Что нужно знать о кассовых аппаратах

Что такое кассовый аппарат

Описание и функции

Кассовый аппарат — это электронное устройство, предназначенное для регистрации, обработки и хранения информации о продажах товаров и услуг. Основные функции кассового аппарата включают:

1. Регистрация продаж: Кассовый аппарат фиксирует каждую транзакцию, будь то продажа товара или услуги.
2. Выдача чеков: Аппарат печатает чеки, подтверждающие покупку. Чек содержит информацию о товаре, его стоимости, дате и времени покупки.
3. Учет денежных средств: Кассовый аппарат ведет учет всех поступлений и выдач наличных денег.
4. Фискальная память: Современные аппараты оснащены фискальной памятью, которая защищает данные от изменений и обеспечивает их сохранность.
5. Отчетность: Кассовый аппарат формирует различные отчеты, такие как дневные и месячные отчеты о продажах, которые помогают предпринимателю контролировать выручку и вести бухгалтерский учет.
6. Интернет-подключение: Некоторые кассовые аппараты могут передавать данные о продажах в режиме онлайн в налоговые органы.

Виды кассовых аппаратов

1. Механические кассовые аппараты: Устаревшие модели, которые редко используются в современных условиях из-за отсутствия фискальной памяти и ограниченных функциональных возможностей.
2. Электронные кассовые аппараты: Более современные устройства, которые имеют встроенную память и могут формировать отчеты о продажах.
3. Фискальные регистраторы: Аппараты, оснащенные фискальной памятью и защищенные от несанкционированного доступа. Они обязательны для большинства предпринимателей.
4. Онлайн-кассы: Современные устройства, подключенные к интернету, которые автоматически передают данные о продажах в налоговые органы. Такие кассы являются обязательными для использования в России с 2017 года.

Правовые требования

Законодательство РФ

Использование кассовых аппаратов в России регулируется рядом законодательных актов. Основные из них включают:

1. Федеральный закон № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации": Этот закон устанавливает требования к использованию кассовых аппаратов, определяет виды деятельности, при которых обязательна регистрация кассовых аппаратов, и регламентирует порядок их применения.
2. Налоговый кодекс РФ: Включает нормы, касающиеся налоговой отчетности и контроля за соблюдением налогового законодательства при использовании кассовых аппаратов.

Обязанности предпринимателей

1. Регистрация кассового аппарата: Предприниматели обязаны зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой инспекции перед началом его использования. Для этого подается заявление и комплект документов, после чего аппарат получает фискальный накопитель.
2. Использование фискальной памяти: Обязательное использование кассовых аппаратов с фискальной памятью для обеспечения сохранности данных о продажах.
3. Передача данных в налоговые органы: С 2017 года предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы, которые автоматически передают данные о продажах в налоговые органы через интернет.
4. Выдача чеков: Предприниматели обязаны выдавать покупателям кассовые чеки, подтверждающие факт покупки.
5. Ведение кассовой книги: Кассовая книга ведется для учета всех поступлений и выдач денежных средств.
6. Соблюдение правил хранения: Кассовые аппараты должны быть правильно настроены и обеспечены регулярным техническим обслуживанием. Все документы, связанные с использованием кассового аппарата, должны храниться в течение определенного законом срока.

Эти требования направлены на обеспечение прозрачности и надежности учета денежных операций, защиту прав потребителей и соблюдение налогового законодательства. Выполнение этих обязанностей помогает предпринимателям избегать штрафов и санкций, а также способствует созданию доверительных отношений с клиентами и государственными органами.

Выбор и регистрация

Критерии выбора

Тип бизнеса и объем продаж

Выбор кассового аппарата зависит от специфики бизнеса и объема продаж. Учитывая эти факторы, предприниматели могут выбрать наиболее подходящее устройство, которое будет эффективно справляться с их потребностями.

1. Тип бизнеса:

• Малый бизнес: Небольшие розничные магазины, кафе, киоски и т.д. Для них подходят простые и недорогие кассовые аппараты, которые выполняют базовые функции.
• Средний и крупный бизнес: Супермаркеты, рестораны, сети магазинов и т.д. Для них требуются более функциональные кассовые аппараты с возможностью интеграции с другими системами (например, складской учет, CRM).
• Онлайн-торговля: Интернет-магазины должны использовать онлайн-кассы, которые могут передавать данные о продажах в налоговые органы через интернет.

2. Объем продаж:

• Небольшие объемы: Если бизнес имеет небольшой объем продаж, можно использовать простые кассовые аппараты с ограниченным функционалом.
• Большие объемы: Для бизнеса с большим объемом продаж необходимы более мощные и функциональные кассовые аппараты, способные обрабатывать большое количество транзакций.

Регистрация

Регистрация в налоговой инспекции

Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции является обязательным шагом перед началом его использования. Процедура включает несколько этапов:

1. Подготовка документов:

• Заявление о регистрации кассового аппарата.
• Договор на техническое обслуживание кассового аппарата с сервисным центром.
• Паспорт кассового аппарата и его заводской номер.

2. Подача заявления:

• Предприниматель подает заявление и необходимые документы в налоговую инспекцию.
• Документы можно подать лично, через представителя или по электронной почте.

3. Проверка документов:

• Налоговая инспекция проверяет предоставленные документы на соответствие требованиям.
• В случае успешной проверки кассовый аппарат регистрируется, и ему присваивается регистрационный номер.

4. Установка фискального накопителя:

• После регистрации кассового аппарата предприниматель должен установить фискальный накопитель (ФН). ФН обеспечивает сохранность и защиту данных о продажах.

