. Под ним ставят подписи все члены комиссии. В случае особого мнения у одного из членов ЭК, оно фиксируется в протоколе. Комиссия также составляет акт об уничтожении.

Оформление акта

До процедуры непосредственного уничтожения комиссия обычно долго работает, особенно если бумаг много. Отобранные на ликвидацию документы требуется описать в упорядоченном виде — для этого предназначен акт. Его название – «О выборе к уничтожению документации, не подлежащей хранению». Это не унифицированная форма.

Нет необходимости вписывать в акт каждую бумагу или дело, указывается их общее число и крайние даты участия в документообороте. Под табличной частью пишутся реквизиты протокола с описями, который был принят комиссией. Акт подписывается руководителем.

Способы уничтожения бумаг

Лучше уничтожать документы в самой организации, чтобы никакая информация не вышла наружу. Самый распространенный способ – это использование шредера, измельчающего бумагу. Некоторые прибегают к услугам лицензированных контор, которые берут на себя полный вывоз и уничтожение документов без разглашения. Некоторые компании просто сдают бумаги в макулатуру.