Как составить акт приема-передачи ГСМ

20 декабря 2021 Федянин Андрей Викторович 1

Акт приема-передачи ГСМ — это документ, которым подтверждают факт поставки горюче-смазочных материалов. Его составляют как при заключении договора на поставку топлива, так и при передаче горючего или топливных карт сотруднику.

В каких случаях составляют акт

Передачу горючего по договору поставки или купли-продажи топлива необходимо актировать. Понадобится и акт передачи карты ГСМ, если компания передает сотрудникам топливо по топливным картам. Такая система позволяет отслеживать расход горюче-смазочных материалов в компании.

Если сотрудники заправляются по топливным картам, необходимо корректно оформить заключение договора и выдачу таких карт. Вот как это сделать:

  1. В трудовом договоре с сотрудником или дополнительном соглашении к нему прописать необходимость и порядок использования топливных карт.
  2. Актировать передачу карты на бензин. Если передаете карточки нескольким работникам, оформите прием-передачу для каждого отдельным актовым документом.
  3. Разработать систему учета горюче-смазочных материалов. Составлять путевые листы на каждую поездку работника на служебном транспорте.
  4. Приходовать расход бензина в бухучете. Приход отражать по товарной накладной, которую выдаете к топливной карте.
  5. Списывать горюче-смазочные материалы в соответствии с подписанными путевыми листами.

Такая схема абсолютно правомерна, и не вызывает вопросов у налоговиков в отношении затрат на горюче-смазочные материалы.

Как его правильно составить

Унифицированной формы актового документа не предусмотрено. Организации актируют передачу топлива в произвольной форме, учитывая отраслевые, организационные и операционные особенности.

По сути, и передачу ГСМ, и передачу топливных карт на горюче-смазочные материалы документально оформляют одинаково. Вот общие правила, как составить акт по ГСМ:

  1. Озаглавьте документ.
  2. Если оформляете передачу горючего по договору, сошлитесь на первоначальное соглашение — укажите его номер и дату.
  3. Проставьте дату и место составления актового регистра.
  4. Укажите стороны приема-передачи: продавца и покупателя, заказчика и поставщика. А если передаете топливные карты — работодателя и работника.
  5. Определите документы, на основании которых действуют представители сторон.
  6. Пропишите суть операции — передача топлива или топливных карт.
  7. Если актируете передачу горючего по договору, укажите количество и ассортимент топлива, стоимость передаваемой партии, реквизиты накладной. Если передаете топливную карту по ГСМ, пропишите ее номер и название АЗС.

Актовый регистр составляют в двух экземплярах — для участников приема-передачи. Подписывают его обе стороны — продавец и покупатель, поставщик и заказчик, работодатель и работник.

Предлагаем шаблон документа, по которому одна сторона передает другой горюче-смазочные материалы.

Акт № ___

приема-передачи горюче-смазочных материалов

г. __________ «___»_________ ____ г.

____________________________________ (наименование или Ф.И.О.), именуем__ в дальнейшем «Продавец», в лице ________________________________ (должность, Ф.И.О.), действующ__ на основании __________________ (Устава, доверенности), с одной стороны, и

________________________ (наименование или Ф.И.О.), именуем__ в дальнейшем «Покупатель», в лице ____________________________ (должность, Ф.И.О.), действующ__ на основании ___________________________ (Устава, доверенности), с другой стороны, руководствуясь Договором купли-продажи горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) № _____ от «___»__________ ____ г., составили настоящий Акт о передаче ГСМ:

Продавец передал, а Покупатель принял ГСМ в следующем количестве и ассортименте: ____________________________________________________________________________.

  1. Дата передачи ГСМ — __________________________________________.
  2. Накладная (товарно-транспортная накладная и т. п.) № _____ от «___»__________ ____ г.
  3. Общая сумма переданного ГСМ по Акту ________ (__________) рублей, в том числе НДС ___% — _______ (_____________) рублей.
  4. На момент составления Акта Стороны взаимных претензий по качеству и количеству ГСМ не имеют.
  5. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру — для каждой из Сторон.

Подписи Сторон

Продавец:

 

Покупатель:

________/__________ (подпись/Ф.И.О.)

 

_________/_________ (подпись/Ф.И.О.)

А так выглядит образец акта приема-передачи ГСМ другому лицу в виде передачи топливных карт: