На сегодня любая компания не представляет своей трудовой деятельности без использования оргтехники.
Что скрывается под этой терминологией? Что входит в состав оргтехники? Как осуществляется ее учет в компании? Есть ли возможность бесплатного ведения учета с помощью программного обеспечения?
Определение
Под определением "оргтехника" подразумевается совокупность всех без исключения электронных приспособлений, которые применяются в повседневной трудовой деятельности каждой компании либо же офиса.
В данную совокупность обязательно должны входить такие приборы, как факс, принтер и так далее. По сути, они относятся к приборам первой необходимости, без которых невозможно представить работу.
Перечень на 2018 год
Оргтехника подразделяется в зависимости от того, какая область используется.
Коммуникационная
К ним можно отнести электронную почту, мобильную и телефонную связь, включая факсимильную.
Стоит отметить, что факсимильная связь позволяет передавать различное изображение с помощью телефонного канала.
Электронная
К этой категории относят такие устройства: персональный компьютер, ноутбук и так далее. Говоря простыми словами, с их помощью координируется работ различных иных разновидностей оргтехники.
Печатающая
На сегодня печатные машинки используются только лишь любителями, поскольку на их место пришли принтера и ПК.
По этой причине в данную категорию относят такие разновидности принтеров, как:
- струйные;
- матричные;
- лазерные.
Исходя из этого, можно сказать, что в эту категорию входит 3 класса печатающей оргтехники.
Множительная
К этой категории относят сканеры, ризографы и прочая копировальная машина, способная существенно упростить процесс размножения документации.
Что касается ризографа, то он применяется для формирования различных брошюр, буклетов и так далее, размножение которых иным способом весьма сложный и является экономически невыгодным для профессиональных типографических типографий.
Многофункциональная
К многофункциональной оргтехнике относятся устройства по принципу "все в одном", которые в полной мере позволяют существенно экономить офисное помещение, поскольку подобный аппарат одновременно включает в себя телефонный факс либо же факс-копир-сканер. На самом деле сочетание может быть любым.
Презентационная
Одним из ключевых условий успешной трудовой деятельности компании является рекламная деятельность.
Одни компании занимаются продвижением своего бренда через интернет, кто-то через печатные либо телевизионные СМИ.
К презентационной оргтехнике относятся технические средства, среди которых мультимедийный проектор и проекционный аппарат, без существования которого весьма сложно представить какой-либо доклад либо рекламную презентацию.
Отражение и учет
В процессе оприходования компьютерной и аналогичной оргтехники, необходимо обязательно брать во внимание метод их отображения в товарной накладной.
В том случае, если в накладной, к примеру, части ПК отображены различными позициями либо же они обладают разными периодами эксплуатации, то им должны быть присвоены уникальные номера (каждому объекту), которые принимаются на учет.
Стоит отметить, что учет компьютерной техники обладает своими особенностями.
В обязательном порядке необходимо брать во внимание ценовой параметр отнесения оргтехники к ОС (свыше 40000 рублей).
В качестве единого объекта
Рассмотрим конкретный пример отображения в бухгалтерском учете покупки компьютера ПАО "Пролетарий".
Компания купила ПК с целью эффективной управленческой деятельности 21 февраля 2016 года.
Его комплектация и себестоимость отображена в таблице 1.
| Название составляющих ПК | Себестоимость не беря во внимание НДС, руб. | НДС, руб. | Цена с учетом НДС, руб. |
|---|---|---|---|
| Суммарный размер | 61100 | 10840 | 71940 |
| Основной системный блок | 45000 | 8000 | 53000 |
| Монитор | 13000 | 2500 | 15500 |
| Клавиатура | 1500 | 240 | 1740 |
| Мышь | 600 | 100 | 700 |
На основании сформированного приказа руководством ПАО "Пролетарий" был принят период полезного применения данного ПК, который приравнивается к 3 календарным годам.
В процессе постановки на учет рассматриваемого объекта, комиссией формируется, подписывается и подлежит передаче в отдел бухгалтерии соответствующий акт относительно приема-передачи ОС (формируется по форме ОС-1).
Поступление объектов ОС отображается исключительно по счету 08 "Капиталовложение во внеоборотные активы", к которому следует дополнительно открыть определенный субсчет по разновидностям внеоборотных активов.
К примеру, для отображения факта получения ОС следует обязательно открыть субсчет 1 "Получение ОС". В данной компании по отношению к объектам ОС используется линейный способ расчета амортизации.
Фактическое начисление амортизации производится с марта 2016 года. Линейный способ подразумевает под собой начисление амортизации приравненной к ежемесячной либо же годовой сумме.
