Служебная записка – что это? Образец документа

Что такое служебная записка

Служебная записка – это внутренний документ организации, который используется для своевременного информирования о различных событиях и адресован руководителю от подчиненного лица (раздел 2 Инструкции по Постановлению ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1831-6). Такая форма коммуникации особенно распространена в крупных предприятиях с разветвленной организационной структурой и большим количеством подразделений. Но и малые компании часто используют служебки, чтобы решать вопросы различного характера – от хозяйственных и административных до информационных.

Для чего составляется служебная записка

Прямых упоминаний в законе о необходимости составления служебной записки нет. Тем не менее, она применяется во многих организациях. Работодатель вправе самостоятельно прописать в своем ЛНА требования к оформлению служебки, а также обозначить случаи, в которых она составляется. Форма может содержать справочную, пояснительную, аналитическую или объяснительную информацию и предназначаться для разных целей. В зависимости от того, в какой ситуации оформляется записка, она бывает таких видов:

• докладная – в ней сотрудник предприятия извещает своего руководителя о внутренней ситуации, о результатах предыдущего мероприятия;
• аналитическая – с помощью этой записки сотрудник анализирует сложившуюся текущую обстановку или определенный объем информации, приводит выводы по итогам проверки;
• пояснительная – когда работник в краткой или подробной форме излагает информацию о внутренних процессах предприятия;
• объяснительная – в которой сотрудник раскрывает причины возникшей ситуации, той или иной проблемы;
• материальная – в ней работник запрашивает денежные или материальные ресурсы, которые необходимы для дальнейшей нормальной деятельности компании.

На практике может составляться служебка, которая сочетает в себе признаки разных перечисленных типов. К примеру, пояснительная записка может одновременно быть аналитической, если не только объясняет проблему, но и содержит перечень мероприятий по ее устранению.

Таким образом, этот документ оформляется, если у работника предприятия возникает необходимость известить руководящих или ответственных лиц о вопросах, которые уже возникли либо могут возникнуть в ходе деятельности. Зачастую служебка не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и может содержать перечень мероприятий по ее устранению. Кроме того, нередко записка составляется, когда необходимо официально взаимодействовать с судебными органами или контролирующими, а также если нужно применить дисциплинарное взыскание к работнику.

В бухучете компании служебная записка является первичным документом. В том числе она может служить обоснованием расходов на рекламу, транспортную доставку, закупку оборудования или ремонт основных средств.

Кто может написать служебку и когда

Любой сотрудник организации может написать служебную записку. Никаких ограничений относительно должности, уровня квалификации или подчиненности нет. Сообщение может затрагивать разные рабочие вопросы, а не только проблемы. К примеру, оформлять служебку целесообразно, если – приводим примеры ситуаций:

• Необходимо вмешательство руководящих лиц в производственные или хозяйственные вопросы.
• Допущены нарушения, которые впоследствии стали причиной непредвиденных последствий или могут привести к таковым.
• Работник явился на свое рабочее место в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения.
• Сотрудник вовсе не явился на работу и не предупредил об этом своего начальника.
• Нужно отозвать работника из отпуска в связи с производственной необходимостью.
• Требуется проинформировать руководителя о том, что рабочее оборудование вышло из строя.
• Необходимо направить работника в служебную командировку.
• Нужно перевести специалиста на удаленную работу.
• Требуется возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника и т.д.

Как видно из этих примеров, служебная записка доказывает, что ответственный работник должным образом исполняет свои обязанности, вовремя реагирует на ситуацию, возникшую проблему. Документ подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принимал меры, информировал свое руководство.

Правила оформления служебной записки

Унифицированного бланка и требований к форме и содержанию служебки законом не установлены. Каждое предприятие вправе оформлять ее в произвольном виде. При этом нужно учитывать положения ГОСТа Р 7.0.97-2016 (по Приказу Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), в соответствии с которым рекомендуется указывать в документе следующие данные:

• Ф.И.О., должность работника, кому адресована записка.
• Наименование предприятия и/или структурного подразделения.
• Название документа, номер и дата его составления.
• Текст служебной записки – в этой части приводятся причины и обстоятельства, которые являются основанием для подачи документа. Отдельно излагается само сообщение или просьба. Все формулировки должны быть максимально точными и конкретными, с фактами и доказательствами. При необходимости приводятся рекомендации автора записки и меры реагирования на события.
• Личная подпись сотрудника, который подает служебную записку, а также его должность и расшифровка подписи.
• Приложения – к записке можно приложить подтверждающие произошедшее событие документы. Лучше использовать копии.

Обычно в служебной записке две части. В первой сотрудник уведомляет вышестоящее должностное лицо о каком-либо событии, происшествии или факте. Во второй описывает меры, предложения об исправлении сложившейся ситуации. Записку следует составлять кратко и по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, сведений, обстоятельств, событий. Это поможет руководству оперативно разобраться в вопросе, проверить все обстоятельства и предпринять меры для его решения.

Образец служебной записки о необходимости работы в выходной день

Обязательные требования к реквизитам служебной записки с учетом ГОСТа приведены выше. Далее приводим образец служебной записки о необходимости работы в выходной день. Так как унифицированного бланка нет, используется произвольная форма.

Рекомендуется указать в служебной записке в том числе информацию о том, какой причиной обусловлена необходимость работы в выходной, какие именно работы нужно выполнить сотруднику, в какую точно дату и время. Дополнительно следует уточнить Ф.И.О. и должность сотрудника предприятия, которого необходимо привлечь к работе.

Скачать образец служебной записки о необходимости работы в выходной день можно здесь.