Всегда ли нужен приказ о предоставлении права подписи?
Приказ о наделении руководителя бухгалтерии правом подписи оформляется в следующих случаях:
- Передача главбуху полномочий директора или другого должностного лица на время его отпуска, командировки или больничного;
- Отсутствие данного пункта в трудовом договоре и/или приказе о назначении;
- Наделение полномочиями представлять интересы компании в инстанциях: судах, фондах, банках, налоговой инспекции.
Могут возникнуть и другие ситуации, для урегулирования которых главный бухгалтер получает право подписи. Оформляется это только приказом.
Что такое первая и вторая подпись?
Понятие первой и второй подписи появилось благодаря инструкции Банка РФ № 280-И от 14.09.2006 г. Согласно ее тексту, первая подпись принадлежит директору или другому сотруднику, уполномоченному представлять интересы компании. Это право закрепляется приказом и доверенностью. Второй подписью наделяется главный бухгалтер и его подчиненные – для этого тоже издается приказ и выписывается доверенность.
В 2014 г. произошли изменения – инструкцией № 153-И от 30.05.2014 г. Банк России отменил понятие первой и второй подписи. Ни в ней, ни в более поздней инструкции № 204-И от 30.06.2021 г. очередность подписей не упоминается. Таким образом, документально закреплять право первоочередной и вторичной подписи не нужно. Но, для внутреннего документооборота такое разделение может использоваться.
В небольшой компании такая модель подписания документов не актуальна, а вот в крупной, с многопрофильной структурой, вполне работает. Внутренним приказом устанавливается перечень документов, подписываемых главбухом, но руководитель обязательно заверяет их своей первой подписью. Такие документы могут подписываться промежуточными подписями рядовых исполнителей или боле мелких руководителей, затем заверяться главбухом и наконец директором. Так работает двухступенчатая модель.
На каких документах подпись главбуха обязательна?
Многие специалисты возглавляют бухгалтерию вообще без права подписи – эту функцию берет на себя директор. На многих бухгалтерских и налоговых бланках подпись главного бухгалтера вообще не обязательна. К таким относятся:
- Бланки бухгалтерской отчетности – приказом Минфина РФ № 57н от 06.04.2015 г. из них удалена строчка с подписью главбуха;
- Платежные документы – инструкцией Банка России № 204-И их подписание руководителем бухгалтерии не предусмотрено;
- Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства – в новой редакции закона «О бухучете» подпись на них не предусмотрена.
Но, в некоторых бланках, например, счет-фактуре и УПД строчка для подписи главного бухгалтера осталась. Здесь обычно расписывается сотрудник, уполномоченный на выписку, прием, проведение этих документов. Тут же указываются реквизиты доверенности, которая наделяет его правом подписи. Кассовые документы обязательно заверяются главным бухгалтером – это предусмотрено в п. 4.3 указания Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 г.
Из вышесказанного следует, что заранее определить объем документов, обязательных для заверения, очень сложно. Трудно предугадать, когда именно потребуется подпись. Урегулировать позволяет приказ о предоставлении права подписи главбуху.
Приказ, наделяющий главного бухгалтера правом подписи
К приказу о наделении главбуха правом подписи строгие требования не предъявляются. Обязательным в нем является указание периода, в течение которого это право реализуется, а также перечень подписываемых документов. Обычно это период работы в должности главного бухгалтера, иногда указывают конкретный временной интервал.
Пример:
«В связи с увеличением объема первичной учетной документации
ПРИКАЗЫВАЮ:
- С 01.09.2023 г. наделить правом подписания универсальных передаточных документов (УПД) главному бухгалтеру Васиной Ольге Николаевне.
- Возложить на главного бухгалтера Васину О.Н.ответственность за своевременное оформление и подписание УПД.
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на финансового директора Петраченко С.В.»
Зачем нужна машиночитаемая доверенность
С сентября 2023 г. для заверения электронных документов необходима МЧД. Для ее формирования понадобятся две ЭЦП: личная сотрудника и организации. После ее оформления можно заверять электронные документы с приложением МЧД. Ранее выданные и еще действующие электронные сертификаты действительны до 31.08.2024 г. Получение МЧД и личной ЭЦП упрощает работу бухгалтера, работающего на аутсорсе.
Выводы
Право подписи главному бухгалтеру предоставляется на основании приказа, которым определяется период ее действия и перечень подконтрольных ему документов. Он издается только в том случае, если в трудовом договоре не детализированы полномочия или право подписи было ранее отозвано. Одного приказа для подписания электронных документов недостаточно – понадобится еще машиночитаемая доверенность и личная ЭЦП.