По причине того, что период полезного применения для получения компьютера установлен на уровне 3 лет, то, соответственно годовая амортизационная норма определяется таким образом:
100% / период_полезного_использования = 100% / 3 года (36 месяцев) = 33,33%
Годовой размер амортизации определяется непосредственно как произведение изначальной себестоимости объекта и годовой амортизационной нормы. Исходя из этого, в конкретной ситуации:
61100 * 33,33% = 20364 рубля
Ежемесячный размер амортизации определяется в виде частного от деления годового размера амортизации на общее число календарных месяцев:
20364 / 12 = 1697 рублей
В бухгалтерском отделе ПАО "Пролетарий" были произведены следующие необходимые проводки по отношению к получению компьютера и начисленной амортизации.
| Дебет | Кредит | Разновидность операции | Размер денежных средств, руб. |
|---|---|---|---|
| 08.1 | 60 | На размер полученного компьютера, не беря во внимание НДС | 61100 |
| 19.1 | 60 | На размер указанного непосредственного в товарной накладной размера относительно НДС | 10840 |
| 01 | 08.1 | В процессе ввода в эксплуатацию рассматриваемого объекта ОС | 61100 |
| 26 | 02 | Подтверждение факта начисления амортизации | 1697 |
Учет компьютера исключительно по отдельным частям
В бухгалтерском учете предусмотрена возможность отображать компьютеры и иную оргтехнику непосредственно по отдельным частям и комплектующим.
В качестве отдельно взятых объектов допускается возможность отображения составных частей ПК в таких ситуациях, как:
- Компания планирует применение составных частей не только ПК, но и иной оргтехники непосредственно для подключения/присоединения к разнообразному оборудованию. Под этим может пониматься применение принтера несколькими ПК.
- Компания планирует применение принтера в виде факса, ксерокса, и по этой причине период применения составных частей оргтехники будет различаться между собой. В данных ситуациях компьютерная техника будет браться во внимание не как одно целое, а исключительно по частям.
К примеру, ПАО "Пролетарий" приобрела компьютер, комплектация которого занесена в таблицу №3.
| Название комплектации | Себестоимость без учета НДС, руб. | НДС, руб. | Себестоимость с учетом НДС, руб. |
|---|---|---|---|
| Итого | 36500 | 6300 | 38800 |
| Системный блок | 25000 | 4000 | 29000 |
| Монитор | 10000 | 2100 | 12100 |
| Клавиатура | 1000 | 150 | 1150 |
| Мышь | 500 | 50 | 550 |
Применять монитор планируется компанией в сочетании с различными системными блоками, поэтому было принято решение относительно отдельного учета всех комплектующих компьютера.
По этой причины были определены такие периоды полезного действия, которые отображены в таблицы №4.
| Название комплектации | Срок полезного применения |
|---|---|
| Системный блок | 3 года |
| Монитор | 25 месяцев |
| Клавиатура | 1,5 года |
| Мышь | 10 месяцев |
По причине того, что был определен период полезного применения для комплектующего компьютера, то обязательно нужно учитывать в перечне материальных запасов, поскольку оценочный параметр отнесения объектов к ОС составляет порядка 40 тысяч рублей.
В такой ситуации комиссия в процессе получения компьютерной техники формирует приходный ордер по форме М-4, требование-накладную по форме М-11.
В подобной ситуации амортизация не подлежит начислению, поскольку комплектация ПК взята во внимание в перечне материалов.
В отделе бухгалтерии ПАО "Пролетарий" были произведены все необходимые проводки по отображению получения составных частей ПК:
| Дебет | Кредит | Разновидность операции | Размер, руб. |
|---|---|---|---|
| 10 | 60 | На размер полученных составляющих ПК, не беря во внимание НДС | 36500 |
| 19.3 | 60 | На размер полученных составляющих ПК с обязательным учетом НДС | 38800 |
Бесплатное ведение
На сегодня различными специалистами разработано немалое число программ, которые используются с целью осуществления учета оргтехники (ПО подходит к любым торгово-материальным ценностям) как в одной, так и в нескольких компаниях.
К примеру, в программном обеспечении "Учет оргтехники в компании" версии 2.0 учет осуществляется в разрезе материальной ответственности и параллельно привязки рабочих к помещениям.
Исходя из этого, любой наемный рабочий компании в любое время может узнать:
- число и перечень ТМЦ, которые находятся на балансе его учета;
- изображение;
- подробные сведения относительно ремонтных работ ТМЦ.
Помимо этого, указанное выше программное обеспечение комфортно применять с целью инвентаризации. Ключевым преимуществом все-таки считается возможность ведения учета из браузера, что говорит о необязательном нахождении ответственного рабочего на своем месте.
Учет инвентаря и оргтехники на предприятии представлен в данной инструкции.