Функции ОФД
По 54-ФЗ оператор фискальных данных обрабатывает полученные от пользователя фискальные данные и передает их в налоговые органы. По сути это посредник между бизнесом и ИФНС, который должен обеспечить сбор, хранение, обработку и передачу информации в налоговую службу. Перечень обязанностей ОФД приведен в пункте 2 статьи 4.5 № 54-ФЗ. В том числе это следующие функции:
- Самостоятельная и постоянная обработка полученных фискальных данных в режиме реального времени.
- Ежедневная передача принятой информации в ИФНС.
- Обеспечение бесперебойности обработки фискальной информации.
- Обеспечение конфиденциальности полученных фискальных данных, а также идентификации пользователей.
- Хранение фискальной информации в течение 5-летнего срока с момента ее получения.
- Исключение вероятности корректировки, удаления, блокирования, обезличивания данных в процессе их обработки.
- Обеспечение проверки (по обращению клиента) факта использования ККТ при расчетах с покупателями, а также выдачи клиенту кассового чека или БСО и проверки их подлинности.
- Передача чека или БСО клиенту в электронном виде (при условии наличия такой функции в договоре с ОФД).
- Резервирование базы данных пользователя и восстановление ее копии при утрате информации.
- Уничтожение информации через 5 лет с момента записи, кроме ситуации, когда более длительный срок хранения не установлен в договоре.
- Другие обязанности по перечню в соответствии с пунктом 2 статьи 4.5 № 54-ФЗ.
Заключать договор с ОФД обязаны все пользователи, кроме ситуации, если пользователь и ОФД это одно и то же лицо. Также не требуется иметь договор с оператором фискальных данных в следующих случаях (пункт 7 статьи 2 № 54-ФЗ):
- Когда пользователь (ИП или организация) расположен в удаленных от сетей связи местностях – критерии определения удаленности приведены в Приказе Минкомсвязи России от 05.12.2016 N 616.
- Если пользователь находится на территории военных объектов, объектов госохраны, органов ФСБ или внешней разведки.
Реестр аккредитированных операторов
ОФД – это организация, у которой есть разрешение от налоговой службы на работу с фискальными данными. Пользователь вправе самостоятельно выбирать себе оператора, но только из реестра аккредитованных ОФД на официальном сайте ФНС. Перечень размещен здесь https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/registries/fiscaloperators/.
В реестре перечислены те организации, у которых есть официальная аккредитация ФНС на работу с фискальными данными. Если ОФД нарушит требования законодательства, то его деятельность могут приостановить, а пользователю в 20-дневный срок придется перейти к другому оператору. В это время касса будет работать автономно.
Как выбрать оператора
Самое главное, на что нужно обратить внимание при выборе ОФД – это наличие у него регистрации в официальном реестре аккредитованных операторов ФНС. Если заинтересовавшая вас организация не числится в указанном перечне, заключать с ней договор нельзя. Поскольку у такого ОФД нет полномочий на работу с фискальными данными.
Кроме того, при выборе рекомендуется уточнить такие моменты, как функционал и удобство личного кабинета пользователя, наличие и график работы техподдержки, стоимость обслуживания. Тарифы могут различаться в зависимости от условий работы, которые предлагают ОФД, и дополнительных возможностей. Некоторые операторы помимо функции работы с фискальными данными предлагают пользователям сервисы анализа и контроля информации, ведения складского, кадрового и бухгалтерского учетов, отслеживания исполнения обязанностей персонала, сдачи отчетности в контрольные органы, ЭДО и т.д.
Перед заключением договора с ОФД нужно уточнить, входит ли в обслуживание услуга электронной отправки документов покупателям, требуется ли покупка фискального накопителя, совместимо ли ваше устройство с оборудованием оператора. По сроку действия тарифные планы различаются. Подписать договор можно как на короткие сроки, к примеру, один месяц или полгода, так и на более длительный период, вплоть до 15 или 36 месяцев.
Возможности личного кабинета
Все операторы фискальных данных после заключения договора с пользователем предоставляют ему доступ к личному кабинету. Функционал может различаться. Как правило, в комплекс инструментов для бизнеса входят следующие возможности:
- Регистрации онлайн-ККТ в налоговых органах, перерегистрация кассы, а также снятие техники с учета.