5. Активизация и настройка:

• Активизация фискального накопителя и настройка кассового аппарата проводятся в соответствии с инструкциями производителя и сервисного центра.

6. Получение регистрационного свидетельства:

• После завершения всех процедур предприниматель получает регистрационное свидетельство, подтверждающее легальность использования кассового аппарата.

Фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, предназначенное для хранения данных о продажах и передачей этих данных в налоговые органы. Фискальный накопитель обеспечивает защиту информации от несанкционированного доступа и изменений.

1. Функции фискального накопителя:

• Хранение данных о каждой транзакции.
• Формирование фискальных документов (чеки, отчеты).
• Шифрование данных для обеспечения их безопасности.
• Передача данных о продажах в налоговые органы через интернет.

2. Выбор и замена фискального накопителя:

• Выбор фискального накопителя зависит от модели кассового аппарата и требований законодательства.
• Фискальные накопители имеют ограниченный срок службы и должны заменяться по истечении этого срока. Периодически проводится замена ФН с учетом его срока действия (обычно 13, 15 или 36 месяцев).

3. Регистрация фискального накопителя:

• Установка и регистрация фискального накопителя в кассовом аппарате должна быть выполнена в соответствии с инструкциями производителя и требованиями налоговых органов.

Таким образом, правильный выбор и регистрация кассового аппарата, а также установка фискального накопителя являются ключевыми шагами для обеспечения законности и эффективности бизнеса. Эти процедуры помогают предпринимателям соблюдать требования законодательства, обеспечивать точность учета и защиту данных о продажах.

Использование и обслуживание

Процедуры работы

Оформление чеков:

1. Обязательные реквизиты чека:

• Наименование организации или ИП.
• ИНН продавца.
• Адрес места расчета.
• Дата и время расчета.
• Наименование товаров (услуг), их количество и стоимость.
• Итоговая сумма к оплате.
• Вид оплаты (наличными, картой и т.д.).
• Фискальный признак документа.

2. Выдача чека:

• При каждой продаже кассовый аппарат должен выдать чек покупателю. Чек является подтверждением покупки и может использоваться для возврата товара или предоставления гарантии.

3. Электронные чеки:

• В случае онлайн-продаж или при согласии покупателя, чеки могут быть выданы в электронной форме и отправлены на электронную почту или телефон покупателя.

Ведение кассовой книги:

1. Назначение кассовой книги:

• Кассовая книга используется для учета всех операций с наличными деньгами, поступившими или выданными из кассы.

2. Заполнение кассовой книги:

• Ежедневно фиксируются все операции, включая поступления и выдачи наличных денег.
• В конце дня подводится итог всех операций, записывается остаток денежных средств на следующий день.

3. Хранение документов:

• Кассовая книга и все кассовые документы должны храниться в течение установленного законодательством срока (обычно 5 лет).

Обслуживание

Периодическое техническое обслуживание:

1. Регулярное обслуживание:

• Кассовый аппарат должен регулярно проходить техническое обслуживание в специализированных сервисных центрах. Это включает проверку и настройку устройства, замену изношенных деталей и обновление программного обеспечения.

2. Плановое ТО:

• Периодичность проведения планового технического обслуживания определяется производителем кассового аппарата и указывается в инструкции по эксплуатации.

Решение проблем и неисправностей:

1. Диагностика неисправностей:

• В случае возникновения неисправностей кассового аппарата необходимо немедленно провести диагностику и устранение проблемы. Это может включать перезагрузку устройства, замену фискального накопителя или обращение в сервисный центр.

2. Техническая поддержка:

• Для оперативного решения технических проблем многие производители и поставщики кассовых аппаратов предоставляют услуги технической поддержки. Это может быть телефонная поддержка, онлайн-консультации или выезд специалистов на место.

3. Замена фискального накопителя:

• Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы и должен своевременно заменяться. Замена ФН требует регистрации нового накопителя в налоговых органах.

Обновление программного обеспечения:

1. Актуализация ПО:

• Кассовые аппараты, особенно онлайн-кассы, требуют регулярного обновления программного обеспечения для обеспечения соответствия новым требованиям законодательства и улучшения функциональности.

2. Проверка обновлений:

• Регулярно проверяйте наличие обновлений и устанавливайте их, чтобы избежать сбоев в работе кассового аппарата.

Соблюдение требований законодательства:

1. Контроль за соблюдением:

• Предприниматели обязаны следить за соблюдением всех нормативных требований к использованию кассовых аппаратов, включая правильность оформления чеков, ведение кассовой книги и своевременное проведение технического обслуживания.

2. Периодические проверки:

• Налоговые органы могут проводить проверки кассовых аппаратов на предмет соблюдения законодательства. Подготовьтесь к таким проверкам, поддерживая документацию и устройство в надлежащем состоянии.

Таким образом, правильное использование и обслуживание кассового аппарата включают в себя регулярное оформление чеков, ведение кассовой книги, периодическое техническое обслуживание и своевременное решение возникших проблем. Соблюдение этих процедур помогает поддерживать кассовый аппарат в рабочем состоянии, обеспечивает точность учета и соответствие требованиям законодательства.

Заключение

Кассовый аппарат является важным инструментом для любого бизнеса, занимающегося продажей товаров или услуг. Его значение заключается в обеспечении точного учета денежных операций, упрощении налоговой отчетности, предотвращении мошенничества, соблюдении законодательства и повышении доверия клиентов.