Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Когда и для чего нужен акт об отсутствии на рабочем месте

Отсутствие сотрудника на работе вполне может выступить основанием для наложения на него дисциплинарного взыскания. Работодателю, желающему наказать прогульщика, непременно стоит начать с составления акта об отсутствии работника на рабочем месте.

Хотя ТК РФ прямо не предусматривает обязанность составлять такой акт, в первую очередь именно он может подтвердить, что нарушение действительно было, в случае возможных споров с работником. Итак, акт нужен, если:

1. Работник прогулял работу (то есть вообще не явился или отсутствовал на месте больше 4 часов) и работодатель хочет применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
2. Работник регулярно опаздывает на работу (уходит с рабочего места), но на прогул нарушение не тянет, а работодатель желает наказать нарушителя трудовой дисциплины. В таком случае уволить работника тоже можно — за неоднократное неисполнение рабочих обязанностей без уважительных причин. Напомним, что для этого нужны два условия: работник уже был однажды привлечен к дисциплинарной ответственности, и срок действия взыскания не истек.

Перед началом процедуры привлечения сотрудника к ответственности работодателю рекомендуется:

1. Убедиться, что не было уважительных причин отсутствия сотрудника (болезнь, семейные обстоятельства и т. д.).
2. Установить точное время отсутствия сотрудника (до 4 часов или более) для правильного выбора вида взыскания.

Составляем акт правильно (бланк, образец)

Акт — это документ, составляемый несколькими лицами, которые своей подписью удостоверяют факт отсутствия конкретного сотрудника на работе. Это могут быть любые официально трудоустроенные сотрудники. Крайне желательно, чтобы их было как минимум 3 человека. Обычно к подписи таких документов привлекают руководителей, работников кадровой и юридической служб. Все указанные в акте лица должны быть готовы явиться в суд в качестве свидетелей.

Унифицированного образца акта об отсутствии на рабочем месте не существует. Рекомендуется включать в него:

1. Наименование работодателя.
2. Место и точное время составления акта.
3. Ф. И. О. и должности лиц, подписывающих документ.
4. Ф. И. О. и должность отсутствующего, указание на факт его отсутствия в рабочее время.
5. Дату и точное время отсутствия работника (желательно указать, когда он пришел и ушел).

Акт подписывается всеми указанными в нем лицами (за исключением отсутствующего). В помощь читателю мы подготовили бланк акта отсутствия работника на рабочем месте.

Как видно, в составлении акта нет ничего сложного. Но при желании вы можете воспользоваться нашим заполненным образцом акта об опоздании на работу.

Действия после составления акта об опоздании на работу

После того как акт составлен, следует действовать строго по правилам ст. 193 ТК РФ:

1. Требуем от работника письменных объяснений причин отсутствия на работе. Хотя в ТК не уточняется, как именно это делать, настоятельно рекомендуем составить письменный документ — уведомление о даче объяснений. Лучше всего вручить документ нарушителю трудовой дисциплины лично под подпись. Если это невозможно, направьте уведомление по адресу регистрации работника (заказным письмом с описью и уведомлением).
2. Делаем соответствующие отметки в табеле рабочего времени.
3. Если работник отказывается от получения уведомления, фиксируем этот факт в акте (подобно акту об отсутствии на рабочем месте), зачитываем уведомление вслух (если возможно).
4. Ждем 2 рабочих дня — по закону в этот срок сотрудник должен дать объяснения.

Действия на этом этапе зависят от того, представил ли работник объяснительную и каково ее содержание:

• если объяснение есть и, по мнению работодателя, причины отсутствия на работе не были уважительными, он может приступать к решению вопроса о наложении дисциплинарного взыскания;
• если объяснение не представлено, об этом составляется акт.

Все составленные и собранные документы оцениваются с точки зрения события нарушения, вины работника и наступившего в результате его проступка вреда. Это может сделать руководитель организации единолично, но рекомендуется создать дисциплинарную комиссию и оформить ее решение протоколом (особенно когда речь идет об увольнении).

Итогом будет издание или неиздание приказа о привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности. Отметим также, что у работодателя есть всего месяц со дня обнаружения проступка для привлечения работника к дисциплинарной ответственности (не считая времени его больничного и отпуска).

Чем грозит фальсификация актов об отсутствии на работе: судебная практика

Составление актов без должной внимательности, равно как и задним числом может повлечь негативные последствия для работодателя. Приведем 2 примера из практики:

1. Суд обнаружил противоречия в двух актах, составленных работодателем, в части времени отсутствия сотрудника на рабочем месте. Они также не соответствовали табелю учета рабочего времени. В копиях актов, находящихся на руках у работника, отсутствовали подписи одного из указанных там лиц. Работники, поименованные в акте, в суд в качестве свидетелей не пришли. Результатом такой небрежности работодателя стало признание увольнения незаконным (апелл. опр. Красноярского краевого суда от 25.09.2013 по делу № 33-9133/13).
2. В другом случае суд установил, что акт был составлен задней датой, информацию об отсутствии истицы работодатель получил только со слов ее коллеги. Свидетели подтвердили, что в указанное в акте время истица находилась на работе. Как итог, сотрудница была восстановлена на работе (апелл. опр. Смоленского облсуда от 24.09.2013 по делу № 33-3560).

***

Акты, подтверждающие отсутствие сотрудника на месте в рабочее время, — фундамент для применения к нему наказания за опоздания, прогулы, самовольный уход с работы и т. д. Только при их надлежащем оформлении работодатель сможет доказать свою правоту.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».