- Отправка сформированных электронных документов (чеки, БСО) покупателям по электронной почте или на указанный клиентом телефонный номер.
- Обработка фискальных данных, отчетов, бланков и пересылка цифровых сведений в ИФНС.
- Отправка кассовых чеков в национальную систему маркировки продукции «Честный знак».
- Мониторинг, контроль работы кассовых аппаратов, торговых точек и кассиров.
- Выгрузка аналитических отчетных форм по заданным параметрам для аналитики бизнеса.
- Ведение справочников товаров по номенклатурным позициям.
- Контроль ассортимента товаров, объемов реализации.
- Настройка API для автоматизированной сверки данных в ОФД с переданными чеками.
- Круглосуточная поддержка экспертов ОФД для быстрого решения рабочих вопросов.
- Мониторинг технического состояния подключенной онлайн-ККТ.
Набор услуг определяется в договоре с ОФД. Чем шире дополнительный функционал, тем удобнее для пользователя систематизация данных продаж. Все сервисы в личном кабинете работают в автоматическом режиме без привлечения технических специалистов.
Как подключиться к ОФД
После того, как выбрана подходящая компания из перечня ОФД на официальном сайте ФНС, нужно заключить с ней договор об обслуживании. Затем оплатить услуги оператора и зарегистрировать ККТ в налоговой. Для этого потребуется предварительно оформить квалифицированную ЭЦП. Рассмотрим эти этапы подробнее.
Этап 1. Заключение договора
Перед заключением договора с ОФД пользователю нужно получить УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Ее можно купить в аккредитованном удостоверяющем центре.
Затем происходит оформление соглашения с ОФД. Для этого нужно отправить заявку со своими контактными данными на сайте выбранного оператора и установить на компьютер необходимо ПО. Вся справочная информация по требуемым программам, плагинам и драйверам размещена на сайте ОФД.
После установки ПО можно оформлять договор, оплачивать услуги компании, регистрировать пользователя в Личном кабинете. Обычно все операторы работают по предоплатной системе. Стоимость обслуживания будет зависеть от выбранного тарифного плана. Когда оплата внесена, с помощью полученного кода активации можно подключить услуги на весь период действия договора. Доступ к функционалу откроется после введения кода активации.
Этап 2. Регистрация онлайн-кассы
Когда оператор выбран и договор с ним заключен, можно приступать к регистрации онлайн-ККТ в налоговой инспекции. Если есть УКЭП, это можно сделать на официальном сайте ФНС, в разделе «Учет ККТ». Здесь нужно выбрать пункт «Зарегистрировать» и внести параметры вашей кассы, включая адрес установки техники, название предприятия, модель, номер, вид деятельности, режим работы, номер и модель ФН (фискальный накопитель) и пр.
По завершении регистрации ККТ нужно в течение суток внести присвоенный регистрационный номер в кассу. Если номер указан корректно, распечатывается чек. Затем данные кассы указываются в Личном кабинете на сайте ОФД. После синхронизации с оператором касса готова к работе.
Требования к кассе для подключения к ОФД
Не все кассы можно подключить к ОФД. Чтобы заключить договор с оператором, онлайн-техника должна соответствовать требованиям Закона № 54-ФЗ. Обязательные параметры ККТ приведены в статье 4. В частности, ККТ должна иметь корпус и нанесенный на него заводской №, внутри корпуса должны быть встроены часы реального времени и ФН. Оборудование должно передавать данные в ФН и ОФД, принимать подтверждение от оператора накопитель и формировать документы в электронном виде.
Кроме того, если касса применяется в расчетах за маркированную продукцию, дополнительно аппарат должен соответствовать требованиям подпункта 1.1 статьи 4. То есть содержать специальный ФН, формировать запросы о коде маркировки, принимать и передавать соответствующие сведения.
Список моделей онлайн-касс, которые полностью соответствуют законодательным требованиям, приведены в реестре на сайте ФНС https://www.nalog.gov.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/. Здесь можно уточнить, отвечает ваша техника нормативным условиям применения или нет.
В некоторых случаях можно не покупать новую кассу, а модернизировать старую. Если это невозможно, придется приобретать современное оборудование.